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中堅企業の経理の8割超が“不正が起こる可能性がある”と考える 小口現金の管理業務の実態と経理の苦労とは?

ラクスは、中小・中堅企業のバックオフィス業務の効率化、生産性向上を支援すべく、国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」や契約継続率99%を誇る帳票発行システム「楽楽明細」などSaaS(クラウド)型の様々なサービスを展開しています。
経理担当者による巨額の着服事件が相次ぐ中、今回、特に経理担当者をターゲットにしたオウンドメディア「経理プラス」にて7月9日から19日まで「小口現金の管理業務の実態」について緊急読者アンケートを行いました。調査から見えた「不正のリスクが潜む小口現金の管理業務の実態」や「小口現金の帳簿と現金が合わなかった時の対処法」を紹介いたします。皆さまのお役に立てれば幸いです。

※ ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

アンケート概要
• 調査元:経理担当者向けのお役立ち情報発信サイト「経理プラス」
• 有効回答数:354(内、経理・財務担当者297)
• 実施期間:2020年7月9日~2020年7月19日
• 対象者:「経理プラス」メールマガジン登録者

参考:小口現金とは

小口現金とは、日々発生する会社の経費を精算するために少額の現金を手元で管理しておくことです。業務で外出する際の交通費や、急に発生した慶弔費、備品を購入する経費として使用します。小口現金担当者(用度係)は毎営業日の業務終了後に、手元の現金を数え、支出の記録、残高に問題がないかを確認する必要があります。多くの場合は小口現金出納帳で管理します。
引用元:小口現金管理をラクにする3つの方法と廃止のススメ|経理プラス

小口現金に関する巨額の横領事件が相次いで発生している。
参考:女性職員不正経理1444万円県まちづくり区画整理協会が発表(福島民報社)
参考:生活保護費1千万円横領、「借金に充てた」市職員を免職(朝日新聞)

・「小口現金を使った経費精算を行っている」7割超

目次

  1. 不正のリスクが潜む小口現金の管理業務の実態が明らかに 「不正が起こる可能性がある業務だと思う」8割超&「小口現金を一人で入出金できる環境にある」6割超
  2. 小口現金の帳簿と現金が合わなかった時の対処法 約7人に1人が「現金の不足分をこっそり自腹で処理」
  3. 「毎日の金額チェック」や「銀行での出金・両替」 経理の7割超が「負担に感じる」意外と知らない小口現金管理の苦労
  4. 経理の約9割が「小口現金を使った経費精算を減らしたい」と回答するも小口現金を廃止できない理由とは?
  5. 銀行振込?法人用クレジットカード?小口現金廃止のカギとは
  6. 「経費精算ではキャッシュレス決済に対応していない」5割超 個人での利用が広まる「QR・バーコード決済」への対応は2%にとどまる

不正のリスクが潜む小口現金の管理業務の実態が明らかに 「不正が起こる可能性がある業務だと思う」8割超&「小口現金を一人で入出金できる環境にある」6割超

•「一人で入出金できる体制にある」かつ「不正がないかチェックする体制になっていない」という不正発生のリスクが高い状態にある企業が全体の24.7%という結果に

小口現金の帳簿と現金が合わなかった時の対処法
約7人に1人が「現金の不足分をこっそり自腹で処理」

•その他の回答の中には、「自腹を切らされた」という回答も

ラクス見解
帳簿と残金の金額にズレがあった場合、原因の調査には多くの手間と時間がかかり、解消しない場合の責任の追及にも負担がかかることから、少額のズレであれば自腹で処理してしまった方が楽だ、という判断に繋がってしまうと推測される。

「毎日の金額チェック」や「銀行での出金・両替」 経理の7割超が「負担に感じる」意外と知らない小口現金管理の苦労


•業務の手間だけでなく「盗難や紛失の不安」「1円のずれも許されないプレッシャー」「不正を疑われるのではという不安」といった精神的な痛み・ストレスを感じていることがわかる

ラクス見解
・コロナ禍の影響により銀行が予約制となり、都合の良いタイミングで銀行へ行けない等、小口現金担当者の負担はさらに増すことが予測される。
▼三井住友銀、全支店で来店予約受け付け3密を予防(2020年7月6日・日本経済新聞)
https://www.nikkei.com/article/DGXMZO61185170W0A700C2EAF000/

経理の約9割が「小口現金を使った経費精算を減らしたい」と回答するも小口現金を廃止できない理由とは?

•その他の理由として、定性コメントで「振込にすると社員の立替負担が増すため」「振込にしたが口座は奥様が管理しているため現金がよいと言われた」などがあげられた

銀行振込?法人用クレジットカード?小口現金廃止のカギとは

ラクス見解
立替経費を銀行振込とする場合、給与と合算すると振込手数料を抑えることができる一方で、社員の立替負担が増えることがネックとなっていると推測される。
・法人用クレジットカードは、社員の立替負担を軽減できるほか、精算漏れや不正の防止といったメリットが考えられる。また、経費精算システムと連携すると、利用明細を自動で取込み、手入力なしでそのまま経費の申請・精算ができるなど、さらなる業務効率化が期待できる。

「経費精算ではキャッシュレス決済に対応していない」5割超 個人での利用が広まる「QR・バーコード決済」への対応は2%にとどまる

•対応しているものとして最も回答の多かった法人用クレジットカードについて、「法人用クレジットカードは役員など一部のみ」「ガソリンのみクレジットカードを作成した」といった、カードの用途や利用者を絞った運用をしているというコメントも

ラクス見解
各種キャッシュレス決済の対応によって業務効率化するには、経費精算システムの導入が必須。経費精算システム市場では、QR・バーコード決済サービスとの連携を進める等、企業のキャッシュレス対応に備え機能連携を推し進めるサービスもあるが、ユーザーニーズとしてはまだまだこれからか。

 

【おわり】

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