管理者の手間を半分以下に。クラウドで簡単にシフト作成【SHIFTEE】

煩雑になりやすいシフト管理。いまだアナログな現場が多く、個人への負担が大きくなりがちな業務だ。株式会社システムサポート（金沢市）が開発した「SHIFTEE」（シフティ）は、そんなシフト管理に関するあらゆる業務を一元化するクラウド型のシステムである。プロダクト事業本部 SHIFTEE部 部長の福島賢治さん（下写真）に、サービスの特徴や開発の背景について聞いた。【2023年6月27日取材：池田亮貴、文：黄理愛】

一つのクラウド上でシフト確認・作成、ヘルプ募集通知、労働時間警告、人件費計算まで

「SHIFTEE」はクラウド型のシフト管理システムで、バイト、パートを含む従業員のシフト希望収集、スケジュール調整、シフト表（勤務表）作成の効率化に役立ちます。小売業（アパレル、コンビニ、スーパー）、飲食、コールセンター、宿泊施設などあらゆる業種で累計20,000ユーザー以上にご利用いただいております。

Web版に加えてモバイルアプリがあり、管理者だけでなく従業員側も使いやすいのが特徴。シフトを提出するためにわざわざ出勤したり、あちこちから提出されたシフト希望を何時間もかけてアナログでまとめたりする必要がなくなります。さらにPUSH通知機能もあるため、迅速なコミュニケーションにつながります。

一つのクラウド上でシフト確認、月間のシフト表や1日のワークスケジュール作成、ヘルプ募集通知、労働時間警告、人件費計算までできます。他にも、英語サポート、シフト複写機能ほか、独自の手当や情報連携など、特殊な運用に対応した個別カスタマイズも可能です。

利用料金は、基本の機能がそろったLight版で1ユーザーあたり200円（税抜）から。ご要望に沿ったカスタマイズも込みのFull版や大規模（500名目安）の企業には別途お見積りを発行いたします。45日間の無料トライアルもご用意しております。

煩雑になりがちなシフト作成業務をシステムで一元化

サービスの提供を始めたのは2016年です。当時はまだシフト管理システムは少なかったように思います。弊社はもともと企業ごとの課題に沿ったシステム開発やIT業務支援を行っているのですが、とある展示会で「シフト管理をしてくれる製品はありませんか？」とのお問い合わせを受け、ニーズの調査を始めたことが「SHIFTEE」開発のきっかけです。

確かに勤怠管理システムは数多くあったものの、求められる機能や使い勝手がシフト管理とは若干ずれているように感じました。実際にたくさんのアルバイトを抱えている店長さんが、1人でさまざまな要望に応えながらシフト管理をすることは非常に大変であることが分かりました。

紙や電話、メール、LINEといった別々の手段で伝えられるシフト希望をまとめるのも一苦労です。作業が煩雑になるため時間がかかり、ミスも多い。まずはシフト管理者が抱えているこうした課題を解決しようと、シフト作成をシステムで一元化しました。

シフトの希望は一律スマートフォンのアプリから提出され、ボタン一つでシフト表に反映できます。アルバイトが再度確認し、後から調整が必要な場合もシステム上で連絡を完結させられます。このようにシフトを組む作業工数を大幅に削減することから始まり、以降はユーザーニーズをくみ取ってサービス発展に努めてきました。

機能の豊富さとカスタマイズ性の高さが強み。業種に合ったシフト管理が可能

弊社サービスの強みは何と言っても機能の豊富さとカスタマイズ性の高さにあります。シフト管理のニーズは業界ごとに微妙に異なります。例えば飲食店では日々のシフト管理が重要であり、さらにキッチンとホールなどスキルごとのシフト管理が必要なケースも多い。

1日2シフト体制の業種もあります。一方でアパレル業は比較的オペレーションの型が決まっていますが、イベントやキャンペーンに合わせて月次管理に力を入れたいというようなニーズが生じることもあります。

「SHIFTEE」には100種類以上の細分化されたオプションがあるため、必要に応じた機能をお選びいただけます。お話しした以外にも、物流業界、医療現場、テーマパークや警備業など幅広い職場で導入いただいています。人数規模も500名以下から1,000人以上までと柔軟にお受けしています。

また勤怠管理システムとの連携もできます。他社のシステムとも互換性があるので、基本的には現在お使いの勤怠管理システムのまま運用が可能です。「SHIFTEE」は“現場志向のシフト管理システム”をうたっていますが、各店舗だけでなく本部などのバックオフィス側にもメリットがあるサービスだと言えますね。

エクセルや紙に親しんできた人も移行しやすいUI/UX

現場の使い勝手に関して補足すると、これまで長年、エクセルや紙でシフト管理をしてきた方々がスムーズに移行できるよう、結構“エクセルライク”な画面になっていると思います。今行っている作業とのギャップが大きいと抵抗感が生まれやすいので、心理的ハードルの解消も意識しました。

こうした小さな工夫だけでなく、システム導入までのサポート体制にも力を入れています。弊社はご成約いただいた後、IDを発行して終わりにせず、それぞれの職場の仕組みに合わせてしっかり運用できるように丁寧にフォローいたします。

きめ細かいサービス構築ができているのは、弊社のエンジニアの力量によるものが大きいと思います。多くの開発ノウハウを持っていることに加え、実際にお客様の声を反映しながら各種システムを作り込んできたので、漫然としたお悩みを課題に落とし込んだ上で解決手段を提示できるのです。

IT活用の幅をもっと広げたい。シフト作成の自動化にもチャレンジ

いまだIT活用に尻込みしてしまう現場も少なくありません。しかし、システムを生かせば確実に業務効率化につながる場面がまだまだ残されています。システム導入への不安をなくし、誰もが便利に使えるような状況を実現するための努力を続けていきたいですね。

今後さらに強化予定なのですが、一部の企業を対象にAIオプションも提供し始めています。現状ではまだ、集まったシフト希望を管理者が目視し、システム上にて手作業で振り分けるサービスがメインになっています。このシフト作成の部分を自動化する試みです。

飲食業を展開している企業からもいろいろな要望が寄せられているので、まだまだ多岐にわたるサービスの向上を目指しています。

※情報は取材時点。記事内の画像は株式会社システムサポートより提供。

サービス紹介：アプリ、パソコンに対応した現場志向のクラウド型シフト管理システム「SHIFTEE」

「SHIFTEE」
多数のスタッフの条件を組み合わせた勤務シフトを効率的に作成し、導入企業の条件に応じて設定を柔軟に変更できるシフト管理システム。全店舗のシフトもクラウド上で確認でき、シフト作成に必要な時間の大幅な削減が期待できる。

詳細および資料請求はこちら
https://at-jinji.jp/service/1022/1255

会社情報

株式会社システムサポート
本社：〒920-0853　石川県金沢市本町1-5-2 リファーレ9F
代表：代表取締役社長　小清水良次
設立：1980年1月
従業員数：1,028名（2022年6月末現在）
事業内容：ICTを活用したシステムのコンサルティング、企画・開発・構築、運用・保守、システムライフサイクルを支援する専門サービス
HP：https://www.sts-inc.co.jp/

【企画・制作：＠人事編集部広告制作部】