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法改正対応のための専門家解説「勤怠管理編」


4月からの改正労働基準法に対応するために~複雑な勤怠管理を効率化する方法~

2019.04.17

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2019年4月から改正労働基準法が施行され、従業員の勤怠管理は企業の必須課題になった。
残業時間の上限規制、有給休暇の取得義務化、勤務の終業時間と次の始業時間開始の間を一定時間空ける勤務間インターバル制度などが新しく設けられた。違反した場合は罰則が適用され、対応しないと会社名が公表される可能性もある。

しかし、ホテル・病院・飲食業など複雑な勤務体系・就業規則により勤怠管理方法に悩んでいる企業は多い。こうした悩みを抱える業界に対し、独自の勤怠管理システムを提供して実績をあげているエス・エー・エス(東京・港)の加々本純也さんと髙木奈実さんに、「複雑な勤怠管理を効率化する方法」を取材した。【2019年2月18日取材】

改正労働基準法に対応するには、勤怠管理のシステム化が必要

エス・エー・エスの加々本純也さん

加々本純也さん

改正労働基準法の施行にあたって、複雑な就業規則があるなど勤怠管理に不安を抱えている企業はその仕組みから見直しを求められる。特にホテル・病院・飲食・介護業など、就業場所が多数あり、その現場単位で勤怠管理をしている企業は、エクセルや紙などで記録しているケースも珍しくない。
アナログだと時間と労力がかかるうえに人為的ミスが増える可能性がある。

「働き方改革により働き方が多様化している今、システム無しで改正労働基準法に沿った勤怠管理を行うのは至難の業です。改正労働基準法に対応するためにはさまざまなパターンで計算して勤怠管理しなければなりません。社員が自力で行う場合は法律の知識と膨大な労力が必要です」

必要なのは、勤怠管理のシステム化である。

「現在はアナログで管理できていても、将来的には対応できなくなる可能性が高い。しかし、ただ勤怠管理システムを導入するだけでは不十分だ。無料のクラウド勤怠管理システムを安易に導入した結果、独自の勤務体系に対応できず、運用に失敗する企業が多いのが現状です。自社の就業規則との相性がいい勤怠管理システムを選定するべきでしょう」

勤怠管理に課題を抱えている企業の代表的な4つの特徴

勤怠管理システムの導入から運用まで専属でサポートするエス・エー・エスの知見豊富なコンサルタントが、勤怠管理の課題を抱えている企業の特徴を解説する。

1. 勤怠管理をアナログで行っている

出退勤、残業・休暇の申請をタイムカードや紙などアナログで管理している企業は、勤怠管理システム導入によりこれらを自動で一括管理することが可能になり、業務を効率化できる。
ホテル・飲食業はアナログ管理を行っている企業が多いが、2020年のインバウンド需要前にシステムを導入すれば成長の追い風になるだろう

2. 勤怠管理システムを使いこなせていない

システム導入したものの、自社の就業規則に対応不可能だったり、システムが複雑だったりして運用できていない企業は見直しが必要だ。
特に、無料のクラウド勤怠管理システムだと設定を自社で行わなければならず、運用するためには間接作業に膨大な時間と手間が発生する。

3. 管理部門の負担が大きい

会社の規模が大きくなると「人事部門以外の各部門に勤怠管理を任せたい」と考える企業も増える。
操作が簡単な勤怠管理システムを導入すると、各部門長に管理権限をゆだねたり、従業員それぞれで自己管理できたりと人事部門の負担を大幅に軽減できる。
ユーザビリティが高い管理システムを導入・展開するのがポイントだ。

4. 独自の就業規則がある

「皆勤手当の条件が複数ある」「時間帯ごとの労働時間の集計がしたい」など、企業ごとに独自の管理項目があると一般的な勤怠管理システムでは対応できない可能性が高い。

勤怠管理システム導入におけるメーカー選定ポイント

● 自社の課題や不安をヒアリングで解消してくれるか?
● 他社の成功事例を教えてくれるか?
● 初期設定作業の手間を大幅に解消してくれるか?
● 担当者の労務知識は問題ないか?
● 稼働後も丁寧にサポートしてくれるか?

システムの運用をスムーズにするのは導入時のサポート

エス・エー・エスの髙木奈実さん

髙木奈実さん

企業規模が大きくなるにつれて勤怠管理は画一化する傾向があるが、中小企業の場合は昔からの独自ルールを適用していたり、現場単位でのアナログ管理を継続していたりと複雑な勤怠要件を抱えているため管理が難しい。担当者も「どんな勤怠管理システムを導入するべきか」が分からなくなりがちだ。

エス・エー・エスの勤怠管理システム「勤労の獅子」はこれまでシステムを導入していなかった企業だけでなく、既存システムから乗り換えた企業からも支持を受ける。その理由の1つが、「勤怠管理コンサルタント」と呼ばれる専属の担当者が導入から運用までサポートする点だ。
「お客様によって勤怠管理システムに求める要件が異なるので、労務管理の知識が豊富な専属の勤怠管理コンサルタントがご相談に応じ、最適な勤怠管理システムの運用をご提案します。一般的なサポートでは、操作の手順は教えてくれても“どうしたら理想の勤怠管理を実現できるか”までは教えてくれません。根本的な課題解決までサポートするのはコンサルタントならではの強みでしょう」

基本的な利用の流れは「要件の確認」「操作レクチャー」「効率的な運用アドバイス」「設定作業代行」「運用開始後の定着化サポート」という5つのステップで、すべて専属コンサルタントが担当する。

パッケージ型の勤怠管理システムを導入する場合、初期設定のまま使用するのが一般的だが、「勤労の獅子」は企業の就業規則や運用状況を複数回ヒアリングし、導入企業にあった初期設定を行ったうえで提供する。さらに操作指導や運用の改善提案まで一気通貫でサポートするため、導入企業は運用定着まで安心して進められる。導入費用は掛かるが、導入企業の多くがコストパフォーマンスの高さに満足しているという。

また、「勤労の獅子」は複数の勤務パターンを設けているホテルや病院向けに開発してきた実績により、機能の拡張性が高い。
複数法人にも対応でき、登録可能なシフトは999種以上を数える。

複雑な就業規則にも対応できることで、勤怠管理にかかる時間を削減したり、従業員個別での条件設定や有休・休憩・残業の管理をしたりとあらゆる業務の効率化につながるのだ。

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コンサルタントは勤怠管理を効率化する方法を見出す存在

ある大手ファッション企業では、本社が子会社を含め4社分の勤怠管理を行っていた。フレックス制からシフト制までさまざまな勤務体系があり、独自手当も支給していたため勤怠管理は複雑化。一般的な勤怠管理システムでは対応しきれず、エス・エー・エスの勤怠管理コンサルタントとの打ち合わせを重ねたうえで「勤労の獅子」を導入し、効率化に成功した。

また、エス・エー・エスの勤怠管理コンサルタントの多くは、システム開発経験やプログラミングの知識も豊富で、企業の就業環境に合わせた最適な提案ができる。

さらに、労働基準法の知識があり、社会保険労務士の資格を有する者も在籍している。そのため、コンサルタントがヒアリング段階で業務改善のアドバイスをすることもある。複数のシフト制を設けて管理が複雑化していた企業に対して、出勤・休憩・退勤の打刻だけで管理する方法を提案し、大量のシフトを組む工数を削減している。

勤怠管理を効率化し、人事・総務の働き方改革を後押し

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2019年4月からの改正労働基準法に対応するには、有休や残業時間の管理を正確に行う必要がある。 そのためには、自社の状況に合わせた勤怠管理システムの導入が必要不可欠だ。

複雑な勤怠管理を強いられる業界で実績をあげた勤怠管理システムと、徹底した導入サポートが、人事・総務担当者と従業員の働き方改革を後押しする。

サービス情報

「勤労の獅子」
さまざまな業種・業態に応じたWEB勤怠管理サービスクラウドと自社へのシステム導入の両方で最適な勤怠管理を実現

詳細はこちら http://sas-com.com/service/kinrou.html

【企画・制作:@人事編集部広告制作部】

執筆者紹介

萩原かおり(はぎわら・かおり) フリーランスのライター・編集者。美容と心理が専門で、婚活パーティーの取材人数は200人を超える。三度の飯と執筆が同じくらい好き。求人・化粧品・社史制作を経て独立。現在は執筆業を中心に、取材記事から広告・LP・メルマガ作成まで幅広く活動中。休日はエステとジムに通い詰める美容オタク。 https://note.mu/hagitaro1010

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