コラム

残業ゼロを目指して


やるべきことだけでは不十分!タスクリストは「こなす順番」も意識しよう!

2017.05.16

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Todoリストというものがあります。「やるべきこと」をノートに書いたり、付箋にしてデスクトップに貼っておいたりするためのものです。

「タスク管理」と呼ばれている方法論があります。著名な方法としては、「気になっていること」を根こそぎ大きめのノートに書き出して、それを期日、処理すべき人間、プロジェクトごとに分類し、リストの項目を処理していくというやり方です。専用のアプリケーションもあります。

目次
  1. 人の記憶は過信がつきもの
  2. タスクをメモしただけでは不十分?
  3. 「今日仕事を処理する順番のリスト」を作る
  4. 何の変更もない日はほとんどない
  5. 習慣を作ることで、作業がスムーズになる

人の記憶は過信がつきもの

私はこのどちらの方法も、記憶だけで仕事をするよりは優れていると思います。心理学をかじった人間として、記憶はあまりに頻繁に上書きされますし、そもそも現代の情報量に比べて容量が足りません。最大の問題は「過信がつきもの」だという点です。「自分は正しく記憶している」と誰もが実際よりも思い込んでいるということです。

これではいつ約束を間違えるかわかりませんし、重大な仕事をやり忘れるかわかったものではありません。だんぜん、記録しておくべきなのです。

タスクをメモしただけでは不十分?

そこで、冒頭で述べたように、ToDoリストというものを使ってみたり、タスク管理という手法を検討するわけです。記録がない状態に比べれば、記録した方が圧倒的によいです。これは間違いないでしょう。

が、記録しただけという状態では、まだ不十分だと思うのです。

「どこかにやるべきことが書かれている」という状態は、なにか、スーパーマーケットの買い物に似ています。
「この店内のどこかに、買うべきものがある」という状態です。
しかし、必要なすべてのものを買って帰るためには、基本的にくまなく店内を歩き回ってみなければなりません。
それだけでも、時間が無駄にかかりそうですし、しかもそうしたとしても、買い忘れが発生しないとも限らないのです。

「今日仕事を処理する順番のリスト」を作る

私自身は、朝起きてから、夜寝るまで、一日の何時頃になにをするか、すべて書き出したリストを常時愛用しています。「そこまではしたくない」という人は多いですが、先のスーパーの例を思い出しててみてください。ある意味では、買い物リストだけではなく、買うべき順番まで記してあるリストを持っている方が、楽なはずです。

「ここのメモにあるすべてを買って帰ればいいが、書かれている順番はランダム」ですと、最悪の場合やはり、店内をくまなく歩き回る必要があります。

しかも、あっちへ行ったりこっちへいったりしているうちに、余計なものを買ってしまうリスクも高まります。

買うべき順番まで記されているリストに沿えば、店内を一度回れば事足りるのです。

もちろん、これはスーパーマーケットという比喩における理想的な事例であり、実際には書かれている通りに一日を過ごせるわけではありません。

何の変更もない日はほとんどない

私は一日リストを毎日使っていますが、何の変更も割り込みもなく過ごせた日などというものは、ないといいっていいでしょう。

それでも、このリストを持っていれば、だいたいのところは順序どおり過ごせるというメリットが大きいです。買い物メモでも同じでしょう。もしかすると書き漏れがあるかも知れませんし、たまたま見つけた良さそうな惣菜を追加するかもしれませんが(すなわちそれが割り込みですが)、基本的なルートが最初に決まっていれば、ランダムに歩き回るよりはスムーズに買い物が終わります。

習慣を作ることで、作業がスムーズになる

しかもそれだけではありません。これは次回以後も書き進めていきたい話ですが、基本的なルートを決めることによって、買い物リストを使う習慣化が、容易になるのです。

これは簡単に理解できる話だと思います。

まず野菜コーナーをめぐり、次にお魚を買い、肉を買ってから、乳製品を買うという流れになっていれば、これは容易に習慣化します。買うものがそれぞれで決まっていれば、買い物は徐々に、すばやくすむようになるでしょう。行き慣れたお店で特定の商品を見つける速度は、急速に速くなります。

これが全部ランダムだった場合、最終的には行動パターンは決まるでしょうし、商品を探す速度も速くなるでしょうが、習慣化にかかる日数は多くなるし、ルートが決まっている人の速度にはなかなか追いつかない。人間、同じ動作を同じようにくりかえしたほうが、上達が早いからです。

つまり、買い物のルートを決めた方が、そうでない場合よりも、そもそも買い物はスムーズに進むうえに、繰り返せば繰り返すほど、ますますスムーズになっていくわけです。

一日の過ごし方でも同じことが言えます。予定どおりに進むわけでなくても、割り込みがたくさんはいってしまったとしても、ルートが決まっていた方が、ランダムに仕事を進めるより、やり漏れが少なく、進行がスムーズで、その速度が速くなっていきます。

つまり残業ゼロに近づきやすいはずです。

連載コラム〈残業ゼロを目指して〉

執筆者紹介

佐々木正悟(ささき・しょうご) 心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。1973年北海道生まれ。「効率化」と「心理学」を掛け合わせた「ライフハック心理学」を探求。執筆や講演を行う。著書に、ベストセラーとなったハックシリーズ『スピードハックス』『チームハックス』(日本実業出版社)のほか『先送りせずにすぐやる人に変わる方法』(中経出版)『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』(ソーテック)などがある。ブログ:佐々木正悟のメンタルハック

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