おすすめの企業向け会計ソフトは？ 選び方のポイントと注意点を解説

前提１：実は大きな差はない

会計ソフトは、その名の通り会計業務を効率化するためのツールです。そのため、財務情報管理、仕訳入力、帳簿作成、税金計算など、必要な機能は基本的にどのサービスにも備わっています。機能の差に注目するのではなく、「自社のニーズや業務フローに合っているか」という観点でサービス選定を行いましょう。

ステップ1：業務フローを整理する

会計ソフトを導入する前に、現在の業務フローを整理することが大切です。
例えば、売上の記録方法、経費の管理方法、領収書や請求書の保管方法など、日常の経理業務の流れを明確にしましょう。情報の入力や管理において、エクセルや手書きの帳簿を使っている部分も明らかにします。どのような機能が必要か、またどの部分で時間を節約できるかが見えてきます。

業務効率をアップしたい

業務効率を上げるためには、自動化機能やAPI連携が重要です。
例えば、銀行口座との連携により、入出金情報の自動取り込みができるソフトや、クラウドストレージとの連携でデータのバックアップや共有が容易になるソフトがあります。また、一つのソフトで複数の業務（給与計算、人事管理など）を一元管理できるものもあり、業務の一貫性と効率を高めることができます。

誰でも簡単に作業できるようにしたい

会計業務に詳しくない従業員が使用することになる場合は、使いやすさを重視しましょう。
操作感が直感的なもの、ヘルプ機能やサポートオプションがあるものなど、「初心者向け」をアピールしているサービスは少なくありません。担当者がどこまで理解しているか、どのような仕様なら使いこなせそうかをすり合わせることが大切です。無料トライアルを利用するのもいいでしょう。

経費を削減したい

レシートや領収書のスキャン機能、カテゴリー分け機能など経費の入力を便利にするサービスや分析機能に優れたサービスを導入すれば、経費の管理を効率化できるだけでなく、無駄な経費を見つけ出し、コストの削減にもつなげられます。

リアルタイムで財務状況を分析・把握したい

クラウド型の会計ソフトは、オンラインでの管理や処理が可能です。スマートフォンやタブレットにも対応しており、リアルタイムで財務状況を把握する必要がある際に便利です。
また収支グラフや経費など、ダッシュボード機能が充実しているサービスを利用することで、各項目の推移が一目で分かります。

安定した資金繰りをしたい

安定した資金繰りを行うためには、決算書や資金繰り表の作成が必要です。しかし、記載しなければならない項目が多く、また資金繰り表にはさまざまなフォーマットがあるため、作成には手間と時間がかかります。
会計ソフトの中には、独自の資金繰り表フォーマットが用意されているだけでなく、銀行口座との連携によりリアルタイムでの入出金情報を取得し、自動更新してくれるサービスもあります。

企業規模が大きくなった

企業規模が大きくなると、多部門や多拠点の財務管理が必要となるため、多機能で柔軟性の高い会計ソフトを選ぶことが重要です。
例えば、複数の部門や拠点のデータを一元管理する機能のほか、生産管理や顧客管理などをしている別システムとの連携機能があるソフトを選ぶことで、経営の見える化や業務の効率化を実現できます。また、大規模なデータの取り扱いが可能で、セキュリティ面でも高い信頼性を持つサービスを選ぶことも大切です。

インボイス制度への対応

2023年10月からインボイス制度がスタートします。企業には、登録番号や適用税率、消費税額といった所定の項目を記載した「適格請求書（インボイス）」の発行が求められ、これがなければ仕入れや経費などの支払いの際に生じた消費税を控除できなくなります。
新しくインボイス制度に対応している会計ソフトを導入することで、対応した請求書の発行が容易に行え、複雑な業務を簡素化・効率化できます。

関連ページ：経理担当者必見｜インボイス制度と電子帳簿保存法の対策ポイントを解説

どの規模を対象にしたサービスかを知る

会計ソフトは、対象とする企業の規模によって提供する機能が大きく異なります。 例えば、大手企業向けのサービスは、多拠点や多部門の管理機能が充実している一方、中小企業や個人事業主向けのサービスは一般的に機能のシンプルさ、使いやすさに重きを置いている傾向があります。

自社の規模やニーズに合わないソフトを選んでしまうと、必要な機能が不足していたり、逆に使わない機能であふれていることがあります。さらに余計なコストがかかる原因にもなります。ベンダーが主なターゲットとしている規模や業種を確認しておくことで、ミスマッチの防止につながります。

セールスポイントをうのみにしない

多くの会計ソフトが「業務効率化」や「初心者向け」「シンプルな操作」などサービスの便利さをアピールしていますが、これらの表現は抽象的なものだと理解しておくことが大切です。
例えば、シンプルな操作感が売りなのであれば、その中で何ができて何ができないのか、機能の柔軟性を確認しましょう。エラーが発生した際の対応方法など、細かな点まで気付いて把握できれば運用のイメージもしやすくなります。

対応の度合いを確認する

前述した「インボイス制度」のほか「電子帳簿保存法」など、新たな税制に対応していることは会計ソフトの基本であると言えます。それらに対応していること自体は強い訴求点にならないため、選定を急いではいけません。
新たな法改正の際に機能面や使いやすさの対応の度合い、実際の操作画面、その他の機能の幅、サポート体制など、自社の業務フローやニーズにマッチしているかどうかを確認することが大切です。

「自動化」で安心しない

「◯◯の作業を自動化」「自動仕訳」はよく使われる表現であり、会計ソフトの基本機能の一つですが、対応範囲はサービスによって差があります。自動仕訳のルールが決まっているサービスもあれば、自社でルールを自由に設定できるサービスもあります。
また、はじめにオリジナルの勘定科目や取引先のデータを取り込む際は、手動で入力しなければならないということも考えられます。自動仕訳の精度に加えて、エラーが発生した際の修正は簡単なのか…など、具体的な範囲や内容を確認しましょう。

初期費用よりもランニングコストを重視する

初期費用は一度だけの出費ですが、ランニングコストは毎月、あるいは年間で発生します。会計ソフトは一般的に数年で変更するものではないため、初期費用を節約することよりも、ランニングコストを重視して選ぶことが賢明です。継続費用のほか、アップデート費用やサポート費用にも注意を払い、長期的な運用を見据えたコスト計算をすることがおすすめです。

関連ページ：会計ソフトの種類と費用は？ 機能のチェックポイントも解説

修正機能の要不要を考える

会計ソフトの中には、過年度の決算書を修正できる機能を備えたものもあります。後にミスが判明した際には便利な機能である一方、不正が行われてしまうリスクもあります。反対に、不正や誤操作を防ぐために過去の記録を修正できない会計ソフトも存在します。
事前の確認や入力作業の慎重さが求められますが、こうした制限のあるサービスを導入していることは企業への信頼にもつながります。修正機能の特性やメリット・デメリットを理解した上で、自社における要不要を考慮しましょう。

悩んだら業務フローの整理に立ち返る

「会計ソフトを導入するステップ」でも言及したように、サービス選定を進める上で、業務フローの整理は特に大切な作業です。
部署や事業場の数、業態によって大きく異なります。一部では紙による運用が残っていたり、請求書の集約場所が一つではなかったりと、まずは自社ならではの業務フローを正確に把握しなければ、そもそもどんな機能が必要かを言語化できません。
自社にマッチした会計ソフトが見つからないという課題に直面したら、面倒くさがらずに業務フローの整理に立ち返ってみるのも一つの手です。業務フローの改善こそが必要だったという場合もあるかもしれません。