誰でも簡単にマニュアル作成。生産性向上、業務改善を実現【Teachme Biz】

日本の労働力人口は2030年に5,683万人、2060年には3,795万人と加速度的に減少していくことが推測されている。そんな中、生産性向上を促すことで課題解決の貢献に努めているのが株式会社スタディスト（東京・千代田）。分かりやすいマニュアルをクラウド上で誰でもかんたんに作成・共有・管理運用できる「Teachme Biz」を提供している。
同事業本部長の千葉大輔さん（下写真）に、サービスの特徴と強みについて聞いた。【2023年6月13日取材：池田亮貴、文：黄理愛】

導入数は2,000社以上。業種、規模にかかわらず使えるマニュアル作成・共有システム

弊社は「伝えることを、もっと簡単に。」というミッションに基づいたサービスを展開しています。伝えることに関するロスをなくすことで、より生産的でクリエイティブな仕事に集中できるようにしたいとの思いがあります。

それを実現するためには、（１）現状の可視化、（２）標準化と単純化、（３）徹底化という3つのステップがあると考えています。中でも大切な部分となってくる標準化と単純化をサポートするサービスが、2013年にローンチしたマニュアル作成・共有システム「Teachme Biz」です。

写真や動画を用いてマニュアルを作成し、クラウド上で共有、管理運用が可能。従業員はPCやスマートフォン、タブレットがあればいつでもどこでもマニュアルを確認できます。

現在、導入数は約2,000社になり、大手から中小、老舗からベンチャーまで、業種も小売、飲食、宿泊、製造、物流、医療、金融と幅広い層の企業にご活用いただいています。

ステップ構造で誰でも簡単にマニュアル作成。サポートも充実

特徴はなんといっても作成のしやすさです。テンプレートに沿って必要な画像や動画、文字を一つずつ入れていくだけで、誰でも簡単に“伝わる”マニュアル作りができます。ステップ構造になっているため、変更があった際の更新も複雑ではありません。

画像や動画に矢印マークやテキストを挿入することもできるので、「このボタンを押す」「このくらいの角度でお辞儀をする」といった、文字だけでは分かりづらい情報も直感的に伝えられます。

ビジュアルの分かりやすさも評価いただいているポイントです。どの企業でも本業のかたわらマニュアル作成をされる方が多いと思うのですが、「全然作ったことがない」という方でも手順に沿って進めれば完成させられるよう、仕組みや操作感は非常に工夫しています。

同時に、サポート体制も充実させています。導入から半年間はスタディストの担当者が伴走しますし、サービスサイト内の「ヘルプセンター」に基本的な使い方から各機能の説明までひととおりの情報を蓄積しているため、キーワードを打ち込んで検索すればスムーズに解決策を見つけることができます。

検索、進捗確認、翻訳機能も。ユーザーに寄り添った機能を実装

マニュアルを活用する側の学びやすさも大事にしています。せっかくマニュアルがあっても、分類されておらず探しにくいと埋もれてしまいがちです。「Teachme Biz」ではフォルダごとにマニュアルを管理できることはもちろん、キーワード検索や、特定のマニュアルをQRコード化して出力することも可能です。

さらに、マニュアルをタスクとして配信することで従業員がマニュアルを閲覧したか、実施したかを把握できる仕組みになっています。ただ作るだけでなく、知識や技術がしっかり浸透しているか確認できるため、作業指示の徹底や実行管理に最適です。

2023年4月には、ボタン一つで16言語に自動翻訳してくれるオプション機能をリリースしました。日本で働く外国人の方々の日本語レベルはさまざまです。日本語を勉強中の方でもマニュアルを参照できるため、本人も周囲も安心して活用いただけます。

職種や担当業務ごとに読んでもらいたいマニュアルを複数選び、トレーニングコースを作成・配信する機能も喜ばれています。コースごとに選択式の理解度テストが設定でき、知識や技術の定着を可視化します。

サービスローンチから10年。利用者の背景やニーズに合わせて、かゆいところへ手が届く機能を数多く実装してきました。管理・運用のための機能も豊富で、マニュアル活用の傾向などを分析することで継続的な業務効率化につなげられます。

さまざまな業務をマニュアルにすることで効率化。長期的な生産性UPも

弊社は、3つの“H”で始まる業務のマニュアル化を推奨しています。3つの“H”とは「初めて／変更／久しぶり」。初めての業務を行う際にはまず最初にマニュアルを参照しますよね。また業務内容やオペレーション、使用するツールなどに変更があった際もマニュアルが必要です。そして年末調整といった普段はやらない業務、久しぶりに着手する作業はやり方を忘れてしまいがちなのでマニュアル化しておくと便利です。

一方で人事異動や退職に伴って属人化している業務フローが引き継がれないまま、後継者に手間と負担がのしかかってくるケースもあります。長期的な生産性を見据えて早めにマニュアルにしておくことがおすすめです。

実際に、「Teachme Biz」を導入したことでこれらのマニュアル整備が進み、結果的に人事や総務担当者への問い合わせ数が目に見えて減ったことでコア業務に専念できるようになったという声もいただいています。

改善すべきフローの可視化から徹底化まで。幅広いソリューションを提案

導入することで多くの課題解決につながるのが「Teachme Biz」の強みですが、職場改善のスピードや精度を上げたいといったご要望をお持ちの企業に対してはコンサルティングサービスもご案内しています。

冒頭で、生産性を上げるための3ステップとして（１）現状の可視化、（２）標準化と単純化、（３）徹底化を挙げましたが、そもそも現状の可視化――何をマニュアル化すれば良いか分からないといった一歩手前の課題に対しても解決策をご提案することが可能です。

例えば飲食店における業務改善が課題である場合、店舗で撮影しているオペレーションカメラを拝見し、どのフローをマニュアル化すべきかアドバイスできます。他にもマニュアルを作る時間が捻出できなければ、弊社が代行作成も請け負っています。

また徹底化を強化したい場合には別途、専用のシステムも提供しています。可視化と標準化の間のサポート、さらには徹底化まで、フェーズや実情に応じた課題に幅広く対応できると自負しています。

「マニュアル」という言葉のイメージをポジティブなものに

「マニュアル」という言葉は一般的にあまり良いイメージを持たれていません。例えば「マニュアル人間」という呼称は融通が利かないとか自由度が低いという意味で使われます。しかし、基本的なルールにのっとって業務の再現ができない人はPDCAが回せず、クリエイティビティの高い仕事もできないのではないでしょうか。

世の中にオペレーションが存在しない仕事はありません。マニュアルという言葉のイメージをもっとポジティブなものに変えていくことで、より多くの方々に弊社のサービスを認知いただきたいです。

労働力人口の減少が大きな社会課題となっている今、多くの従業員を雇用されている企業にはぜひ一度、効率化について見直してほしいですね。マニュアルは単なる手順書ではなく、企業を大きく変えていく力があるツールだと考えています。

※情報は取材時点。記事内の画像は株式会社スタディストより提供。

サービス紹介：現場で使われるマニュアルを作るなら「Teachme Biz」

「Teachme Biz」
マニュアル導入における3つの課題「作成の壁」「浸透の壁」「改善の壁」を改善。誰でもテンプレートに沿って簡単に作れ、共有・管理がしやすいため業務改善にもつながる。

詳細および資料請求はこちら
https://biz.teachme.jp/

会社情報

株式会社スタディスト
本社：〒101-0054　東京都千代田区神田錦町1-6 住友商事錦町ビル9階
代表：代表取締役　鈴木悟史
設立：2010年3月
事業内容：BtoB向けのクラウドサービスの開発、コンサルティングサービスの提供
HP：https://studist.jp/

【企画・制作：＠人事編集部広告制作部】