外国人受け入れの波が来た！煩雑な人事業務を一気に解決する方法

4月に改正出入国管理法が施行され、外食や宿泊、介護、農業など14業種で外国人の受け入れ間口がますます広がりを見せています。

企業が外国人を雇用する場合、人事担当者は在留資格の取得から入国後の生活・キャリア支援まで、数多くのタスクに追われます。忙しい中で手違いがあり、企業全体のコンプライアンスに関わる問題にならないよう、人事担当者は何をすればいいのでしょうか。改正入管法のポイントや外国人受け入れ時の注意点を、海外人事サポートを手掛けるトッパントラベルサービス（東京・港）の風間弘将さんに聞きました。【取材：2019年4月9日】

※参考：＠人事e-book「はじめての海外人材受け入れガイド~特定技能編~」

風間弘将（かざま・ひろまさ）

トッパントラベルサービス海外人事事業部営業部長、モビリティーコンサルタント。2003年に同社に入社し、業務渡航手配事業、国内外の業務渡航のコンサルティング、航空券販売などの法人営業に携わる。2010年に新規事業「海外人事サポート」を立ち上げ、海外進出・出向の業務手配やコンサルティング、外国人社員受け入れ時のビザコンサル、受け入れ体制のアドバイスを行う。

人手不足の14業種で単純労働の間口が広がる

――改正入管法のポイントと、従来の外国人労働との違いを教えてください。

改正入管法では、在留資格として新たに特定技能1号と2号が設けられました。1号の在留期間は最長5年で、家族の帯同は認められません。2号の取得には1号での労働、技能試験と日本語試験の合格が条件となります。在留期間の制限はなく家族の帯同も可能です。

（出典：＠人事e-book「はじめての海外人材受け入れガイド~特定技能編~」）

これまで外国人労働が認められていたのは高度な技術を持った人材か、特別に認められていた留学生（勤務時間の上限は週28時間）のみ。事実上の労働者だった技能実習生は、在留期間5年が経過すると帰国しなければなりませんでした。

今回の特定技能の導入により、人手不足14業種に限定して、いわゆる「ブルーカラー」の単純労働の間口を広げたのです。受け入れ人数は5年間で最大34万人と見込んでいます。

今は特定技能2号の具体的な運用方法が決まっておらず、特定2業種のみの実施になります。つまり、特定技能はしばらく「5年間の受け入れを可能にする取り組み」（1号のみの運用）となります。あくまでも「労働力を借りる」イメージで、継続的な採用ローテーションを回すことで国内の労働力を埋めることになります。

――14業種の中でも、どの業種で受け入れが進みそうでしょうか。

特に人手不足が顕著な宿泊や外食、介護では受け入れが増える見通しです。特定技能の取得に必要な技能テストは業種ごとに実施されますが、この3業種は他の業種に先駆けて4月から試験が行われます。

中小企業から外国人受け入れの問い合わせが増加

――改正入管法を受けて企業の動向は。

14業種の企業では外国人受け入れへの注目度が確実に高まっています。トッパントラベルサービスで出張管理や海外赴任支援の事業も展開していますが、現在は問い合わせの約7割が外国人受け入れ関連です。中小企業からの問い合わせも増え、「初めて外国人を受け入れたい。ビザや改正入管法の基本的な知識を知りたい」という相談を受けます。

在留資格の申請だけでも約20種類の提出書類

――特定技能の受け入れ時に人事担当者が対応すべきことを教えてください。

雇用計画の策定、住宅契約、銀行口座の開設、役所での住民登録、外国人が理解できる言語で対応できる相談窓口、帰国時のサポートまで多岐にわたります。

従来の高度人材や技能実習生の受け入れ時は国への報告義務がない部分もありましたが、悪質なブローカーや賃金未払いの問題の影響で、特定技能では全面的に国への詳細な実施報告が義務付けられました。これらのタスクは企業が自力で実施することもできますが、ノウハウがないと対応に時間がかかります。

もし一つでもミスがあれば不法滞在や不法就労と見なされ、今後の外国人受け入れができなくなる恐れがあります。タスク対応は、専門知識を持つ国の認可団体「登録支援機関」に依頼することも可能です。

――特に人事がつまずきやすいポイントは。

在留資格の申請です。申請書類は約20種類で、高度人材の申請時の4倍にもなります。書類を準備するだけでも労力がかかる上に、対象者（外国人）の経歴や技術力、業務内容によって取得できる在留資格が異なるため、個別にビザの種類や対応策を考えなければいけません。

14業種の企業では業務内容によって、これまで高度人材で受け入れていた外国人を特定技能の在留資格への変更を迫られるかもしれません。

改正入管法の影響で、今後は中小企業での受け入れが増えるでしょう。しかし、在留資格は企業の規模や設立年数によって審査内容が異なります。企業規模が小さく、新設企業であればあるほど審査が厳しく、事業計画書を提出して事業安定性を詳細に示す必要があります。中には人手不足で外国人を採用したくても、「在留資格の申請が怖くてできない」と悩む企業もあります。

受け入れに伴う人事のタスク管理も複雑です。企業は報告書類を四半期ごとに国に提出するため、複数の外国人が時期をずらして入国した場合は個別に提出時期を把握しなればいけません。それぞれの在留期間の管理、在留資格の更新作業も必要です。

煩雑な作業は外部委託。人事は人材の定着に注力すべき

――外国人を受け入れる際の心構えや、重要なポイントは。

「人材の定着」が重要です。外国人は日本人以上に自身のキャリアプランを重視します。彼らが自分の1～2年後のキャリアや報酬をイメージできるような計画を提示し、英訳の社内規定も用意してキャリアプランを明示できるようにすべきです。

外国人が日常生活で悩みやすい「異文化理解」もサポートも必要です。外国人が日本文化を、日本人社員が海外の文化を理解する場を設けて、互いの理解を促すと定着につながります。外国人が社内で定着できないと母国への帰国や他企業への転職、もしくは失踪にもつながります。

これら全てのタスクを人事担当者だけでこなすのは負担が大きいでしょう。内容が複雑でコンプライアンスに関わるタスクはアウトソーシングして、人事担当者は人材育成やキャリアプランの設計など、彼らを即戦力にする業務に時間を割いてほしいです。

まずは一括アウトソース。その後自社で対応可能な部分をマニュアル化

――トッパントラベルサービスの「海外人材受け入れサポート」の特徴を教えてください。

雇用計画の策定段階から多言語対応の相談窓口の設置、在留期間の管理、帰国時までワンストップでサポートできるのが特徴です。トッパントラベルサービスは特に、1961年に旅行会社として生まれた歴史から出入国関連の対応が強みで、受け入れ人材や企業の事情に合わせて個別にコンサルティングします。日本文化の理解につながる生活オリエンテーションも実施。ビジネスマナーや救急車の呼び方など、外国人が理解できる言語で案内します。

初めて外国人を受け入れる場合、人事側のタスクそのものが分からないはずです。トッパントラベルサービスでは給与の設計や社会保障制度の組み立て方についても、他社事例を踏まえてサポートします。まずは一括して業務を委ね、そこから自社で対応できる部分をマニュアル化しノウハウを蓄積してもらいたいと思います。

※在留資格申請は提携の行政書士への取り次ぎ・紹介となります。

株式会社トッパントラベルサービス
HP：https://www.toppantravel.com/

【取材・編集：＠人事編集部広告制作部】