コラム

残業ゼロを目指して


締め切りまでの日数を管理して、常に意識できるようにする方法

2017.06.27

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締め切りの超過は余分な仕事を生む

締め切り、というものは大事です。

よく仕事を「前倒しで進めるべき」という話がなされます。理想としてはそうでしょうが、今のように「人手が足りないのに仕事は多い」時代、どんな仕事であっても「すぐに手をつけてぎりぎり間に合う」ようになっています。つまり「前倒し」ということがなかなかあり得ないものになっているわけです。

そういう状況にあって「締め切りが守られる」ということが、ギリギリ追求できる理想なのではないかと思うわけです。

とにかく締め切りを超過してしまうと、余計な仕事が発生しがちになります。締め切りに遅れそうだとか、遅れるといった連絡自体が余計な仕事です。これもところどころで言われることではありますが、締め切りに間に合わないということは、仕事以外の仕事を増やしていくことになるわけです。

締め切りを意識できても、締め切りまでの日数は意識しにくい

これは「カレンダー」というシステムそのものにも問題があるわけですが、締め切り日自体はおぼえている人でも、ではそれまでに何日があるのかは、意外と計算できてなかったり、計算違いしていることがあります。

そもそも締め切りまでの日数というのは計算しにくいのです。月の日数は30日だったり31日だったりします。3ヶ月先の締め切り日まで何日あるかをぱっと計算するのはなかなか面倒くさい。そこでつい、「締め切り日」だけを覚えておいて、それで済ませてしまうのです。

しかしそのやり方だと、締め切り1週間くらい前まで、ぜんぜん締め切りのことを意識せず、意識したときにはすでに手遅れという典型的な失敗パターンにはまり込みます。

だからといっていろいろな仕事の締め切り日をいちいち計算して覚えておくのは手間がかかりすぎます。毎日、1日ずつ減っていくだけとは言え、変化するものでもありますし、こういうものこそ専用アプリなどの利用で済ませたいところです。

私は、今はiPhoneの「DAYS」というアプリでこの問題に対応しています。といっても、入力した締め切り日までの日数を算出してくれるという簡単なアプリです。これだけでは、「営業日」を計算してくれるわけでもないし、「祝日」を含めるか除くかの設定もできませんが、おおよその日数は常に意識できます。

そもそもの目的は「締め切りまでに使える日数」をだいたいでいいから即座に知ること、知っておくことにあります。長期であればあるほど、日数だけで仕事ができるわけでもないので、厳密に正確な残り日数を知る必要はないのです。

「あと何日」と「あれから何日」

このアプリにはもう1つの大事な特徴があります。

「締め切りまでの日数」を知らせてくれるとともに、「締め切りを何日超過しているか」の情報もわかるのです。後者は、締め切りに間に合ったとすれば「実行後何日経っているか」と言い換えてもいいです。

この情報はきわめて重要です。ぜんぶの仕事が常に締め切りに間に合っているのであればともかく、なかなかそうはいかないわけです。

現実的には、締め切りまでの日数のほか、締め切りをすでに超えてしまっているとして、何日オーバーしているかという情報が必要だろうと思います。

それによって、誰に、どのような連絡(お詫び?)を、どのようなトーンで伝えるかが、変わってくるはずだからです。

スマホにもパソコンにも、「締め切りまでの日数を知らせる」アプリはありますし、「記念日からの日数」をログとして表示するアプリもあるのですが、ある特定の日を起点にした場合、その日まで何日あり、あるいはその日から何日経っているかの、両方を教えてくれるアプリはめったになく、これは残念です。

このアプリの画面を見ていただくとわかるのですが、「あと何日」と「あれから何日」の両方の情報がそろっていれば、仕事の記録と計画の両方が一画面にリストアップされているのと同じ意味になります。

IMG_2554

これを見れば、今までどういう仕事を終えてきていて、これから何をしなければいけないのかが、わかるわけです。仕事をする上で、この種の情報が常に手元にあるというのは、大変便利なものです。

私はこのアプリを探すにあたって、かつてWindowsで愛用していた「インフォメーション」というアプリが念頭にありました。

スケジュール管理 フリーソフト [インフォメーション]
http://www.saberlion.com/tukaeru/soft/inform.html

このアプリもやはり、画面ショットをご覧いただくとわかる通り、これからやるべきタスクと終わったタスク(部分的になのですが)を、「本日」を基準日として一覧表示してくれるものです。

なぜこうした表示形式が多くないのか、私にはナゾですが、「私にとっての本日」がどういう日であるかが認識できると、それだけで安心感が得られますし、仕事へのモチベーションも高まるのです。

連載コラム〈残業ゼロを目指して〉

執筆者紹介

佐々木正悟(ささき・しょうご) 心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。1973年北海道生まれ。「効率化」と「心理学」を掛け合わせた「ライフハック心理学」を探求。執筆や講演を行う。著書に、ベストセラーとなったハックシリーズ『スピードハックス』『チームハックス』(日本実業出版社)のほか『先送りせずにすぐやる人に変わる方法』(中経出版)『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』(ソーテック)などがある。ブログ:佐々木正悟のメンタルハック

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