@人事を運営するイーディアスは11月25日、人事・総務担当者向けのアカデミックイベント「人事の学び舎vol.14」をオンラインセミナー形式で開催した。テーマは「勤怠管理システム」導入だけでは防げない法令違反リスクと対策。

2020年は中小企業も対象に含めた「働き方改革関連法」の施行が次々に行われ、企業は法令違反回避のために勤怠管理システムの導入・活用を対策の一環として行った。しかし関連法設立の根底にあった、「生産性の向上と多様な働き方の実現」が本当に推進できたのかは疑問だ。
勤怠打刻の「記録」ができていても業務実態の把握や改善をするための「管理」ができていなかったり、システムの十分な活用ができていない企業も少なくない。今回のセミナーは、社会保険労務士が企業の勤怠管理の実情と法令違反回避のその先の「働き方改革」を進めるために必要な観点を解説。さらに対策法の1つとして、現場で勤怠管理システムをどのように活用すれば良いのかを業界を代表するソリューション企業が紹介した。

このレポートでは、「社労士の松井勇策氏による基調講演」「勤怠管理システム提供企業によるLightning Talk」「法令違反対策を実践するための勤怠管理システムの選び方」をダイジェストで紹介する。【公開：2020年12月2日、更新：12月4日】

最新の情報から見る勤怠管理において対策すべきこと【フォレストコンサルティング代表／社会保険労務士・松井勇策】

基調講演は「2020年秋にさらに重要性を増す勤怠管理、最新の状況からみる企業が対応すべきこと」をテーマに、フォレストコンサルティング労務法務＆デザイン事務所代表で社会保険労務士の松井勇策氏が登壇した。
2020年はコロナウイルス対応により劇的に雇用環境が変化した一方で、働き方改革関連法施行に伴う行政上の制度の整備がさらに進んだ。そのん中で勤怠管理にスポットをあて「勤怠管理システムを導入しただけでは十分ではない」法令違反・労務リスクの重要な観点について解説した。

勤怠管理の重要性が従来より増している

私、松井と申します。社労士と公認心理士とWebに関する知見も多少ございます。特に社労士としての私の業務特徴ですが、運用よりどちらかというとコンサルティングや制度構築が得意な領域です。特に昨今の社会情勢において対応していかなければならないトラブル予防のご対応からシステム構築のお手伝いもしております。執筆や発信にも力を入れておりまして@人事でも現在40本ほど記事を寄稿しております。

最初に勤怠管理や働き方をめぐる現在の状況についてお話しします。
言うまでもないですが昨今新型コロナウイルス感染症（COVID-19）による社会の激変の中で、ニュースを見ても雇用の問題が話題として多くなっています。このことが話題として重要なのはずっと変わらないのですが、ここ数年間、雇用問題は社会的にも注目されており、その中で時間管理のニュースというのも継続して非常に重要度の度合いが高いと言えます。

「働き方改革」と言われて長くなっていますが、2018年以降さまざまな法改正があり特に勤怠管理・時間管理に関する法改正や制度改正が毎年のようにあります。
スライド【上写真】の右側にGoogleワードの検索回数を表に付けております。テレワークに関しても注目されておりますがデータで見ると2013年以降一貫して「勤怠」は注目に上がり続けています 。ブーム的に広がる言葉ではなく、さまざまなセグメントの方が重要度を持ってどんどん理解を深めているような領域で、人事労務の方もかなり注目をしなければならない領域だと言えます。

これまで行われた重要な法改正を確認

法改正や制度改正の内容の方を見ていきたいと思います。
1から7まで挙げていますが【下写真】、ここ数年で特に大きく動きがあった重要な法改正と制度改正です。どれもすべて重要かなと思いますので細かく説明したいところですが、今回は時間が区切られております。ご参加の皆さんは勤怠管理に問題意識があると思いますのである程度こういった法制についてもご存じだと思います。ポイントにとどめてこれを考察することに重点を置きたく思います。

まずは改正1の労働時間の物理的把握の義務について。2019年に労働安全衛生法が改正されたことによって物理的に時間を把握しなければならなくなりました。
改正2のガイドラインの改正、自己申告制NGは、従業員自身でエクセルの記録をつけるということが基本ダメになったということです。

改正3の賃金請求権の時効が原則5年、当分3年の延長になったことについて。これはもともと2年だったんですが、改正されたことによりリスクマネジメント上とても重いと言えます。

改正4は労働時間の上限規制です。これは非常にニュースになりました。36協定の45時間以上の特別条項においても残業時間が単月100時間、平均80時間の基準です。

こういったルールは勤怠管理運用を確実に行う必要性がとても高くなる法改正です。確実に行わないとリスクに直結してくるのでその観点は皆さんもお持ちと思います。「確実さ」というのも特に上限規制の基準が複雑になり運用に気を付けなければならなくなったということです。

ただ注目すべきは、「勤怠管理は確実にやればそれでいいか」というと、そういう問題ではありません。改正6・7というのがありますが、健康管理メンタルヘルス関連といったより働くことをよくする政策や法改正が出てきております。こうしたことから、勤怠管理を確実にしたかどうかだけでなく、「勤怠管理の運用」を工夫し続けて改善する必要があると言えます。

労働時間の上限規制についてもただ枠内で時間管理をすれば良いということではなく、「より短く効率的に生産性を上げて働くこと」を目的に定められているものです。

「工夫し、改善し続ける必要性」があります。ここが重要なポイントかなと思います。

勤怠管理システムの特殊性

今日はシステムに関しての話が多いと思いますが特が、HRテクノロジーにはいろいろなシステムがあります。システムに触れる時間など概念的に図にまとめてみました【上写真】。給与労務や評価系、採用支援などHRテックのサービスの中でも、運用・使われ方が勤怠管理システムはほかと違い、ほとんどの社内のステークホルダーの方が毎日のように長時間にわたって使われているという大きな特徴があります。

そのため、勤怠管理システムについては機能面だけではなくシステムとしての信頼性も特に重要だという特徴があります。

勤怠管理と勤怠管理システムについて必ず必要な視点

まとめとして、勤怠管理には、勤怠管理運用を確実に行い、工夫し続けていく必要があるということです。勤怠管理システムはかなり多くの人が違う使い方をするので注意する必要があります。この辺りを注意しながらこのあと紹介されるシステムについて聞いていただければと思います。

①勤怠管理運用を確実に行う必要性がある

多くの企業で「確実に記録をしよう」と気を付けているのですが、実際にトラブルが起きた時の実態で見ると、勤怠管理運用の管理者が定期的に記録時間を適正かどうかを見る「締めの運用」についてどこまで正確に確実に行っていたかが問われます。ここがかなり重要なポイントになるかと思います。

ある部署によっては運用がきちんとされていても、ほかのある1つの部署で記録が不正確だという場合、企業全体の信頼性が下がってくるということがあります。
現場の運用までしっかり見ていく必要性があります。その辺りまで徹底して行うには、システムが本当に使いやすく、いろいろな部署の従業員でも運用しやすいものでなくてはなりません。

①の所に「働き方に合った機能になっているか」「働き方の変化に合った要件が満たされているか」と書いてありますが、これは表層的な意味ではなく、各会社さんにおいて使うさまざまな方が運用を適正にできるかというところまで見ることが重要です。

②勤怠管理運用を工夫し続けて改善する必要性がある

重要度は昨今非常に高いと言えます。新型コロナウイルスの状況下においても、例えば労働基準監督署や年金事務所の調査は数が減っているかというと決して減っていないという印象を受けております。

実際に私が関与している会社さんでも、調査対応において「確実に記録ができているかと」という側面だけで見られるわけではありません。少しでも労働時間が削減できて、効率化できるように工夫し続けているかどうかもかなり聞かれます。

法令や制度関連でも事業主の方に「改善まで努力義務」というのが現状ある状態です。そのため、改善の方向性を決めてそれに合ったシステムが使えているかどうか。そういった観点から改善し続けていることが重要だと理解いただければと思います。

③勤怠システムは社内のさまざまな職種の方が違う使い方をする

複数の会社から勤怠管理システムの利用実態について話を聞きますと、機能が使いやすくても混みあっている状態でシステムを使った場合本当に信頼性があるのかは大事、ということです。システムが止まってしまうようだと、とても使いにくくなると言います。特定の方が使う場合はその人が習熟すればいいのですが、勤怠管理システムというのは他のHRテックと性質は違うんですよね。こういった機能の部分まで信頼性を見る必要があると思います。

昨今の状況の中で勤怠管理の運用システムというのは非常に重要度が上がっていると言えると思います。この観点を深めながら登壇企業様の話を私も伺えればと思っております。

質疑応答

＠人事・池田：「工夫して改善し続ける」という部分ができている企業様とそうでない企業様がいるのかなと＠人事の人間として感じています。我々が働き方改革関連法が施行された後は、勤怠管理システム導入についての相談を受けましたが、どうしても導入以降は減少傾向にあり、入れたことで満足してしまったという人事様のお話しも多く聞いております。松井様のお話しで「工夫し改善し続ける」といった部分がなかなか難しいのかなと感じ取ったところです。

質問：「勤怠」という検索ワードで増え続けているとお話をいただきましたが、ニュースでも勤怠系のトラブルをよくお聞きします。松井様が関わった・関わっていないを問わず「勤怠をしっかり管理していればこんなことは起きなかったのに」という事例がありましたらお話できる範囲でお伺いしたいです。

松井：そうですね、勤怠管理関係は本当にトラブルになるととてもトラブルの深刻度が重くなるという特徴があります。勤怠トラブルは残業代請求と密接に関わってくるからです。特定できるような形では言えませんが、成長しているスタートアップ企業様などの事例で紹介します。

スタートアップ企業で将来的に上場を考えている場合、残業代の問題をかなり初期の段階から片付けておかないと、上場前に焦って整備しようとしても過去の体制がよくないと、その時には既に修復が効かないということがとても多いと言えます。成長の機会をこういった勤怠管理の問題によって阻害されてしまうような事例を複数件知っています。

池田：特定企業でなく複数件あるのですね。成長過程の企業様はその当時リスクと認識できていなかったとしても上場間際になって明らかになりうまくいかない、というのはもったいないことですね。成長企業に限らず他の企業様も含めてですがこういったリスクがあるということを参加者の皆様にも理解していただければ幸いです。

質問：残業時間の判断の仕方はどう考えれば良いですか。

松井：残業時間の判断の仕方は、基本的には各社で定義されている就業時間外かどうか、ということで判断されると思います。
通常は就業規則で、就業規則が定められていない場合は個別の労働契約の内容によります。そのほか、フレックスタイムや変形労働時間性の場合は、それぞれ総労働時間数を越えているか、各日などで定義された時間を越えているか、などで判断されます。

2章　勤怠管理システムの提供企業によるLightning Talk

勤怠管理だけでなくバックオフィス業務を一元管理できる「TeamSpirit」【株式会社チームスピリット】

弊社サービスのTeamSpritなのですが、勤怠管理以外にも経費精算や工数管理や毎日使うバックオフィス機能が一体化されています。1日の予定を確認しながらどのような業務に時間を割いたのか工数管理の機能を用いてたり、勤怠管理の申請を行っていたりさらに利用経費の要録までも一画面で行うことが可能です。データはリアルタイム確認したり、定量的なデータを元にコーチングを行ったりコミュニケーションを図ることが可能です。一体化と言うところとリアルタイムに働き方を可視化できるのがTeamSpritというサービスの特徴です…

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【レポート】人事の学び舎Vol.14 法令違反リスク対策のための「勤怠管理システム比較セミナー」LigtingTalk①　勤怠管理だけでなくバックオフィス業務を一元管理できる「TeamSpirit」【株式会社チームスピリット】

6カ月の勤怠管理システム導入支援で会社経営を健全化「BizWork+」（ビズワークプラス）【株式会社ウェブサーブ】

勤怠管理の現状としてよく見られるケースについて解説します。
勤怠管理を始める理由が「給与計算業務の効率化であること」というケースです。そうでなくても「勤怠管理システムを導入することで給与計算が楽になり満足している」ということもあるかと思います。しかし、私達は「勤怠管理ではなく勤怠計算になっていませんか」と問題提起しています。勤怠計算とは給与計算業務の効率化を目的とした勤怠情報の獲得・計算業務のみを指す言葉です…

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【レポート】人事の学び舎Vol.14 法令違反リスク対策のための「勤怠管理システム比較セミナー」LigtingTalkk②　6カ月の勤怠管理システム導入支援で会社経営を健全化「BizWork+」（ビズワークプラス）【株式会社ウェブサーブ】

クラウド上で業務をつなげ、全社の生産性アップに直結「マネーフォワード クラウド勤怠」【株式会社マネーフォワード】

マネーフォワードシリーズには、ご覧の通り、会計、請求書、給与、経費精算、勤怠管理豊富なラインナップがそろっております。1つずつ使うことや必要なもので選んでパッケージ化してご利用いただくことも可能です。

本日はクラウド勤怠についてお話しさせえていただきますが、その他のクラウドシリーズはもちろん他社のシステムと合わせて利用することもマネーフォワードの強みですのでその点も後半でお伝えします…

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【レポート】人事の学び舎Vol.14 法令違反リスク対策のための「勤怠管理システム比較セミナー」LigtingTalkk③　クラウド上で業務をつなげ、全社の生産性アップに直結「マネーフォワード クラウド勤怠」【株式会社マネーフォワード】

法令違反リスクを防ぐ機能が充実、専門SE導入で運用サポート「TimePro-VG」【アマノ株式会社】

今回のセミナーテーマである法令違反が起きると何に発展するか、というご説明です。
企業側には労働訴訟、従業員側には過重労働などの健康被害が発生いたします。例えば労働訴訟では未払い残業代請求訴訟などをよく耳にしますがこれについては数億円規模の支払いが命じられることがあります。
なぜこのように大きい金額になるかというとこれは大抵の場合1人で訴訟に踏み切るハードルが高く、集団で訴訟に起こすからです。1人あたり1年分の未払い残業代が仮に200万円としても、10人で2000万円にもなり、それが30人、50人に増えていくとこれは大変なことになります…

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【レポート】人事の学び舎Vol.14 法令違反リスク対策のための「勤怠管理システム比較セミナー」LigtingTalkk④　法令違反リスクを防ぐ機能が充実、専門SE導入で運用サポート「TimePro-VG」【アマノ株式会社】

シェアナンバーワンの費用対効果が高い勤怠管理システム「KING OF TIME」【株式会社ヒューマンテクノロジーズ】

適切な労働時間の把握、有給の管理ですとか、努力義務でありますが勤務間インターバル導入など幅広く管理をしなければいけない点がございます。違反してしまうと懲役6カ月以下または経営者、人事様、派遣元企業様に罰金が課せられることがございます。
また今年は新型コロナウイルスの影響で普及したテレワークにおける注意点もございます。在宅勤務であったとしても出勤している際と同様に労働基準法など労働関連法の適用を受けることになっております。会社で労働されている方以外にも必ず遠隔ではありますが管理をして行く必要があると法律で定められています…

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【レポート】人事の学び舎Vol.14 法令違反リスク対策のための「勤怠管理システム比較セミナー」LigtingTalkk⑤　シェアナンバーワンの費用対効果が高い勤怠管理システム「KING OF TIME」【株式会社ヒューマンテクノロジーズ】

勤怠管理システムサービスの比較とポイント

＠人事による各社の勤怠管理システムの比較

池田：これからは各勤怠管理システムの比較について@人事池田の方からお話をさせていただきます。社労士の松井様に同席いただきまして進めていきます。

今回、@人事が登壇企業のサービス情報をもとに比較表を作成しました。大変ボリューミーになってしまいましたので、セミナーの中で1つ1つの項目についてご説明することができません。比較表は最後のアンケートにお答えいただいた方にご提供させていただきます。

我々＠人事が各社様のサービスをどう捉えたのか、サービスのポイントやどういう軸でシステムを見たのかを共有させていただきます。

• 労働時間の客観的な把握
• 在宅勤務への対応
• 労務上の改善ポイントへの通知（残業の通知・有給未取得の通知）
• 管理者の締め切りや記録時刻補正の運用のしやすさ
• カスタマイズ性
• 性能各サービスのスタンス
• 価格
• それらを踏まえた@人事のポイント

この9項目で比較表を作らせていただきました。

※表はクリックすると拡大します

9の評価軸から見た各社システムのポイント

まず会社を良くしようというスタンスです。会社を良くしたいというスタンスを持たれているのはTeamSpritとBizWork+だと思いました。TeamSpritは勤怠に特化してお話しいただきましたが、実はいろいろなワークフローが使えるようなシステムになっておりまして、勤怠管理システムを搭載した社内の働き方改革推進プラットフォームに近いような形になっております。UIも非常に分かりやすくなっておりますので、間接時間を削減し働く人たちが本当に必要なところだけ、創造的な部分に集中する環境を作り上げることができるシステムだと言えます。

BizWork+については、会社経営を健全にすると言う部分を何より重視されています。6カ月かけて丁寧な導入支援教育を行い、勤怠管理を定着化させるサポートを通じて、従業員の方々が働きやすい状況を作っていきましょう、オペレーションに注意することで働きやすい会社を作ろうというところを重視されているサービスと思いました。

マネーフォワードクラウド勤怠については、バックオフィス業務全体を見ていらっしゃるので勤怠管理の前後にどんな業務とのつながりがあるのかを分かっていらっしゃるからこそ、必要な機能や要件を適切に捉えているサービスと感じております。

TimePro-VGについては導入の際に専任のSEの方が付くというのもありまして、勤怠管理を自社に合わせた形にできる特徴があります。「うちの企業はグループ会社だったりオフィスの兼ね合いであったりいろんな事情があり、他サービスだと対応できない」という企業様は是非アマノ様にご相談されると良いのではないかと思います。

細部まで説明いただいた「KING OF TIME」については、導入・利用コストに優れるだけでなく多機能であること、UIも非常に使いやすいという特徴があるかと思います。性能の部分でできることが多い、費用対効果が大きいサービスなのではないかと思います。

松井様、比較表のところでコメントがあればお願いいたします。

松井：雑感としては、システムを必要とする企業は、従業員規模や同じ規模の会社でも働き方が多様など、各社特徴がかなりあると思います。巨大な企業で勤怠管理の仕方がどうしてもWeb上だとなじまないと工夫している企業の話も多く聞いております。そういったさまざまな企業の特徴に合わせ、本当に考慮した選択をすべきですし、単純に情報だけで選択するのではなく現場の運用を踏まえて勤怠管理システムを選ぶ必要があるのではないかと改めて思いました。

池田：本当におっしゃる通りだと思います。人事担当者、管理者、現場で打刻をする人と企業全体でさまざまな利用シーン、利用者を想定した検討が必要になってくるかと思います。

誰もが働きやすい環境を作るために

@人事としては誰もが働きやすい環境を作ることが最も大事だと考えております。

不必要なリスクを負っていませんでしょうか。勤怠管理システムを入れても放置している企業はありませんでしょうか。また会社全体で「働く」ということに向き合っていらっしゃいますでしょうか。より良い社会、良い会社にするためにそういうところを見ていく必要があると思います。
本セミナーが皆様の働きやすい環境を作るきっかけになりますと幸いです。各社様、松井様ありがとうございました。【おわり】

※情報は2020年11月25日時点

登壇企業によるLightningTalk

• 勤怠管理だけでなくバックオフィス業務を一元管理できる「TeamSpirit」【株式会社チームスピリット】
• 6カ月の勤怠管理システム導入支援で会社経営を健全化「BizWork+」（ビズワークプラス）【株式会社ウェブサーブ】
• クラウド上で業務をつなげ、全社の生産性アップに直結「マネーフォワード クラウド勤怠」【株式会社マネーフォワード】
• 法令違反リスクを防ぐ機能が充実、専門SE導入で運用サポート「TimePro-VG」【アマノ株式会社】
• シェアナンバーワンの費用対効果が高い勤怠管理システム「KING OF TIME」【株式会社ヒューマンテクノロジーズ】

セミナー概要

セミナータイトル：社労士が解説「勤怠管理システム」導入だけでは防げない法令違反リスク　対策のための勤怠管理システム比較セミナー
開催日：2020年11月25日（水）
開催場所：オンラインで開催
定員：300名
受講料：5,000円　※@人事会員は無料
主催：株式会社イーディアス・＠人事編集部
登壇企業：株式会社チームスピリット、株式会社ウェブサーブ、株式会社マネーフォワード、アマノ株式会社、株式会社ヒューマンテクノロジーズ（登壇順）
セミナー詳細LP：https://at-jinji.jp/cp/seminar/vol14

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