コラム

残業しない仕事の進め方


ムリ・ムダ・ムラを解消 仕事の速さと許容量をUPして残業ゼロへ

2015.07.15

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前回に引き続き、ムリ・ムダ・ムラを解消する方法について見ていく。後編では、「ムラの減らし方」「ムリのなくし方」について解説していこう。

目次
  1. ムラを減らして「仕事のスピードを上げる」
  2. ムリをなくして「キャパシティを高める」
  3. 総括:残業しない働き方を体質化する

ムラを減らして「仕事のスピードを上げる」

調子良く仕事をしている時に、その仕事とは関係のない電話がかかってきて中断を余儀なくされるということはよくある。また、モノゴトを考えている時に気づけば堂々巡りを繰り返しているという経験は誰もが持っている。

こうした中断から元の状態に復帰するには数分から数十分を要するとも言われるが、これは紛れもなく作業効率の低下である。

残業をなくすためには業務効率を上げていく必要があるが、そのためには次の2つの視点が欠かせない。

(1)時間資源のマネジメント

マルチタスクプロセスを称賛する声があるが、1つの業務に集中するための連続した時間を確保する方が、効率がよい。そのために、メールソフトは常時立ち上げておかずにあらかじめ決めた時間帯にのみにチェックするようにしたい。また、会議はその目的ごとに制限時間を決めておくべきである。意思決定なら15分、ディスカッションなら30分が限度であろう。また、バイオリズムに合わせて企画系の仕事は集中力の高い午前中にこなすようにすることも有効である。

(2)関連業務のブロック化

タスクをデッドラインの近い順番にこなしていく人が多いが、繋がりのある業務をひとまとめにして対応することで思考の流れが連続的になる。振り出しに戻る回数を減らすことで一日の業務効率は大幅に向上する。

ムリをなくして「キャパシティを高める」

休む間もなく働いても仕事に追われてしまうことがある。この要因は、以下のいずれかであることが多い。

  1. ワークロードに対してキャパシティが不足している
  2. 守備範囲外の仕事を引き受けている

 

前者の場合、担当者を増員することで解決を図ることが多いが、自らの能力を向上させることも有効である。オーバーフロー状態の中で研鑽の時間を確保することは簡単ではないが、一時的に負荷が増大しても長期的に見るとキャパシティの拡大が対応力の強化に繋がるため、能力開発には積極的に時間を割くべきである。

一方、後者が原因であることも意外と多い。突発事象や担当者間のパワーバランスなどによって起こる問題であるが、衝突を恐れずに適正な配分に戻すことで組織全体の負荷バランスが是正され、キャパシティが向上する。

ムリな状態で仕事を続けることはモチベーションの低下を招くだけでなく、深刻な問題を誘発しやすいことからも、早期にムリを解消していくことはとても重要である。

総括:残業しない働き方を体質化する

さて、ここまで、仕事のムリ・ムダ・ムラの解消に向けた着眼点をいくつか紹介してきたが、大切なことはこうした工夫を体質化していくことである。

そのためには、自部門内でできることを一つ決めてまずは2週間取り組んでみるとよい。

そこで成果を実感したら、さらに実行可能なことを一つずつ広げていく。始めは小さな成果かもしれないが、積み重ねていくことでやがて大きな時間削減を達成できる。こうした取り組みを絶え間なく続けていくことで残業しない働き方が体質化されていくのである。

執筆者紹介

桐田博史(きりた・ひろし)(ブライトゲート株式会社代表) 大学卒業後、国内大手自動車メーカーにて11年HR領域を幅広く担当。その後、外資系トータルヘルスケア企業の採用部門において新卒・ミッドキャリア・ハイキャリアMBA等の採用業務や新人トレーニングなどをマネージする。2014年7月、ブライトゲートを設立。

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