仕事をスムーズに進めるために、タスクの通知を一元化しよう！

スマホもPCも、今はとにかく通知が多い

資料やタスクリスト、それになんといっても手帳を一元化せよということは非常によくいわれます。まったくそれは正しいでしょう。資料が「ここにあるかも知れないが、ないかもしれない」では、さがす時間が３倍以上になります。手帳が２つあったらダブルブッキングをいつかやらかします。時間を失うという意味では、これほど確実に失うやり方はないほどです。

そこまで重大ではないかもしれませんが、やはり一元化するべきものが他にあります。通知です。

最近のスマホは、AndroidもiPhoneも、とにかく通知したがります。大事なメールが来たといっては通知し、Lineに新しいメッセージが来たといっては通知し、アプリのアップデートがあるといって通知し、ゲームに新しいキャラクターが追加されたといっては通知しようとします。

MacやWindowsも負けていません。そもそもインターネットをしていれば、ブラウザがなにかを通知したがります。予定のアラートや、Facebookの誕生日のアラートなど。

最近になってスケジュールやタスクをいちいち管理する必要はなく、とにかく通知リストを見ていれば仕事が進む、といった方法も提唱されています。個人的には危うい方法だと思うのですが、必要な通知がなされるのは便利でしょう。

しかし、不要な通知があふれ出すと、人は通知を無視するようになります。これではまったく意味がなく、わずらわしいばかりです。

まずは不要な通知をオフにする

したがってまずは、不要な通知をオフにしましょう。とくに、ウィジェットやウェブブラウザ、メールシステムなどの通知は、一見便利そうなのでオンにしがちですが、むしろ思い切ってすべてをオフにすることがオススメです。

すべてをオフにしても、さほど困らないことが多いものです。それで困ることがあったら、それだけをオンにすればいいのです。

ちょうど、引っ越しが終わっても、荷ほどきが面倒ならダンボールを閉じっぱなしにしておいて、困ったらその都度探して取り出すようなやり方です。確かにしばらくは不便でしょうが、やがてさほど不便ではなくなります。生活して１年経っても開封せずにすむようなダンボールの中身は、つまり不要である可能性が高いものです。

まずは、通知だらけという状況をなんとかしましょう。通知は、まとめてオフにすれば非常に静かになり、それだけで仕事がはかどったりします。

通知先を特定の場所に一元化する

とは言え、通知を完全にオフにして仕事ができるという人は、いまどき珍しいでしょう。そもそも、電話もメールも通知といえば通知です。特に電話は、室内いっぱいに音声でお知らせするという意味で、有無を言わせぬ最優先対応を要求する強力な通知です。

電話が強力なのは、自分のみならず、周りにいるすべての人が気づくからです。通知というのはもともとそういうものでした。可能であればその電話に、あらゆる通知を集中させるべきでしょう。つまり、今ならばスマホということになります。

スマホでなくてもかまいませんが、要は１カ所、それだけに注意していればいい場所に、大事な通知だけを集中させるべきだという話です。そうすれば、「通知に気づかなかった」というなんだか残念なミスをせずにすみます。通知に気づかないというのは、通知先が定まっていないか、通知が多すぎるかどちらかなのです。

私自身はウェアラブルコンピュータであるApple Watchだけに通知するようにしています。これに、特定の関係者からの電話、メッセージ、メール、特別大事な予定だけを通知させています。

結果として、通知される数自体が非常に減り、通知されるとすれば腕に、ということになっているので、通知に気づかないということが100％なくなりました。だから通知のことは、通知されるまでは完全に忘れていられるのです。これこそが通知されることの意味です。

どうでもいい通知が多いと、大事な通知もスルーしてしまう

もちろんApple Watchを購入した方がいいとは思いませんが、通知先が２カ所も3カ所もあって、「その方が安心」というのは錯覚だと考えていただければと思います。デスクトップパソコンにも、ノートパソコンにも、スマホにも予定が通知されるから、どれか１つなら受信できるだろうし気づくだろうから安心というのは、理屈ではそう思えますが、実際にはわずらわしいことが多く、しかもすべての通知に気づかないことすらありますから、精神衛生上もよくありません。

どうでもいいような自分がしっかり覚えている予定を、スマホで目にして、パソコンで目にして、いつしか気にも留めなくなる、という習慣がまず身につきます。そうなってしまうと、たまに頭から追い出していた大事な締め切りの通知も、スルーしてしまうようになるものなのです。そういう自分の傾向はしかし気になるものなので、「通知はされるだろうけど、忘れないようにしよう」などといった本末転倒なことになります。

必要な通知だけを、一か所で受け取ろう

通知が信頼できると、仕事もスムーズに進みますし、よけないことに注意を回さずにすむようになるのでオススメです。通知が信頼できるようになるためには、通知に100％気がつくようになる必要があります。そのためには絶対必要な通知だけを１カ所で受け取ることを徹底しましょう。

連載コラム〈残業ゼロを目指して〉

• タスクと予定を分けることで、タスク完了の「目安」を手に入れよう！
• 時間を無駄にしないために、「ヒヤリハットリスト」を作ろう
• 仕事に着手できずに悩んだら、「やること」と「その他」に分けて考えよう！
• 時間短縮には、「きっかけ」から「反射的に行動を起こす」仕組みが効果的
• 仕事を先送りするときには、先送りした日時の予定も確保しよう！
• やるべきことだけでは不十分！タスクリストは「こなす順番」も意識しよう！
• いまメールチェックしていて「定時帰宅コース」に乗れているのか？
• 作業にかかる時間を減らしたければ作業時間を予測すべし！
• 残業常連の皆さん。その仕事、今日やるべきことですか？
• 長時間労働を減らすには、「約束リスト」を作るべし！