給与計算の３つのリスクと給与計算システム導入のメリット・デメリット

税務

給与計算には、所得税、住民税、社会保険料などの税務処理が必要です。さらに、法令改正にも適切に対応する必要があります。法令への適応不足や計算、入力のミスがあると、納税額に誤りが生じたり、税務調査の対象となる可能性や、税務当局からペナルティを受けるリスクが増えます。

労務

労務に関するリスクは、給与計算のミスによって従業員とのトラブルに発展することです。給与の計算ミスや、残業代の未払いなどは、従業員の不満や不信感を招くだけでなく、訴訟に発展する可能性もあります。また、これらの問題は労働基準法違反となることもあり、企業にとっては大きなリスクとなり得ます。

情報漏えい

情報漏えいとは、個人情報や機密情報が不正に取得され、外部に流出してしまうことです。給与計算に関連する従業員の氏名、住所、勤務先、給与額などの情報が漏えいすると、従業員のプライバシーが侵害されるリスクのみならず、その情報が悪用される恐れも生じます。さらに、企業の信頼性にも影響が出る可能性があります。

決まりごとを覚える

給与計算には、基本給や残業代の計算方法、各種手当の支給条件、税金や社会保険料の計算方法など、多くのルールが関わってきます。これらのルールは、従業員の年齢や勤務形態によって異なることもあり、全てを正確に把握することは容易ではありません。

記録を確認する

給与計算には、勤怠データの確認が欠かせません。さらに、社員の特別な状況、例えば育休からの復帰後の時短勤務や、会社の任意参加イベント、遠方への出張など、勤務時間の計算が複雑になるケースも考慮する必要があります。

最新の法律を知る

給与計算に関わる法律やその解釈は頻繁に更新されるため、最新の情報を常に把握し、それを給与計算に適用することが必要です。特に、社会保険料の率や副業に関する規定など、細かな変更が頻発する部分に注意が求められます。これらの変更を手作業で追い続けることは大変であり、ミスのリスクも高まります。

給与計算業務の効率化

給与計算システムの導入により、給与計算業務が大幅に効率化されます。計算や手続きを自動化できるため、給与計算に要する時間を短縮できます。さらに、一部のシステムでは、給与明細の作成や年末調整も自動で対応可能です。

属人化の解消と引き継ぎ作業の軽減

給与計算システムの導入により、必要な情報がシステム上に蓄積・一元管理されるため、業務の属人化を防ぐことができます。システムの操作を習得すれば、誰でも給与計算が可能となり、引き継ぎもスムーズに行えます。

人的ミスの削減

給与計算システムには、計算式や手順が組み込まれており、計算ミスを大幅に減少させることができます。もしミスが発生した場合も、給与計算の履歴から原因を迅速に特定し、修正が可能です。

人件費・外注費のコスト削減

給与計算システムの導入により、勤怠データの入力、計算、給与明細の作成などの手間と時間を大幅に節約し、給与計算にかかる人件費や外注費を削減できます。

法令違反の防止と法改正への適応

給与計算システムを導入することで、以下の法令違反の防止につながります。

・法定労働時間の超過や休憩時間の不履行による労働基準法違反
・源泉徴収漏れや過徴収による税法違反
・社会保険料の未納や過徴収による社会保険法違反

さらに、税率や社会保険料率の変更、労働基準法の改正、マイナンバー制度などの法改正にも速やかに適応します。システムを利用すれば、法改正に伴う変更を自動で取り込み、リアルタイムでの確認が可能となり、法令違反の早期発見や対応が容易になります。

エラー回避とデータ改ざんの防止

給与計算システムでは、給与計算の計算式や手続きを標準化できます。これにより、手作業による計算や入力ミスを防止し、給与の誤算や漏れを防ぐことが可能です。また、給与明細や源泉徴収票などの重要書類は、システム上で安全に保管することができるため、紛失や改ざんを防止できます。

セキュリティの安心感

給与計算システムは、不正アクセスや情報漏えいなどのセキュリティ対策が施されています。これにより、情報資産を守り、従業員のプライバシーも保護されます。

導入するための初期費用

給与計算システムの導入には、システム購入費、設定やデータ移行のための導入費、そして従業員研修の費用が必要です。企業はこれらの初期費用を予算に組み込み、慎重に計画する必要があります。

ランニングコストやカスタマイズの費用

給与計算システムの運用には、月額や年額の利用料としてのランニングコストが必要です。このコストには、システムの利用料のほか、保守やメンテナンス費も含まれます。
また、特定の要件に合わせてシステムをカスタマイズする場合は、そのための追加費用も考慮する必要があります。

慣れるまでの時間や教育が必要

給与管理システムは、従来の手作業による給与計算とは異なる操作方法や画面構成を持っています。ただシステムを導入するだけでは、その効果を最大限に活用するのは難しいでしょう。従業員がシステムを効果的に利用するためには、一定の期間システムに慣れる時間が不可欠であり、適切な研修が必要です。

クラウド型の場合のインターネット環境

クラウド型の給与管理システムは、インターネットを通じて利用するため、安定したインターネット環境が必須です。インターネット環境が不安定な場所では、システムの利用が困難になることがあります。また、インターネット接続に障害が発生した場合、一時的にシステムにアクセスできなくなるリスクも考慮する必要があります。

セキュリティリスクと不安

給与管理システムは、従業員の個人情報や給与の詳細などの機密データを扱います。このため、セキュリティの確保は欠かせません。特にクラウド型の給与管理システムでは、データの送受信がインターネット上で行われるため、外部からの不正アクセスやデータの漏えいのリスクが高まります。適切なセキュリティ対策と定期的な更新を行い、情報の安全性を確保することが必要です。

特定の時期に業務量が増加する

給与計算は、月末や年末といった特定の時期に業務量が増加します。特に月末は、勤怠管理や経費精算などの他の業務も集中するため、人事や経理の担当者にとっては負担が大きい時期です。そのため、システムの処理能力やパフォーマンスが十分でないと、業務遂行に遅延や支障が生じる可能性があります。

さらに、年末などの繁忙期には、一時的な人手を確保するためにパートや派遣社員を採用する企業も少なくありません。しかし、非正規の社員が重要な情報にアクセスすることは、情報漏えいのリスクを高める可能性があるため、適切なアクセス制限や教育が必要です。