高い安全性と利便性を両立し、企業のマイナンバー情報を守る【MJSマイナンバー】

2016年以降、個人のマイナンバーを源泉徴収票や法定調書など企業の作成する書類に記載する義務が課され、それに伴いマイナンバーの管理サービスが市場に普及するようになった。企業の個人情報保護への重要性がますます高まる中、株式会社ミロク情報サービスが提供する、特定個人情報の取り扱いガイドラインに準拠した高い安全性と利便性を両立させたマイナンバー管理サービス「MJSマイナンバー」は、堅固なデータセキュリティ対策と充実したサポート力で、多くの企業が導入している。
具体的にどのようなソリューションを提供しているのか、会計事務所製品企画グループの谷川浩美さん（写真右）と、ソリューション製品企画グループの鈴木隆司さん（左）にお話を伺った。
【2023年4月27日取材：池田亮貴、文：大城理江】

マイナンバー要件への早期対応と長期にわたる利用実績

マイナンバー制度は2016年1月1日から制度運用が開始されましたが、その前年以前に企業向けに初期段階でのマイナンバーの管理方法に関する要件が提起されました。これには、マイナンバーの保管方法や印刷物などの管理簿における取り扱いが含まれています。
当社は「MJSマイナンバー」の提供を2015年９月から開始し、制度開始当初から要件に適合し、その後も、「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」（個人情報保護委員会）に沿った運用が可能であるため、導入しているお客様に引き続きご利用いただいております。

柔軟性と選択の自由―クラウドとオンプレミスの両方に対応

自社内のサーバーで運用する「オンプレミス版」、クラウドのサーバーで運用する「クラウド版」、MJSが登録・管理を代行する「BPO」の３種類のサービスからお選びいただけます。

2016年のマイナンバー対応時点では、企業は何らかの管理サービスの導入が必要でした。また、企業の成長やセキュリティレベルの変化に応じて、適切な管理方法の見直しが必要になることもあります。当社の商品は、クラウドとオンプレミスの両方に対応していることで、自社の情報管理ポリシーやセキュリティ対策に応じて、最適なシステムを選ぶことができます。

一括登録機能がもたらす効率化によりバックオフィスの負担を軽減

企業規模の大きい会社がマイナンバー管理サービスを導入するには、一定期間内に全ての登録を完了させる必要があります。たとえば、1,000人規模の会社であれば、1,000人分の登録をしなければなりません。このような負担を軽減するため、当社では一括登録機能を提供しています。さらに、OCRやセルフ入力をはじめ、CSVファイルの取り込みやデータの抽出などの機能も備えており、迅速かつ柔軟なマイナンバー管理を実現しています。

また、個別の登録方法や社員が自身で情報を管理できる機能も備えています。
「MSJマイナンバー」は、当社が提供する給与システムや税務システムとスムーズに連携するため、源泉徴収票や法定調書などを印刷する際も、いままでのワークフローを変えることなく、安全にマイナンバー情報を参照・利用することができます。こうした多彩な機能を持つことが、当社が選ばれる理由の一つになっています。

情報漏洩問題への対策に向けたセキュリティの強化

企業が抱える悩みのひとつに情報漏洩問題があり、情報漏洩の防止や不正アクセス、セキュリティの強化への対策が求められています。特に個人情報を含むマイナンバーは重要な情報漏洩の対象（特定個人情報）とされており、より総合的な視点で企業が情報漏洩対策に取り組む必要があると考えられています。

当社のシステムは、情報漏洩や不正利用を防ぐためのセキュリティ対策を絶対条件として搭載しています。また、情報の取扱いに関しては、法律で要求される条件や不正利用防止のための措置を含むシステムを提供しており、安全性についても十分な認識を持っていただけると思います。特にクラウド版では、特定個人情報保護委員会によるガイドラインに準拠し、高いセキュリティレベルを確保することができます。

未来を見捉えたサービスを提供する

最近、アクセス履歴や管理方法の課題に関して、他社からの乗り換えのお問い合わせが増えています。
たとえば、退職者の扶養控除等申告書などは7年間保存することが法制度により定められています。その期間が経過した後は、これらの情報を廃棄または削除しなければなりません。当社のシステムでは、情報が7年以上経過した場合にアラートを発し、その情報を削除できる機能を備えています。このような法制度のルールを適切に管理できないシステムも存在するなかで、細かい管理が求められる機能を詳細に提供していることが、「MJSマイナンバー」の強みです。

ちょうど今年（2023年※取材当時）はマイナンバー法の導入から7年目のタイミングであり、この年からは7年前に退職された人の個人情報を全て破棄する必要が生じます。当社の製品はマイナンバーの登録・保管・利用・削除に関わる全業務を効率化できることをアピールしています。

マイナンバー管理におけるトータルソリューションの提供

当社は、マイナンバーに限らず、システム以外にも環境面や情報漏洩対策など、さまざまな商品をご紹介しています。当社の強みは、オフィスの環境など、さまざまな角度から必要な商品をトータルで提供できることです。

たとえば、マイナンバーを扱う場合、特定のルールに従ってパーテーションで区切られた机に座る必要があるなど、細かいルールが存在します。そのようなパーテーションなどの商品も提供しています。
マイナンバーの管理においては、業務の効率化だけでなく、セキュリティや運用面において従業員や管理者に安心感を提供することが大切です。当社は、マイナンバーのようなコアな個人情報に関して、従業員が安心して業務に取り組むことができる環境をサポートし、また、システムだけでなく、運用面においてもご支援が可能です。【おわり】

※情報は取材時点。記事内の画像は株式会社ミロク情報サービスより提供。

サービス紹介「高い安全性と利便性を備えたマイナンバー管理の実現」

高い安全性と利便性の両方を備えたマイナンバーの管理システム・サービス。
特徴として、クラウド、オンプレミス、BPOなど、それぞれの導入の選択肢を提供する。また、情報漏洩や不正利用防止の高いセキュリティ対策を含め、一括登録や個別登録の機能など、お客様の負担を軽減し利便性を追求するための機能をサポートしている。

詳細および資料請求はこちら
https://at-jinji.jp/service/972/1194

■会社情報
株式会社ミロク情報サービス
本社：〒160-0004 東京都新宿区四谷4-29-1
代表：代表取締役社長　是枝 周樹（これえだ ひろき）
設立：1977年11月2日
従業員：2,028人（2023年3月末現在、連結）
事業内容：
・税理士・公認会計士事務所およびその顧問先企業向けの業務用アプリケーションソフトの開発・販売
・汎用サーバー・パソコンの販売、サプライ用品の販売並びに保守サービスの提供
・経営情報サービス、育成・研修サービス、コンサルティングサービス等の提供
HP：https://www.mjs.co.jp/

【企画・制作：＠人事編集部広告制作部】