弁護士が教えるテレワーク導入で気を付けたい3つのポイント

テレワーク導入にともなう、「勤怠管理・人事評価・セキュリティー対策」への法的解説と制度整備

『働き方改革関連法』の施行が、いよいよ2019年4月1日より順次始まります。各法案や企業規模によって施行時期は異なりますが、2023年4月までに8つの法律が改正され、今年もますます労働者の働き方への注目は高まると思われます。

働き方改革の大きな命題のひとつに「多様な働き方を選択できる社会の実現」があります。
総務省『平成29年通信利用動向調査の結果』によると、現在テレワークを導入している企業は13.9％ですが、政府は2020年までにテレワーク導入企業34.5％を目標とし、企業の導入を推進しています。

企業がテレワーク導入を進めるにあたり、法的に留意すべきポイントがいくつかあります。その中でも特に重要な、テレワーク従業員の勤怠管理、人事評価制度、セキュリティー対策について解説します。

【参考】2019年度就業規則改訂で知っておくべき副業・兼業の法的リスクと回避

社員の離職抑止、優秀な人材の雇用・・・テレワークが企業にもたらすメリット

インターネットなどのICTを利用することで、本来勤務する場所から離れて仕事をするワークスタイルをテレワークと呼びます。テレワークは、勤務する場所により在宅勤務やサテライトオフィス勤務、モバイルワークといった種類があります。

通勤負担を軽減することで、育児や介護などによる従業員の離職を抑止したり、障がいなどにより通勤が困難な従業員の雇用や就労継続、遠隔地の優秀な人材の雇用を支援します。

また、様々な場所で効率的に業務を行うことにより、無駄な移動を削減し生産性を向上させ、ワーク・ライフ・バランスの実現も期待できる、災害時に事業が継続できるなど、企業に多くのメリットをもたらします。

ポイント① テレワーク対象者の勤怠管理は困難ルールの制定が不可欠

テレワークは通常の出社勤務と異なり、管理者側が実際の就業状況を見ることができません。

Eメールや電話での報告、勤怠管理ツールの利用などの手段で、就業管理・在席確認が可能な場合は、1日8時間・週40時間という「通常の労働時間制」や「フレックスタイム制（一定期間（1カ月以内）を平均し、１週間当たりの労働時間が法定の労働時間を超えない範囲内でその期間における総労働時間を定めた場合、その範囲内で始業・終業時間を労働者が自主的に決定できる制度）」などをそのまま適用する事となります。

しかし、企業は労働者の始業・終業時間をきちんと把握して労働時間を管理する必要があるため、管理する側にもされる側にも少なからず手間と負担がかかります。また、法定労働時間を超えた時間に対しては深夜・休日手当を含む割増賃金の支払いが発生するため、超過労働への管理も生じます。

その対策として、『事業場外みなし労働時間制』を採用する企業もあります。会社の外で働くため労働時間の管理が難しい労働者に関して、所定の時間、労働したとみなす制度です。

この制度を採用すれば、労働時間の把握からとりあえずは解放されますが、みなし労働時間制を採用した場合でも、深夜労働や休日労働が行われた場合は割増賃金の支払いが発生します。

そして、テレワークによって平日の日中でなくても働きやすくなる分、深夜労働や休日労働が行われやすくなってしまいます。

テレワーク導入の際には、例えば、深夜労働・休日労働は原則禁止、例外的に行う場合は事前に上司の許可が必要とするなど、管理者および労働者の業務に適した勤怠管理ルールの制定が不可欠といえます。

ポイント② テレワークに合った人事評価制度の再構築が望ましい

テレワーク対象者は、評価をする上司から物理的に離れて作業をするため、仕事への取り組み方やコミュニケーションの取り方などの業務プロセスの評価が難しくなります。

結果、テレワーク対象者への評価基準が成果物のみに偏り、過剰な成果主義になってしまいがちです。過剰な成果主義は社員のモチベーションを削いでしまう可能性があり、プロセスと成果をどのような比重で評価するのか、それぞれの企業の事情に合わせて検討する必要があります。

また、テレワーク・オフィスワークそれぞれの社員がいる企業は、それぞれの業務プロセスの見え方が異なることを十分に配慮し、公平性のある人事評価・賃金制度の再構築をすることが望ましいです。

テレワークへの業績評価について、オフィスワークと異なる制度を用いるのであれば、対象者にその内容をしっかり説明し同意を得ておきましょう。

なお、異なる賃金制度を採用する場合には、労働基準法89条2号に則り就業規則の変更手続きが必要となりますので、注意が必要です。

ポイント③ 企業に大きなダメージを与える情報漏えいを防ぐ

セキュリティー対策が必須テレワークを活用して外で仕事を行う場合、社内で仕事を行う場合よりも情報漏えいのリスクが高まります。

情報漏えいが起きた場合、莫大な損害賠償や社会的信用の失墜など、企業は大きなダメージを受けます。テレワークを実施する場合には、十分な情報セキュリティー対策を講じることが求められているといえます。

想定される主なリスクとしては、テレワークに使用する端末やUSBメモリなどの紛失や盗難、端末内でのデータ紛失や破損、インターネット接続によるサイバー攻撃や情報の盗難などが上げられます。

こうした事故を防ぐためには、自社における情報セキュリティーポリシーの制定、テレワークに使用する端末の設定、従業員に対する教育の徹底、トラブル時の対応設定など、ハード面・ソフト面の両面から万全な対策を行うことで、安全にテレワークを行える環境を企業側が整える必要があります。

テレワーク導入の際には、利用端末の管理、社内ネットワークへのアクセス方法、外出先での端末利用に当たってののぞき見防止用セキュリティーフィルターの利用、書類の持ち出しや処分方法など細微に至る実施ルールを策定し、事故防止に努めましょう。

テレワーク導入に関する様々な疑問への窓口として、厚生労働省委託事業『テレワーク相談センター』が設置されています。

政府の提供するサービスや、自社の顧問弁護士を活用し、テレワークスタイルが正しく普及していくことを期待しています。

【弁護士法人ファースト＆タンデムスプリント法律事務所 概要】

法人名：弁護士法人ファースト＆タンデムスプリント法律事務所（第一東京弁護士会）
代表弁護士：藤井 総、小野 智博（共同代表制）
所在地：東京都千代田区丸の内1-8-3 丸の内トラストタワー本館20階
電話：03-4405-9708
設立：2015年（2018 年に現事務所名に変更）
ホームページ：IT弁護士．com　https://itbengoshi.com/
事業内容：IT事業に特化した企業法務顧問業
オウンドメディア：IT弁護士 MEDIA　https://media.itbengoshi.com/

【この記事は2019年1月24日発表の弁護士法人ファースト＆タンデムスプリント法律事務所のリリース記事を一部編集して公開しています】

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【編集部より】テレワークの導入や人事評価制度の見直し、セキュリティー対策に役立つ記事とサービス

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• 人事が知っておきたい「オンラインストレージ」のメリットと選び方
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