複雑な条件でも最適化AIでベストなシフトを自動作成【勤務シフト作成お助けマン】

勤務シフト作成は店舗や施設などの管理者が毎月頭を悩ませる企業課題の一つである。業務に必要な人数や時間などの条件を満たしつつ、大勢のスタッフの希望をなるべく反映したシフトを作ることは容易ではない。

そんなシフト作成の負担を軽くするのが、勤務シフト自動作成システムだ。鉄道情報システム株式会社（東京・渋谷）が展開するクラウドシステム「勤務シフト作成お助けマン」は、複雑な条件でも最適化AIで最も希望に近いシフトを自動で作成してくれる。同システムのマーケティングを担当する、第二営業企画部 営業開発課 主任の宮澤優さん（右写真）にサービスの概要と特徴について聞いた。【2023年6月20日取材：池田亮貴、文：祝迫智子、編集：鈴木詩織】

 

シフト自動作成機能で管理者の負担を軽く

「勤務シフト作成お助けマン」は、勤務表を自動で作成する機能を持つシフト管理クラウドサービスです。シフト管理システムサービス群の中で、自動作成機能があるものは少ないのですが、弊社はこの機能をサービス開始直後から搭載しています。

シフト作成を表計算ソフトなどにより手動で行う企業様は多いですが、シフトを組む上では業務に必要な人数や人材のスキルなどさまざまな制約条件があるため、管理者はベストな組み合わせを考えるために多くの業務時間を割かねばなりません。また、スタッフの希望をうまくシフトに反映できないと、従業員からクレームが出ることもあります。

弊社にお声がけくださる企業様の話を聞いていると、従業員が15人程度を超えるとシフト作成が大変になってくるようです。

シフト自動作成機能を使えばボタン一つで7～8割の完成度のシフトが出来あがるため、管理者は細かな調整を入れるだけで済み、重要な業務に時間を割くことができます。シフト内容もスタッフの希望が最大限反映されたものになるため、シフト作成の自動化は従業員満足度の面でも大きなメリットがあります。

業態に合わせて選べる2つのサービス

勤務シフト作成お助けマンには「勤務シフト作成お助けマンDay」「勤務シフト作成お助けマンTime」の2種類があります。

2つの中で弊社が最初に展開したのが、2012年に提供を開始した「勤務シフト作成お助けマンDay」です。Dayは日勤・夜勤・早番・遅番など記号を割り当てるシフト表を作成できます。

その後、2020年に「勤務シフト作成お助けマンTime」の提供を開始しました。Timeは「10:00～16:00」など、具体的な時間を指定したシフト表を作成できるサービスです。小売業や飲食業など、勤務日や時間が固定されていないアルバイト・パートの方が多い業態によくご活用いただいています。

DayとTimeのイメージの違いとしては、スタッフ1人に対して1日1マスの表ができあがるのがDayで、勤務開始時間や休憩時間が毎日バラバラのタイムスケジュール表ができあがるのがTimeです。

学習型AIとは異なる「最適化AI」によるシフト自動作成の魅力

勤務シフト作成お助けマンは、学習しながら少しずつ最適な答えに近づけていく「学習型AI」ではなく、与えられた条件の中でその都度ベストな答えを導き出す「最適化AI」でシフトを作成します。

シフト作成が行われる頻度は一般的に月1回程度とあまり多くないので、学習型にするとAIが学ぶ機会が少なく、理想のシフトを作成できるようになるまでに年月がかかりすぎてしまいます。また、学習の頻度を上げるためにクラウドサービス全体の内容を学習させたとしても、店舗や施設の個別具体的な状況に合ったシフト作成ができるようにはなりません。

そのため弊社のシステムでは、さまざまな制約条件を加味しながら最も理想に近い解を出す「数理最適化技術」が用いられた最適化AIを採用しています。シフト自動作成システムの中には最適な答えがなかった時点でアウトプットを諦めるものもありますが、勤務シフト作成お助けマンは、全ての条件を満たすシフトが現実的に組めないケースであっても、指定した条件を最も反映した答えを導きます。例えば、5人以上の人数が必要であるのにシフトに入れる人が4人しかいない場合、4人を勤務に割り当てた上で「1人足りません」というアラートが出力されます。

始まりは駅の清掃員のシフト作成システムから

弊社はもともとJRに関連するシステムを開発・販売する会社で、主に駅のみどりの窓口で使用されている指定席予約システムを運用しています。勤務シフト作成お助けマンも今でこそクラウドサービスとして展開していますが、開発のきっかけとなったのは「駅の清掃員の勤務割り当てが難しいから何とかしてほしい」というお客様からのご依頼でした。

システムの開発を進める中で「複雑な条件で勤務を割り当てるシフト表づくりは多くの企業が取り組んでいるから、きっと他の企業様にも使っていただけるのでは」と思い、2012年にクラウドサービスとして発表しました。

細かな条件設定と手厚いサポート体制で最適なシフト作成を可能に

弊社の勤務シフト作成お助けマンと他社のシフト自動作成システムとの大きな違いとして挙げられるのが「勤務形態の並び替えの条件を細かく設定できる点」です。

例えば「A勤務を連続で入れない」「A勤務、B勤務と並んだ次の日にA勤務を割り当てない」「A勤務の前にはB勤務を入れる」など、前後の組み合わせ方を詳細に設定できます。

システムの条件の書き方については少し勉強が必要になりますが、細かい条件付けができれば理想のシフトに近づけやすくなり、管理者の調整の手間も少なくて済みます。実際に勤務シフト作成お助けマンを導入されたお客様からは「シフトを作成する手間がかなり削減された」「複数のシステムでトライアルした結果、一番理想に近いシフトが作れた」といった声をいただいています。

また、他社に比べると弊社は操作支援などのサポートの種類も多いと思います。電話・メール・専用の問い合わせフォームに加えて、チャットやWeb会議システムでの対応も行っています。電話などでじっくり説明を聞きたい人からチャットで簡単な質問をしたい人まで、さまざまなニーズをカバーできる体制を整えているので、サポートに対しても好評をいただいています。

管理面での使いやすさを追求し、より幅広く使ってもらえるサービスへ

今後はシフトの作成だけでなく「管理」の面においても使いやすさを追求したサービスを目指したいと考えています。

例えば、シフトを作るときは、まずスタッフさんに希望を取り、管理者がシフトを作成して、できあがったシフトをスタッフさんに展開するという工程を踏みますよね。お客様からは「管理者とスタッフさんとのコミュニケーションを簡単にできる仕組みが欲しい」という声をいただいています。また、アルバイトやパートの方が多い職場になると、スタッフさん同士でシフトをスムーズに交代できる仕組みも必要性が高いですよね。今後はこういったシフト管理のしやすさについても、さらなる改善を図っていきたいと考えています。

また、操作方法を分かりやすく説明するガイド機能を追加したり、少人数の職場でも手頃な値段で使えるライト版を用意したりして、より幅広く使ってもらえるサービスを目指していきたいとも思っています。

サービス紹介：複雑な条件でも最適化AIでベストなシフトを自動作成「勤務シフト作成お助けマン」

「勤務シフト作成お助けマン」
最適化AIが複雑なシフト表を自動作成するシフト管理サービス。シフト作成時間が大幅に削減されることで管理者の負担が減り、従業員の希望を可能な限り反映したベストなシフトを作成することができる。飲食業、小売業、製造業、サービス業、コールセンター、病院など、業種や業態を問わず日本全国の多くの企業がお助けマンを利用して働き方改革を推進している。

詳細および資料請求はこちら
https://at-jinji.jp/service/248/1256

会社情報

鉄道情報システム株式会社（JRシステム）
本社：〒151-8534 東京都渋谷区代々木2-1-1 新宿マインズタワー 5階
代表： 代表取締役社長 本多博隆
設立：1986年12月9日
事業内容：みどりの窓口をはじめJRグループ関連情報システムおよびその他システムの開発・運営・管理、ITソリューション、情報システムに関するコンサルタント、その他機器の開発・製作・販売
HP：https://www.jrs.co.jp/

【企画・制作：＠人事編集部広告制作部】