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ニューノーマル時代のコミュニケーション不足解消術-Vol.1


雑談ができるチームはうまくいく。越川慎司氏に聞く、リモート・出社ハイブリッド勤務のチームビルディング

2021.08.30

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ニューノーマルな働き方として、リモートワークと出社を組み合わせている企業は少なくないだろう。しかしリモートワークは出社時に比べるとコミュニケーションが不足しがちで、伴って生産性や心理的安全性の低下、一体感醸成の難化も指摘される。企業活動にも関わる課題として、人事をはじめマネージャーや経営層も優先的に対策したいと考えていることだろう。
そんな中で重要性が再認識されているのが、出社時に生まれやすい「偶然のコミュニケーション」である。会議や業務連絡に紐付かない、ふとした瞬間に生まれる「雑談」にこそ、生産性や心理的安全性の向上、一体感醸成が期待できる。人事やマネージャーにはこの偶然のコミュニケーションを必然的に作っていくことが求められるが、まずどのような取り組みから始めればいいのか。

そこで本企画では、コミュニケーション課題の対策のヒントを2記事にわたって紹介していく。Vol.1となる今回は、全メンバーがリモートワークで働く株式会社クロスリバーの代表取締役社長であり、株式会社キャスターで執行役員を務める越川慎司氏にオンラインで取材。@人事編集部が実施したアンケートをもとに、コミュニケーション課題の背景と対策について解説をいただいた。【4月5日取材:早坂美優紀】

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全員が同じ場所で働く機会が減ったことで、心理的安全性を作り出すためのコミュニケーションが不足し、さらには人事やマネージャー層が直面しているマネジメント課題が増えています。コミュニケーション機会の減少によって起こるチームの生産性低下を解決する施策を紹介します。

▼詳細はこちら
https://bit.ly/3yny0KN

目次
    1. ニューノーマル時代のコミュニケーション課題と背景
    2. オンラインとオフライン、それぞれですぐにできる対策は
    3. 人事に目指してほしいのは「“偶然”のクリエイター」
    4. 【Vol.2予告】施策の鍵を握る「We Proudly Serve Starbucks™」とは?

ニューノーマル時代のコミュニケーション課題と背景

リモートワーク環境下では、従業員同士のコミュニケーションの難しさが課題として挙がりやすい。この実態を調査すべく、@人事の公式Twitterでリモートワーク経験者を対象にアンケートを実施。すると「新メンバーのオンボーディング」や「メンバーの心理的安全性の確保」「チームの一体感醸成」などコミュニケーション不足に起因する課題を強く感じていることが分かった【図1参照】

図1:チームビルディングやマネジメントで課題に感じていること(@人事編集部作成)

図1:チームビルディングやマネジメントで課題に感じていること

【調査概要】
調査期間:2021年3月24日~3月31日、4月3日~4月5日
回答数:645
調査方法:Twitter投票機能を活用
回答形式:選択式(択一式)

この先、場所をオフィスに限定しない多様な働き方が当たり前になると予想される中で、人事担当者やマネージャーはどのように従業員同士のコミュニケーションを確保すればいいのか。

──アンケート結果からも、オンボーディング実施や心理的安全性の確保、一体感醸成の難化の課題が分かりました。どんな原因が考えられますか?
オンボーディングに関しては「若手社員」と「マネージャー・人事」の双方が課題を感じていると思いますね。新卒や2年目くらいの社員は入社式や研修も全てリモートだったので、業務で分からないことがあっても、先輩に「ちょっといいですか」と聞きにくいという課題があるでしょう。直接会ったことがない人と心理的安全性が確保できるわけがありません。

ただし同時にマネージャーや人事も、リモートでの育成経験がないので「新人との関わり方が分からない」と悩んでいる。たとえ「こまめに声を掛けてね」と伝えていても、心理的安全性がないので新人からは聞けないのです。

この心理的安全性が確保できない背景には、コミュニケーションの頻度と密度の不足があると思います。弊社で行った調査ですが、「普段からコミュニケーションが取れているチーム:A」と「メンバーの6割以上がコミュニケーションを取れていないと感じているチーム:B」の2チームに、リモートワークを実践してもらっての様子を聞きました。その結果、リモートワークがうまくいっていると回答した人はAチームが全体の89%、Bチームが全体のわずか8%でした【図2参照】。

画像:図2:「リモートワークがうまくいっている」と回答した割合

図2:「リモートワークがうまくいっている」と答えた割合

心理的安全性がないと「過剰に気を遣う」「空気を読む」ために無駄な仕事が増えて、生産性に影響が出てしまう。リモートワークだと顔が見えないせいで余計に気遣いが多くなってしまうでしょう。

画像:越川慎司(こしかわ・しんじ)氏 株式会社クロスリバー 代表取締役社長 株式会社キャスター 執行役員

インタビューに応じてくれた越川さん

一体感醸成ができていないのは「会話」が少ないからだと思います。これも原因を追究してみたことがあるのですが、キャスターやその他リモートワークがうまくいっている会社では、「情報共有(会議)よりも感情共有(会話)が多い」という特徴があります。感情共有とは、自分の感情をオープンにして、相手の感情に寄り添うことです。
そもそも、リモートワークがうまくいっていない会社は「感情共有をしよう」という発想がないので、こういう結果になるのだと思います。

オンラインとオフライン、それぞれですぐにできる対策は

──コミュニケーション課題の対策としてリモート時に実践すべきことは何でしょうか。
まずは「リモートワークだから」と特別視するのをそもそもやめるべきです。そして関係性の深さによってコミュニケーションの量を変えるべきです。10年一緒に働いている人と、一緒に働きはじめたばかりの人では、コミュニケーションの回数を変える必要があるということです。

また新人よりも、上司・人事など迎える側の方がオンラインツールに慣れていないのは問題です。まずは受け入れる側が最低限準備しなければならないことは最初にやるべきですね。
オンラインで会議をするときの円滑なコミュニケーションのために、ぜひ実践してほしいことが4つあります。

①マイクはキーボードと口の間に

まず、マイクに気を配ってみてください。PCの内蔵マイクだとキーボードを打つ音も入ってしまい、聞き手にとってはうるさく感じます。別途マイクを用意し、雑音が入らないよう配慮することが大事です。
そして声とスピードも大事。エンゲージメントが高まるオンライン会議のスピードというのがあります。これが1分間に130文字で、TVのアナウンサーがニュースを読み上げる際のスピードです。

画像:①マイクはキーボードと口の間に資料提供:株式会社クロスリバー

資料提供:株式会社クロスリバー

②カメラは目線の高さに

カメラは目線の高さに合わせましょう。相手を心理的に安心させる効果が高まります。PCの下にダンボールとか、座布団を入れるだけでできます。

画像:②カメラは目線の高さに(資料提供:株式会社クロスリバー)

資料提供:株式会社クロスリバー

③説明の8割はカメラに目線を向けて

オンライン会議をするときは、カメラの向こうに新人がいることを意識し、カメラ目線で話すことも大切です。

画像:③説明の8割はカメラに目線を向けて(資料提供:株式会社クロスリバー)

資料提供:株式会社クロスリバー

 ④表示する資料の文字数は少なく

そして資料作りも大事です。文字が多いと読みきれないので、文字数は少なめにしましょう。

画像:④表示する資料の文字数は少なく(資料提供:株式会社クロスリバー)

資料提供:株式会社クロスリバー

──リモートワークと出社のハイブリッド型を実践している企業も多いですが、出社時にできることは何でしょうか。
今後はリモート・出社のハイブリッドな働き方が定着すると思います。大切なのは「出社したときこそ何をするか」を考えることです。オンラインでできることはオンラインでいいのですが、例えば心理的安全性はオンラインよりも対面の方が10倍以上も確保しやすいのです。よって「効率を狙うならデジタル、効果を求めるなら対面」と考えて、出社したときにやることと、リモートワークでやることを考えてみてください。

▼一覧|出社時におすすめしたいこと

・顔を合わせて会話する場をつくる(雑談でもミーティングでもOK)
・気軽に話をするための関係構築
・歓迎会をする、ランチを食べに行くなどのイベントを企画する
・ブレストなど(※)

※社内会議は目的によって「意思決定」「情報共有」「アイディア出し」の3つに分類される。このうちブレストはオンラインよりも対面の方がスムーズに進行できる。

出社でもリモートワークでも、うまくいっているチームは「今ちょっといいですか?」という声掛けが多いんですよ。気軽に声を掛けられるような関係性の構築は出社時にこそやるといいですね。
ちなみに今の新人は非言語(ノンバーバル)コミュニケーションを特に気にするので、上司は「無表情」「腕組み」をやめて口角を上げ、雑談できる環境づくりを心掛けてください。出社したときに上司の表情が明るいことは、心理的安全性の確保の上でも重要です。今はマスクで顔が見えにくいですから、オーバーリアクションぎみに首をふってうなずくのも効果的ですよ。

画像:越川慎司(こしかわ・しんじ)氏 株式会社クロスリバー 代表取締役社長 株式会社キャスター 執行役員

──会話が重要とのことですが、雑談のときにおすすめの話題はありますか?
「飲食」が最適ですね。雑談の主なカテゴリには家族・時事ネタ・天気・飲食の4つが挙げられるのですが、家族ネタは意外と不快に思う人もいるんですよ。
「お昼何食べた?」とかでいいんです。「オムライス」なら作ったのか、コンビニで買ってきたのか、そういう他愛ない会話をするうちに共通点が見つかり、価値観の共有につながります。

人事に目指してほしいのは「“偶然”のクリエイター」

──出社時にマネージャーや人事が心掛けるべきことは何でしょうか。
対面時にお互いの価値を認め合えるようなイベントを、意図的に企画するといいと思います。
現状、週1とかで出社する機会があったとしても「荷物を取りに行く、郵便物とか資料を取りに行く」だけになっていますよね。暗いオフィスに出社して一人で帰ることも多い。そんな日に、例えばチームの他のメンバーも出社するようにして、感染対策している店で4名以内でランチするとかはしてもいいと思います。そういうことは人事も含めて企画すべきところですね。

あとリモートだと「偶然のコミュニケーション」がなくなっちゃいますよね。廊下の立ち話から事業開発のアイディアが生まれたりとか、客先訪問したら追加発注受けたりとか。そういう「出会い」は偶然のコミュニケーションの方が発生しやすいものです。
今後は偶然を必然にすることが人事部に求められることだと思います。出社するタイミングを合わせることもそうだし、異なる部門の交流もだし。1on1も上司側をランダムにするとかね。そういう偶然の出会いを必然にする「偶然のクリエイター」に人事はなってほしいと思います。

【プロフィール】越川慎司(こしかわ・しんじ)

越川慎司氏株式会社クロスリバー 代表取締役社長
株式会社キャスター 執行役員

国内外の通信会社、ITベンチャーの起業を経て、2005年に米マイクロソフトに入社し、日本マイクロソフトの業務執行役員などを歴任。2017年にクロスリバーを設立し、メンバー全員が週休3日・複業・完全リモートワークで700社以上の働き方改革を支援。2018年からキャスターに参画し、約800名のリモートワーカーの中で事業開発を進めている。
著書『AI分析でわかったトップ5%社員の習慣』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)、『科学的に正しいずるい資料作成術』(かんき出版)、『週休3日でも年収を3倍にした仕事術』(PHP研究所)など15冊。

 

【編集部より】

ニューノーマル時代のコミュニケーション不足解消術-Vol.2 「偶発的コミュニケーション」の創出を狙った空間の仕掛けとはVol.2では人材派遣・人材紹介や採用支援サービスを展開するビースタイルグループに取材。「We Proudly Serve Starbucks™」を活用したコミュニケーション創出の取り組みについて紹介します。

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【Vol.2予告】施策の鍵を握る「We Proudly Serve Starbucks™」とは?

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ネスレ日本株式会社 ねすれにっぽん かぶしきがいしゃ

【詳しく知りたい方はこちら】

ネスレ日本株式会社
サプライビジネス事業本部
マシンビジネス営業部
ホームページ:https://www.nestleprofessional.jp/wpsstarbucks/about
メールアドレス:starbucks.wps@jp.nestle.com

【企画・制作:@人事編集部広告制作部】

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■出社・リモートワークの「ハイブリッド勤務」でも生産性を上げる施策
ニューノーマルな働き方が広まったことにより課題となった「コミュニケーション機会の減少によって起こるチームの生産性低下」を解決する施策を紹介します。クロスリバーの代表取締役・越川慎司氏のTips(アドバイス)も収録し、出社を再開する際にも良質なコミュニケーションを創出するノウハウとして活用できる内容です。
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【@人事編集部(株式会社イーディアス)】

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「偶発的コミュニケーション」の創出を狙った空間の仕掛けとは

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ビースタイルグループはニューノーマルな働き方として社員の6割ほどがリモートワークをする中、2021年1月の本社移転に伴って「偶発的コミュニケーション」のきっかけ創出のため、「We Proudly Serve Starbucks™」を導入。コミュニケーション課題の解決策として活用に至った背景を取材した
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営業・企画・製造など500名以上の従業員が働く凸版印刷株式会社・中部事業部(愛知県名古屋市)。コロナウイルスの感染拡大を受け、従業員の出社数を制限する働き方に移行。2020年9月から新たな福利厚生の取り組みとしてスターバックスのビバレッジを提供するプログラム「WPS」を導入した。
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