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コミュニケーションも活発化!?予期せぬうれしい効果も


「TOKYOテレワークアワード」大賞企業に聞く! テレワークという選択肢を根付かせる実践とは?

2021.07.28

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新型コロナウイルスの感染拡大により、新たな働き方の1つとして注目されたテレワーク。日本生産性本部が2021年4月22日に発表した調査*によれば、テレワークの実施率は20年5月が3割だったものの、21年4月には2割を切っている。感染拡大の予断を許さないこのような状況でも日本企業におけるテレワークの実施率は低く、テレワークを継続的に運用することが簡単ではないことが読み取れる。

東京都は、テレワークを一過性のものではなく、働き方の1つとして定着させるための取り組みの一環として2020年度にテレワーク推進に尽力した企業を表彰する「TOKYOテレワークアワード」を開催。船場(東京・港)は、テレワーク定着に向けた業務フロー改革が先進モデルとして評価され、TOKYOテレワークアワード大賞を受賞した。

今回は、TOKYOテレワークアワード大賞受賞の要因の1つにもなった株式会社船場の「出社率のリアルタイムな可視化」に注目。船場はなぜ出社率を可視化したのか? また可視化するためにどういった取り組みを行ったのか? 船場のDX担当と人事担当、そして今回のシステム開発に携わったチームスピリット(東京・中央)の担当を含めた3人に、テレワーク推進に関する取り組みについて聞いた。
【2021年5月21日取材 記事:株式会社イーディアス・東山亮】

「第5回 働く人の意識調査」

船場 矢部元貴氏

画像:株式会社船場 矢部元貴氏インフラ系のシステムエンジニアに従事した後、2014年に株式会社船場に入社。入社後は、情報システム部門にて、サーバ管理やクラウドサービスの導入、CRM構築、社内ヘルプデスクなどのICT関連業務全般を行う。現在はDX本部 DXディビジョンのディビジョンリーダーとして、同社のDX推進業務に従事する。

船場 佐藤世津子氏

画像:株式会社船場 佐藤世津子氏大学卒業後より10年以上医療職に従事した後、2017年に株式会社船場に入社。人事部人事戦略ディビジョン労務厚生チームに所属し、チームリーダーとして労務系の業務を担当。主に、勤怠管理や給与計算、社会保険関連の業務に従事する。

チームスピリット 三谷健太氏

画像:株式会社チームスピリット 三谷健太氏新卒入社の日系広告代理店にて、主に自動車メーカーを中心とした企業イベントの企画/制作/プロデュースに10年以上従事。イベントプロデューサーとして大事にしていた「創造性の高いチーム作り」へのこだわりから、株式会社チームスピリットがビジョンとして掲げる「すべての人を、創造する人に。」に共感し、2019年に株式会社チームスピリットへ入社。カスタマーサクセスチームにて有償専任コンサルタント(シニアカスタマーサクセスコンサルタント)として、入社以来フルリモート勤務で担当顧客の運用/TeamSpiritの利活用促進をサポート。

 

目次
  1. 株式会社船場はなぜテレワーク導入を推進することになったのか?
  2. ハードとソフトの両面でテレワーク環境を整備、社員の悩みも汲み取ったテレワーク制度を導入
  3. テレワーク定着のカギとなった「出社率のリアルタイムな可視化」
  4. 今後の展望、誰もが働きやすい環境を目指して
  5. 勤怠・工数管理、経費精算など従業員が毎日使う機能をクラウドで一体化し、バックオフィス業務の効率化に貢献
画像:取材時の様子。今回の取材は全員リモート環境で行った(株式会社チームスピリットタイアップ企画・制作@人事編集部)

取材時の様子。今回の取材は全員リモート環境で行った

株式会社船場はなぜテレワーク導入を推進することになったのか?

――株式会社船場の主な業務内容や職種構成について教えてください
矢部元貴(以下、矢部):株式会社船場は、商業施設づくりにおいて、調査から企画、デザイン、設計、監理、施工、運営支援に至るまでのプロセスをトータルでサポートしています。最近では、教育機関や病院、公共施設も手掛けています。

佐藤世津子(以下、佐藤):従業員の職種は、営業・企画調査・設計・監理・積算・総務の大きく6つに分類できます。職種の構成比としては「設計職」が約半数を占めていることが特徴です。

――働き方改革の一貫としてテレワーク導入を推進することになった経緯を教えてください
佐藤:そもそもは2020年に開催が予定されていた東京オリンピック・パラリンピックによる、交通機関の混雑対策のために2019年から具体的なテレワークの整備を進めていました。船場本社の最寄り駅である浜松町駅は羽田空港からの乗換駅にあたり、開催前から混雑することがすでに予想されていましたので。

【関連記事】東京五輪の混雑予想「13駅で客が約2~4倍」通勤対策はどうする?

まずは、2019年から就業規則の下位規範として在宅勤務細則を制定し、子育て中の社員と管理職社員を対象にトライアル導入を開始しました。本来はこのトライアルを経て、2020年の4月から全社的に在宅勤務を導入する予定でした。しかし、それよりも前に新型コロナウイルスの感染が拡大したため、2020年の2月下旬から緊急措置として全社員を対象に予定よりも前倒しで在宅勤務を導入しました。

矢部:内装業・建設業は、法改正により2024年4月から労働時間の上限規制が始まることや、建設技能者の高齢化による大量離職が見込まれており、今後は業界全体として労働力が不足することが予想されています。そのため、根本的な働き方の改革が必要という課題がありました。さらに、弊社では現場で業務する社員が多く、新型コロナウイルス感染拡大防止を目的とした在宅勤務だけではなく、社外でも働きやすい環境の整備が必要でした。そこで、「多様な働き方を推進しよう」「ICTを業務に積極的に活用しよう」といった動きが生まれ、テレワークもその一環として推進されるようになりました。

ハードとソフトの両面でテレワーク環境を整備、社員の悩みも汲み取ったテレワーク制度を導入

――テレワークの具体的な取り組み内容を教えてください
佐藤2020年2月に新型コロナウイルスの感染対策として緊急措置的にテレワークを全社導入した後に、同年7月に恒久的に在宅勤務できるように就業規則と在宅勤務規定を整備しました。現在は緊急事態宣言やテレワーク要請に関わらず、社員が在宅勤務を選択できる社内ルールになっています。

在宅勤務をはじめとするテレワークを導入するためには、人事部門での就業規則変更や在宅勤務規定などのソフトの整備に加え、システムやインフラなどのハードの整備も欠かせませんでした。そのため、社内システムを担当しているICT部門と連携を取りながら全社的なテレワークの導入を進めていきました。

矢部:2020年7月のオリンピック開催のタイミングでテレワーク導入が予定されていたので、この時期に向けて社外からでも業務ができるようにインフラを整えてきました。元々ノートPCやスマートフォンは全社員へ貸与できていたのですが、社外での利用には制約があるシステムもあり、システムを基本的にオンプレミスからクラウドへ移行させ、場所にとらわれない働き方ができるようスピードを上げて実施していきました。一方で、システム外の業務については、出社しないと成り立たない状況が数多くあり、その1つが押印を必要とする紙による申請業務でした。そこで、2020年に申請のあり方を全面的に見直し、社内申請については紙から電子に移行、申請の9割を電子に切り替えることに成功しました。社外とのやりとりでは電子契約サービスの活用も始めました。

実際に行ったインフラ整備の一例

  • システムのオンプレミスからクラウドへの移行
  • チャットコミュニケーション・Web会議システムの活用
  • 社内申請・社外書類の電子化

もともと、オリンピックに向けたインフラ整備を実施していたため、新型コロナウイルスの感染拡大による全社員テレワークの早期導入は、システム面で大きな混乱は起きませんでした。当初は全社員一斉のテレワーク導入はシステム面で不安だという声が部内でもありましたが、緊急対応的な一面と、実際にやってみないと分からない部分もあり、多少の失敗は覚悟のうえで「とりあえず始めてみよう」と導入を開始しました。結果的に大きな問題はなく、また事業を止めることなくテレワークに移行できました。

佐藤人事部門では、社員がスムーズにテレワークができるよう出社ルールの整備やテレワークに関する社員の意識調査に取り組みました。具体的には、従来あった在宅勤務の対象者限定を撤廃し、全社員が自分の裁量で選べるように仕組みを段階的に変えました。

画像:時系列でみる株式会社船場のコロナ禍での対応

2020年2月に緊急的に導入した在宅勤務のタイミングでは、在宅勤務しにくいという雰囲気を取り除くために在宅を基本とし、出社する場合に上司の許可を取る、というルールを一時的に採用。また、在宅勤務中の社員の意見や悩みをできるだけ吸い上げるために、2020年3月と5月に全社員に対してテレワークに関するアンケートを実施しました。結果、多くの社員から「家にwi-fi環境がない」という声が寄せられ、社員側で在宅勤務の環境が十分に整っていないことが分かりました。そこで、ただちに社内のICT部門と連携して、会社貸与スマートフォンでのテザリングを許可する、自宅での業務環境を整えるよう発信する、取引先から案内のあった安価な個人向けネットプランを紹介する、などの取り組みを実施しました。

テレワークをスムーズに実施するための取り組み

  • 出社ルールの改定
  • 社員へのテレワークに関する意識調査
  • 社員に対してテレワークの積極的な活用を啓発
  • サテライトオフィスの設置

ほかにも「できることは在宅勤務でやりましょう」と会社側から社員に発信を続けたり、「家族が自宅にいるので在宅勤務しづらい」という社員の声を受けてサテライトオフィスを利用できる制度づくりを進めたりしました。

ちなみに、弊社では社長自らが社内SNSでテレワーク推進を意識付けるメッセージを積極的に発信していました。内容としては、「家でできることなら家でやろう」「集まる必要があるのか立ち止まって考えよう」「社会の状況を鑑みて弊社も協力していこう」といったものでした。社長自らのメッセージを受けて社員の側も意識を変えていけたのではないでしょうか。

船場の八嶋大輔社長が社内SNSで発信したメッセージ

画像:株式会社船場の八嶋大輔社長が社内SNSで発信したメッセージ

――インフラ環境や社内ルール整備に取り組んだ結果、どのような働き方に変わりましたか?
矢部
大きく変化を感じた点は、申請の承認スピードと社員同士の情報発信のあり方ですね。まず、申請の承認については、電子申請に切り替えたことでスピードが格段に上がりました。決裁者も承認のために出社する必要がほとんどなくなり、また押印できないから承認が進まない、といったこともなくなりました。

写真はイメージ

写真はイメージ

次に、チャット/Web会議ツールの活用が広がり、社員同士の情報発信が活発になった点です。通常、新しいツールの利用は社内で浸透するまでに時間がかかりますが、Web会議については、チャットでの文字情報の差し込みや、資料を画面共有しながらの説明等、いつ覚えたの?という位に驚くほど急速に活用が進みました。社内会議はWebが主体になり、使い方を覚えないと仕事にならないという状況も大きかったのではないかと思います。そして、従来の社内説明会等はリアルな会場で行っており、その時間に説明会場に来場できず参加不可というケースもあったのですが、今ではウェビナーを活用して場所に関係無く参加できる機会が増えたことで、参加人数が大幅に増えました。このように、結果的にコミュニケーションの効率化や活発化という良い効果がいくつも生まれました。

佐藤:社員からは、「健康的な生活を送れるようになった」という意見を多くもらいました。満員電車に乗る必要がなく、また電車が遅れるかもしれないと心配になることもないので、通勤のストレスが減った人が多いようです。ほかにも「家族と過ごせる時間が増えた」「通勤時間が減り家でリラックスできる時間が増えた」など。さらに、テレワーク導入のタイミングで時差出勤制度の導入や時間単位有給休暇の取得ルールを拡充したこともあり、より自由な働き方ができる会社になったと思います。

テレワーク定着のカギとなった「出社率のリアルタイムな可視化」

――「出社率のリアルタイムな可視化」とは、具体的にどういった取り組みなのでしょうか?
矢部全社員の出社状況を勤怠の打刻をもとに計測し、全社員が見られるSalesforce※のホーム画面でリアルタイムに出社率を確認できるようにした取り組みです。この取り組みの背景としては、新型コロナ緊急対策チームが、毎日各事業所で出社人数を目視で把握し、エクセルで手集計していた状況に違和感を持ったことがきっかけでした。そこで、既に導入していた「TeamSpirit」を活用して、自動的に出社率を算出できないかと思い、チームスピリットの三谷さんに相談して、プロジェクトを進めていきました。

画像:チームスピリットの技術サポートにより実現した出社率のリルタイム表示

チームスピリットの技術サポートにより実現した出社率のリルタイム表示

※Salesforce
セールスフォース・ドットコム社が提供する、顧客管理や営業支援などのツールを統合的に利用できるアプリケーション。

出社率を算出する目的は、出社率が高い場合にはその原因把握につなげることと、全社員へ可視化することで出社率抑制の意識付けをすることにありました。そのため、できるだけ正確でリアルタイムな可視化が必要だと考えました。

――「出社率のリアルタイムな可視化」を実現するために何を行ったのでしょうか?
矢部:弊社の勤怠打刻は、出社時には執務室に設置してある打刻端末に社員証をタッチ、社外の場合はスマートフォンのアプリから打刻という運用をしています。打刻情報はシステム内に記録されるため、「打刻端末にタッチした社員情報を利用して出社率を可視化できないか」、という相談を三谷さんにさせていただきました。実際にシステムを作る上で、画面上でどんな情報をどのように見られたら使いやすいのか、についてもディスカッションしました。実装したい機能を明確に伝えるというより、どうやったら目的の達成に最適なシステムになるのかを話し合いながら形にしていった感じですね。

弊社の場合、事業所が全国に存在することもあり、事業所単位で出社率に一定の傾向が見られるのではないかという仮説も立てられました。そこで、事業所や期間を切り口として勤怠状況を把握できる仕組みを構築していきたい、といったやり取りがありました。

こちらの要望について、柔軟に対応してもらえたこともやりたいことを実現できた要因の一つでした。実現が難しそうな対応についても「これは無理」と決めつけずに三谷さんとお話することで、それが新たな気付きとなり、結果的により良いシステムに仕上がっていきました。

三谷健太(以下、三谷):具体的には、TeamSpirit上のデータを「ダッシュボード」というさまざまな切り口からデータを可視化する機能を使用して実現を行ったのですが、矢部さんから相談をいただいた時点では完成形のイメージが完全に固まっていたわけではなく、ドラフト的な状態から始まりました。矢部さんのイメージをヒアリングしつつ、それをアウトプットした形で見てもらいながら、徐々に完成形に持っていきました。システム開発というと少し仰々しく感じますが、ダッシュボードについては既存データをどのような切り口や形式でアウトプットするかといったものになるため、要件を固めて作るというより、アウトプットベースで実際の出力結果を確認いただき議論を進める、といったプロセスをとりました。この過程でシステムがブラッシュアップされていったと思います。また、アウトプットしたものを見ながら議論できたことが、結果的に良い方向に進められたポイントでした。認識の相違も生まれづらく、スピード感を持って進められたと思います。

―― 「出社率のリアルタイムな可視化」を支援する上でどんなことを大事にしていましたか?
三谷:相談をいただいたときの質問や悩みの背景をきちんと理解した上で、アウトプットをご提案することです。そうすることで、今回の船場様のように抽象的なゴールイメージの解像度を高めるコミュニケーションが生まれ、結果的に本当にやりたかったことに最短で近付けられると考えております。

また、お客様からのご相談に対して最適なレスポンスを返すことを大切に考えています。これは単純な反応の速さだけではなく、アウトプットに対する議論のしやすさ、効率性を意識したレスポンスです。今回でいえば、ダッシュボード自体が柔軟なアウトプットが可能ということもあり、相談に対して実際の画面に反映したものを見てもらったほうが早く、ブラッシュアップの精度も高まると考え、アウトプットファーストで迅速にやり取りをさせてもらいました。

2020年4月頃に矢部さんから相談をいただいたのですが、その時点で“出社率の可視化がテレワークのポイントになる”という考え方は新しく、「そういうやり方があったか」と驚いたことを覚えています。お客様からの相談を通して、課題解決につながる気付き・学びを得るという貴重な体験をさせていただき、感謝しています。

今後の展望、誰もが働きやすい環境を目指して

――今後新たに取り組もうとしていることはありますか?
佐藤:テレワークを実施する上での基本的なシステムや仕組みは出来上がったので、あとはそれをうまく運用していきたいです。現場での業務が多い職種の社員はどうしてもテレワークが難しい部分もあるので、業務のどの部分であればテレワークできるのか、といった課題を今後の取り組みと考えています。

また、働き方に関する好事例について、他部署にもその動きを広げていきたいと思っています。例えば、育休から復帰した社員は在宅勤務を利用することで、時短でなくても働けるといったことが分かりました。こういった働き方を社員に向けて発信していき、より働きやすい会社にしていきたいですね。

矢部:ICT・インフラについても、現状まだ十分にできていないところを改善していきたいと思っています。例えば、財務経理部などの業務では、紙による処理が未だに多いです。こういった課題を解決していかないと、特定の部署だけテレワーク導入が遅れてしまいます。在宅で働くかどうかは社員の判断ですが、誰もが在宅できる環境を整えていきたいですね。

―― チームスピリットとしては今後どのように貢献していきたいと考えていますか?
三谷:テレワークを含む、働き方改革の課題解決に引き続き注力していきたいと考えています。今回の話にもあったように、システム・インフラなどのハード面の整備と併せて、就業規則やワークフローなどのソフト面の整備も重要です。この両輪をうまく機能させるために、ソフト部分についても、製品だけでなくコンサルタントがお客様の課題に寄り添いサービスを引き続き提供していきたいです。

これは私の個人的な話なんですが、私は現在、フルリモートで勤務しています。フルリモートで働けているのは、会社のテレワークに関する制度設計や会社としてフルリモートという新しい働き方への理解があるからです。お客様には、こういった自分の体験談を生かしたソリューションを提供できたらと考えています。

――ありがとうございました。

【おわり】

※情報は取材時点。

会社紹介

株式会社船場
商業施設をはじめオフィスや教育・文化施設等のさまざまな空間創造において、企画・設計・施工・メンテナンスまでをトータルでサポートする。「働き方と考え方をTransformする」を基本戦略に内装業界におけるデジタル・トランスフォーメーションを推進している。

事業内容:商業施設及びインテリアの企画・設計・監理並びに施工、経営指導及び経営診断並びに市場調査、商業施設の管理・運営及び販売促進など
設立: 1962年2月
社員数:420人(船場グループ598人) ※2020年12月31日現在
本社所在地:東京都港区芝浦1‐2‐3シーバンスS館9階
HP:https://www.semba1008.co.jp

【TOKYOテレワークアワード大賞受賞リリース】
https://www.semba1008.co.jp/ja/release/irnews/auto_20210315479089/pdfFile.pdf
【「デジタル・トランスフォーメーション戦略(DX戦略)2021」策定に関するお知らせ】
https://www.semba1008.co.jp/ja/release/irnews/auto_20210106441569/pdfFile.pdf

勤怠・工数管理、経費精算など従業員が毎日使う機能をクラウドで一体化し、バックオフィス業務の効率化に貢献

働き方改革プラットフォーム『TeamSpirit』

写真:働き方改革プラットフォーム『TeamSpirit』

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