重要性の認識はあるものの、9割の人が会社でビジネスメールの社員研修を受けていない

一般社団法人日本ビジネスメール協会（代表理事：平野友朗、所在地：東京都千代田区）は、2017年6月2日に、仕事におけるメールの利用状況と実態を調査した「ビジネスメール実態調査2017」の結果を発表した。7割を超える人が1日以内に返信がこないと「遅い」と感じることや、会社でビジネスメールの社員研修がある人は1割で、9割の人が研修を受けていないことなどが調査から明らかになった。総評の中から抜粋して以下に紹介する。

ビジネスメール実態調査2017の総評

仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」（99.08%）

「メール」、「電話」、「会う」の3つが、仕事で主要なコミュニケーション手段だといえます。この並び順は、2011年から変わりません。「テレビ会議／電話会議／ウェブ会議」（20.54%）の利用も増えています。2016年は「テレビ会議」でした。「LINE」は、2016年の15.93%から3.49ポイント増えて19.42%。仕事で使うコミュニケーション手段は多様化しており、管理するツールは増えています。相手や目的に応じて手段を使い分け、効率よく使うことが求められています

仕事でメールの送受信には約半数の人が「パソコン」と「スマートフォン（iPhoneなど）」を併用

仕事でメールの送受信に利用している主な機器は、「パソコン」のみを選択した人は36.95%、「スマートフォン（iPhoneなど）」のみを選択した人は2.76%で、仕事でメールの送受信に利用される機器は「パソコン」が主流であることが分かります。「パソコン」と「スマートフォン（iPhoneなど）」の両方を選択した人は49.02%で、約半数の人が併用しています。

仕事で1日の平均通数は送信「12.62通」、受信「39.28通」。役職が高くなるにつれて通数が増える

送信通数よりも受信通数の方が多い傾向にあります。役職別では、役職が高くなるにつれて通数も増え、送信通数が最も多いのは「課長クラス」、受信通数が最も多いのは「部長クラス」です。「残業が多いと感じることがある」人の方が、「残業が多いと感じることがない」人よりも、送信と受信ともに1日の平均通数は多いという結果が出ました。

仕事のメールを確認する頻度は「1日に10回以上」（47.93%）が最多。毎日メールを確認するのが一般化

「1日に10回以上」（47.93%）、「1日に4～9回」（29.69%）、「1日に2～3回」（19.04%）、「1日に1回」（2.13%）を合計すると、1日に1回以上メールを確認している人は98.79%です。仕事では毎日、メールを確認することが当たり前になっていると考えられます。

7割を超える人が「1日（24時間）以内」に返信がこないと遅いと感じる

返信がこないと遅いと感じるのは、「1日（24時間）以内」（37.95%）が最も多く、7割を超える人が「1日（24時間）以内」に返信がこないと遅いと感じることが分かりました。「2日（48時間）以内」だと92.11%です。返信は「1日（24時間）以内」が望ましいでしょう。

メールを1通作成するのにかかる平均時間は6分。役職別では「部長クラス」が平均5分と最速

6割を超える人が1通あたり5分以内で作成していることが分かりました。平均時間は6分です。一方で、1通作成するのに10分以上かかっている人は25.01%います。役職別では、「部長クラス」が平均5分と最も速く、「残業が多いと感じることがある」人は7分、「感じることがあまりない」人は6分でした。メールを作成する過程は可視化されにくく、費やしている時間も把握されにくいのが特徴です。生産性を落としている原因が、メールの使い方にある可能性を考慮し、メールの使い方や作成時間を見直す必要があります。

自分のメールに対して何らかの不安を抱いている人は7割を超える。最多の不安は「正しく伝わるか」（68.36%）

自分のメールに不安を抱くことが「よくある」（13.53%）と「たまにある」（57.87%）の合計が71.40%で、7割を超える人が自分のメールに対して何らかの不安を抱いていることが分かりました。自分のメールに抱く不安の内容は「正しく伝わるか」（68.36%）が最も多く「誤字や脱字はないか」（55.15%）、「宛先が間違っていないか」（44.27%）、「不快にさせないか」（42.34%）、「敬語が間違っていないか」（38.60%）が上位5項目です。

6割を超える人が、受け取ったメールに失敗を見付けている。見付けた失敗の第1位は「誤字や脱字」（50.95%）

過去一年間に仕事でメールを受け取り、失敗を見付けたことが「よくある」（9.60%）と「たまにある」（54.15%）の合計が63.75%で、6割を超える人が受け取ったメールに失敗を見付けています。見付けた失敗の第1位は「誤字や脱字」（50.95%）で、目に留まりやすい失敗といえます。

4割を超える人が、仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがある。不快に感じた内容の第1位は「質問に答えていない」（35.59%）6割を超える人が、受け取ったメールに失敗を見付けている。見付けた失敗の第1位は「誤字や脱字」（50.95%）

過去一年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことが「よくある」（4.09%）と「たまにある」（38.50%）の合計が42.59%で、4割を超える人が不快に感じたことがあると分かりました。不快に感じた内容の第1位は「質問に答えていない」（35.59%）です。質問に答えていないことは、送信者の立場では比較的、軽視されがちですが、受信者の立場では失敗として認識されやすく、さらに不快感にもつながることが分かりました。

9割の人が、会社でビジネスメールの社員研修を受けていない

会社でビジネスメールの社員研修が「ある」（10.31%）人は1割で、9割の人が研修を受けていないことが分かりました。普段、仕事でメールを使えていても、その使い方が間違っていて、失敗をしていたり、相手を不快にしていたりする可能性があります。メールの失敗や不快感は相手が指摘しない傾向にあるため、自らが危機感と問題意識を持たないかぎり、メールの問題は改善されません。働き方改革を推進するためにも、メールの業務改善は必須であり、メールを使う全ての人に、メールの教育は必要だといえます。

調査結果の概要を含めた詳細情報は、日本ビジネスメール協会のサイトで公開している。
http://businessmail.or.jp/archives/2017/06/02/7246

「ビジネスメール実態調査」は、仕事で使うメールの利用実態を明らかにすることを目的として、仕事でメールを使っている人を対象に、2007年から11年連続で行なっている日本で唯一のビジネスメールに関する継続した調査。

「『ビジネスメール実態調査2017』発表」（プレスリリース）【一般社団法人日本ビジネスメール協会・2017年6月2日】