中堅企業に勤める経理の約半数は“毎日出社”している。 「ハンコ」だけじゃない、テレワーク推進の盲点は「請求書」?

ラクスは、中小・中堅企業のバックオフィス業務の効率化、生産性向上を支援すべく、国内シェアNo.1の経費精算システム「楽楽精算」や契約継続率99%を誇る帳票発行システム「楽楽明細」などSaaS(クラウド)型の様々なサービスを展開しています。
今回、主に経理担当者をターゲットにしたオウンドメディア「経理プラス」にて4月20日から24日まで「テレワーク推進状況の実態」について緊急読者アンケートを行いました。いくつか新たな気づきがあったため、皆様にご紹介させていただきます。※情報は2020年5月20日時点

アンケート概要
• 調査元:経理担当者向けのお役立ち情報発信サイト「経理プラス」
• 有効回答数:571(内、経理・財務担当者469)
• 実施期間:2020年4月20日~2020年4月24日
• 対象者:「経理プラス」メールマガジン登録者

 

目次

  1. 「ハンコ」だけじゃないテレワーク推進の盲点? 経理の出社理由No.1は「請求書などの郵便物の受け取り・発送」だった
  2. アフターコロナも「テレワークできる体制必要」の声が9割超&テレワークできる“ニューノーマル”な体制構築に「前向きな姿勢」8割超
  3. 参考:そもそも経理はなぜテレワークが難しいと言われているのか?
  4. 参考:経理がテレワークするためのポイント
  5. テレワーク推進状況とITツール・システム導入率は正の相関関係。最も相関が高かったものは「チャットツール」、次点で「経費精算システム」
  6. コロナ鬱を予防? 業務の監視? テレワーク実施のために、約5人に1人が「丁寧なコミュニケーション(の設計)」を意識的に行っている
  7. 従業員数「301~400人」の企業規模に勤める約半数が毎日出社する一方、「500人以上」の企業規模に勤める約3割は全社的にテレワークを実施

「ハンコ」だけじゃないテレワーク推進の盲点? 経理の出社理由No.1は「請求書などの郵便物の受け取り・発送」だった

• 「自社がテレワークを推進したとしても、取引先がテレワークに対応していないと結局出社しないといけない」というコメントも
• ほか阻害要因として、定性コメントで「上層部の方針」「医療・福祉など、働く現場との不平等感」「推進者の不在」などが挙げられた

ラクス見解
・テレワークは自社のみでなく取引先全体との足並みを揃えることで最終段階に進むと言えるが容易でないため、他社の状況に関わらずテレワークの実施が推進できるようなサービスの展開が今後進んでいくであろう
・経理が扱う主な郵便物である「請求書」。郵送を減らすには、システム導入による帳票自動発行のほか、自社、取引先ともに極力PDF送付に対応をするという方法等がある

アフターコロナも「テレワークできる体制必要」の声が9割超&テレワークできる“ニューノーマル”な体制構築に「前向きな姿勢」8割超

• 「テレワークができる体制必要」9割超:Q12の回答「必要だと思わない」以外の合計
• 「前向きな姿勢」8割超:Q12の回答「必要だと思わない」以外×Q11の回答「なっておらず今後検討する予定もない」以外のクロス集計
※ テレワーク推進についての現場の意向は、前向き層(必要×準備・検討予定あり)82.7%、諦め層(必要×検討予定なし)10.3%、後ろ向き層(不必要×準備・検討予定あり)3.7%、ご無用層(不必要×検討予定なし)3.3%という比率

参考:そもそも経理はなぜテレワークが難しいと言われているのか?


引用元:「楽楽精算」で経理が楽にテレワークするための方法

参考:経理がテレワークするためのポイント

経理担当者がテレワークをするために必要な4つのポイントを解説します。
引用元:「楽楽精算」で経理が楽にテレワークするための方法

経費精算システムの導入でデジタル化

まずは「紙ベース」から脱却し、社外でも経理が業務を行えるようにするために、経費精算システムの導入で経費精算業務のデジタル化を進めるのがおすすめです。クラウド型の経費精算システムであれば、WEBに接続できる環境さえあればいつでも利用でき、申請者、承認者、経理担当者全員がテレワークになったとしても滞りなく経費精算周りのあらゆる作業を効率化できるなど、あらゆるメリットがあります。
ツールによっては、経理の負担を軽くするクレジットカード連携、自動仕訳機能、会計ソフト連携などの便利な機能も搭載。

小口現金の廃止

経理が手渡しする必要があった小口現金をなくすため、法人用のクレジットカードやプリペイドカードの利用に切り替えている会社も。
面倒な小口現金管理や手渡しするコストが削減されるメリットがあります。

領収書・請求書の電子化

PDFデータなどで確認できるようにすることで、請求書の押印・封入自体をなくしたり、承認者や経理の領収書チェックをPC上で出来るように。
出社して書類に押印するような手間もなくなります。

チャットツールやテレビ会議システムを利用

必要に応じて、テレビ会議システムやチャットを導入し、なるべく対面でのコミュニケーションと変わらないようなツールの準備を。

テレワーク推進状況とITツール・システム導入率は正の相関関係。最も相関が高かったものは「チャットツール」、次点で「経費精算システム」


コロナ鬱を予防? 業務の監視? テレワーク実施のために、約5人に1人が「丁寧なコミュニケーション(の設計)」を意識的に行っている

▼自由回答のコメントを一部抜粋

Q.10 テレワークを実施するためにシステム導入以外で工夫していることがあれば教えてください。
朝礼・昼礼等でのコミュニケーション 始業前と終業後のmtg、雑談チャンネルを作りコミュニケーションの活性化
RemoteViewによるPC環境+FaceTimeによる対面コミュニケーション 毎日部署内でビデオ会議を実施し、コミュニケーションを図っている
運動と効率的なコミュニケーション 健康管理、コミュニケーション
コミュニケーションの取り方、テレワーク時の労務管理、各自宅等のIT環境整備 コミュニケーションをこまめにとる
従業員同士のコミュニケーションのためのWeb飲み会補助などもあり チャットツールをつかって気軽に密にコミュニケーションをとる
コミュニケーションを密に取る、自他の業務内容をお互い把握するようにする コミュニケーションを取るために、雑談用チャットを作成
メンバーとのコミュニケーション、PCモニター購入 こまめにコミュニケーションの為に連絡を取り合う
コミュニケーションをこれまで以上に行うこと また、テレワークであっても対面であってもコミュニケーションは重要な為、日ごろから1on1や部門間の情報共有機会の確保は必要
コミュニケーションツールの有効活用での連携強化 なるべく細かくコミュニケーションをとる
メールも併用して担当者間のコミュニケーションを図るようにしている 朝礼、夕礼でのビデオ会議や電話会議を必ず実施すること
メールやLINEを使いコミュニケーションをとっている  

・対面で接する機会がない分、朝夕の定例会実施や雑談用チャットの作成、こまめな報連相をする意識を実現している企業が多い。その一方で未記入も多く、約6割を占める。

従業員数「301~400人」の企業規模に勤める約半数が毎日出社する一方、「500人以上」の企業規模に勤める約3割は全社的にテレワークを実施

• 「全社的にテレワーク実施」という回答は501人以上の規模では28.8%を占め、全体の16.6%と比べて高い傾向にあるとわかる。その一方で301~400人は3.6% 、401~500人規模は4.8%に留まる
• 301~400人規模は「週5日以上出社」が46.4%、テレワーク実施が最も進んでいない

ラクス見解
301~400人規模の企業でテレワークが最も進んでいない要因として、小規模の会社と比較し意思決定に時間がかかることや、大企業と比較するとシステムや制度の整備が進んでいない傾向にあるということが推測される。【おわり】

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