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Withコロナのニューノーマル?

オンライン飲み会は経費で落ちるのか? 完全テレワーク下での経費精算と会計処理の事例

コロナ禍で増える「オンライン飲み会」。プライベートだけでなく、社内の懇親会・歓送迎会といった場面でも使われるケースが増えてきています。
そこで気になるのが、オンライン飲み会は経費で落とせるのか? という点です。

仕事関連のオンライン飲み会における経費の扱いについては、Twitter上でも多くの意見が出るなど、「オンライン飲み会 × 経費」の動きに関心が高まっています。
そこで今回は、経費精算システム「楽楽精算」を提供するラクスが実施した「オンライン新人歓迎会」を例に、オンライン飲み会における経費処理のポイントやフローについて解説を行います。

目次

  1. ラクス実施「オンライン歓迎会」概要
  2. 「オンライン歓迎会」ステップ① 実施前:経理に相談
  3. 「オンライン歓迎会」ステップ② 実施前:飲み物、おつまみ、 Zoom の調達
  4. 「オンライン歓迎会」ステップ③ 実施後:経費精算
  5. 「オンライン歓迎会」ステップ④ 実施後:経理の対応
  6. まとめ 今回のケースにおける経費精算イメージ
  7. 参考 オンライン飲み会におけるその他経費精算例

ラクス実施「オンライン歓迎会」概要

新型 コロナウイルス の 感染拡大にともなう緊急事態宣言により、 ラクスではほとんどの従業員がリモートワーク体制になり、毎年恒例の新人歓迎会も延期となっていました。
しかし、「オンライン飲み会」が流行していることから、延期となっていた新人歓迎会をオンライン形式で実施することにしました。
ラクスではチームのコミュニケーション促進のための予算があらかじめ決まっており、歓迎会もこれにあてはまるため平時では経費で実施していたのですが、オンライン での飲み会となると経費として認められるのか、認められる場合はどのように処理すれば良いのか、を検証しました。

「オンライン歓迎会」ステップ① 実施前:経理に相談

◎オンライン歓迎会の費用は経費で落ちる?

オンライン歓迎会実施にあたり、
・各自の飲み物、おつまみ購入費用
・Zoom有料版の利用費 について
経費精算は可能かどうかを相談

⇒「福利厚生費での計上で経費精算可能」 との回答を得て、実施決定
※ラクスの福利厚生費計上の条件:社内メンバーのみで実施
予算は1人 5,000 円以内
Zoomは歓迎会のみで利用すること

◎申請方法は?

通常の懇親会実施時と同様、楽楽精算に購入先や目的などを入力し事前申請。
※楽楽精算の場合、目的(歓迎会)を入力すれば勘定科目(福利厚生費)が自動入力される。申請は参加者各自で行った。

「オンライン歓迎会」ステップ② 
実施前:飲み物、おつまみ、 Zoom の調達

◎飲み物、おつまみの調達

各自好きな飲み物、おつまみを購入
⇒支給されているコーポレートカードで購入をするか、各自で立替。
いずれの場合も領収書が必須。

◎Zoom の有料版を契約

Zoomは無料版を使用すると40分で会議が終了されてしまう仕様のため幹事が代表して有料版の契約を行う。
支払いは飲み物、おつまみの調達と同様に、支給されているコーポレートカードを使用し行った。

「オンライン歓迎会」ステップ③
実施後:経費精算

◎歓迎会後、各々経費精算を行う

必要な手続き(いずれも楽楽精算を利用)
①領収書のアップロード
スマホで楽楽精算のアプリを立ち上げ飲み物やおつまみ購入時の領収書の撮影、アップロードを行う。
領収書の原本提出は出社時で可というルールのため、原本提出のための出社は不要

②経費精算の入力
領収書をアップロードすると店名、金額等の項目は自動的に読み取られて明細が登録されるので、参加人数、参加者名等を入力し、申請ボタンを押せば申請が完了。

■「オンライン歓迎会」ステップ④
実施後:経理の対応

◎勘定科目はどうする?

今回の場合、「福利厚生費」で処理を行う。
※福利厚生費を使用する意義
・社員への還元
・法人税の節税 いう2つの視点がある。
参考:「福利厚生費と法定福利費、何が違う?福利厚生費に計上できる支出とは | 経理プラス」

◎処理のために出社は必要?

楽楽精算を利用することで、全てオンラインで対応。
全社的にリモートワーク対応の中、経理も出社をせずに処理を完了した。

まとめ 今回のケースにおける経費精算イメージ

◎勘定科目

福利厚生費

◎経費処理フロー

◎補足
完全リモート下での経費精算ポイント
・申請・承認はすべてPC ・スマホから行う
・領収書はデータで申請時に提出し原本は次回出社時に提出。

参考 ■オンライン飲み会におけるその他経費精算例

◎勘定科目

福利厚生費、もしくは会議費
※会社や参加者、 1 人あたりの利用金額等の条件によって異なる

◎経費処理フロー
(経費精算システムを使わない場合)

◎補足
代表者立替ではなく参加者各自の立替となるケースが想定されるため、 平時よりも申請件数が増えることが想定される

 

【おわり】

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