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「学ぶ。みがく。変わる。」かんき出版の“誌面”研修

「話が長い」「結論は?」とは言わせない!説明下手を直す4つのコツ

研修で新入社員の理解度が足りないのは、実は研修担当者の説明が原因かもしれません。あなたは「わかりやすい説明」を意識していますか? かんき出版の社員研修の中から、人事担当者へおすすめの研修プログラムを”誌面”上で体験していただく「かんき出版の”誌面”研修」。第4回は、説明力を身につけるための『わかりやすい説明力向上研修プログラム』の内容を、一部ご紹介します。

目次
  1. 8割以上の人が「説明」が苦手
  2. 改善策1.「わかりやすい説明」とは
  3. 改善策2.「自分本位」から「相手本位」に切り替える
  4. 改善策3.「相手の状態」を意識する
  5. 改善策4.伝えたいことを一文にまとめる
  6. 相手を納得させる「話し方の順番」とは?

8割以上の人が「説明」が苦手

木暮太一氏の著書『大事なことを一瞬で説明できる本』の表紙

「話が長いよ!」「で、結論は?」そんな風に言われたことはありませんか?

ビジネスにおいて、会議や営業、プレゼンや社外との交渉など、「説明」が避けられないシーンは多々あります。しかし、ある調査によると、「説明が苦手」と感じているビジネスパーソンは、なんと81・4%。多くの人が「説明」に苦戦していることがわかります。

どうすれば、相手に伝わる説明ができるのか。そもそも「わかりやすい説明」とはどんなものか。それをレクチャーするのが『わかりやすい説明力向上研修』です。講師の木暮太一氏は、ベストセラー経済作家であり、情報番組のコメンテーターなども務めるコミュニケーションのプロ。説明のうまい・へたは「センス」ではなく「科学」である、という信条のもと、「説明力」を向上させるためのノウハウを教えてくれます。

今回は、木暮氏の最新著書『大事なことを一瞬で説明できる本』【写真】より、研修にも使われるエッセンスを抜き出してご紹介します。

改善策1.「わかりやすい説明」とは

わかりやすい説明の三大要素は、ずばり「自分ごとと思ってもらう」「整理されている」「かみ砕かれている」です。声のトーンやユーモアセンスなどは関係なく、この三要素が備わっていれば、相手は耳を傾けてくれるのです。
この中で第一に行わなければならないのが、「相手に〝自分ごと〞と思ってもらう」こと。
多くの人は、自分本位の説明から抜け出せません。「私はこれを伝えたい」「この商品の紹介をしたい」というのは「伝える側の都合」です。根本的に、人は自分の興味のある話、自分にとって必要な情報でなければ聞いてくれませ ん。
たとえば、街頭演説では、どんなに必死な訴えであっても、ほとんどの人は関心を持たずに通り過ぎます。多くの人が「自分に関係のある話ではない」と感じているからです。まずは、相手に「関係のある話」だと思わせ、聞く耳を持ってもらうところがスタートです。

改善策2.「自分本位」から「相手本位」に切り替える

かんき出版本社で人事担当者向けに実施された「無料体験デモセミナー」の様子

相手に「自分ごと」だと感じてもらうには、伝える側の考え方を「相手本位」に切り替えることが必要です。こちらの都合とは関係なく本当に相手が望んでいることは何か。それを考え、相手に提示するのです。

そのために、第一声を変えてみましょう。最初の「つかみ」の最強フレーズは、「今日は、あなたが強く望んでいた○○を解決/実現する話をいたします」です。

どんな言葉を当てはめれば、相手の心を掴むことができるでしょうか。会議のシーン、営業、顧客への提案のシーンなどあなたの事例に当てはめて、さまざまな応用例を考えてみましょう。
【写真】かんき出版本社で人事担当者向けに実施された「無料体験デモセミナー」。木暮氏が社員向けに行うセミナー内容を紹介した(2016年9月8日編集部撮影)

改善策3.「相手の状態」を意識する

次に、「伝える相手とは誰なのか」を明確にしておく必要があります。話がまとまっていない、何を言っているのかわからない、と言われてしまう一番の原因は、事前に「誰に伝えるか」を明確にしていないからです。
「誰に」かなんて当然わかっているよ、と思うかもしれません。しかし、伝える対象として考えなければならないのは、「相手の状態(聞く姿勢)を含めて」です。
あと5分で会社を出なければいけない上司なのか、あなたの話を聞く気満々で待っている顧客なのか、相手の状態によって伝え方はまったく異なってくるでしょう。

改善策4.伝えたいことを一文にまとめる

相手をしっかりと定めたら、今度は「何を伝えるか?」を明確にします。「何を?」と問われて「新商品について伝えます」「市場の変化について伝えます」という答えでは不十分です。
新商品といっても、その何を伝えるのでしょうか? 価格? デザイン? それとも機能の見直し? そこまで明確にするべきなのです。
そのために有効な考え方が「結論の一文を決める」こと。前置きや相手に納得してもらうためのデータ、補足情報をすべて捨てて〝一文〞しか伝えられないとしたら、何を伝えるか。その情報を絞り込みましょう。
この絞り込みが難しい、と感じる人には〝15秒ルール〞をお勧めします。もしも15秒しかなかったら、何を伝えたいか。突き詰めて考えてみれば答えは出てくるでしょう。

相手を納得させる「話し方の順番」とは?

「テンプレップの法則」を説明する図

話すべき内容のコアを明確にしたら、具体的に文章を組み立てていきましょう。

筆者が提唱する伝え方の公式があります。それが「テンプレップの法則」。【図】これは、情報を整理する際に話がわかりやすくなる6つの「順番」を示すものです。
この法則は、相手が話を理解・納得するために必要な要素がすべて盛り込まれています。少し応用を加えれば、どんなシーン・テーマにも使えるので、ぜひこの法則を使って話を組み立ててみてください。

以上、ほんの一部ですが研修の内容のベースとなるノウハウをご紹介しました。
実際の研修プログラムでは、このほかにも、〈整理して〉〈かみ砕いて〉〈人を動かす〉コツをさらに具体的に解説していきます。知識だけでなく、「わかる」を「できる」に落とし込むための実践的な仕掛けやワークも満載です。
木暮氏はこの『わかりやすい説明力向上研修』のほかにも、『自分の言葉で人を動かす伝え方研修』『文章の書き方研修』など担当しています。

また、最後に受講された方の声をご紹介させていただきます。
「相手に仕事の重要性を伝えるワーク、最初と最後では説明の仕方がガラリと変わりました。また聞く姿勢も変わってすんなりと内容理解ができました」
「今日から活用できる話が聞けて非常にためになった。私の会社の主力事業がB to Cなので、まさに一般のお客様に自社の業務内容や商品を分かりやすく伝えられる能力が大事だと改めて実感しました」
「最初と最後で話している自分でさえもが分かりやすくなっていました。話す内容が頭で整理でき、何を伝えたいのかを客観的にみることが出来ました」

※この記事はフリーマガジン「@人事第6号」(2017/1/16発行)の転載記事になります。

「かんき出版の社員研修」

出版社の強みをいかした豊富なネットワークにより、有名作家が講師として登壇するのが特徴。あらゆるテーマのプログラムを取り揃え、企業の問題点の解決につながるようカスタマイズして提供している。講師陣の著書からカリキュラムを具体的にイメージしやすい。
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