テレワーク、副業制度導入時の勤怠管理は？
注意点を解説

正確な勤怠情報の把握

企業は、従業員一人ひとりに対して、以下の勤怠情報を正確に把握する義務があります。

• 出勤時間、退勤時間
• 労働時間、休憩時間
• 時間外労働（残業）時間、深夜労働時間、休日労働時間
• 出勤日数、欠勤日数
• 有給取得日数、残日数など

これらは労働基準法によって定められており、法令違反を防ぐために適切な勤怠管理をする必要があるのです。

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テレワークやハイブリッドワークを導入すると、家庭やカフェ、コワーキングスペースといった複数箇所での作業が増え、出退勤の時間や休憩時間の集計も複雑化するため、従来のオフィスワークでの勤務を前提としていた勤怠管理方法では対応しきれない状況が生じます。場合によっては法令違反を犯すリスクもあるでしょう。

人事評価の難しさ

テレワークやハイブリッドワークでは従業員の勤務態度を直接確認できないことが多く、人事評価が難しくなるケースがあります。成果だけでなく、プロセスや努力も評価の対象とする場合、どのようにそれを可視化し、評価するかが課題です。

職種によっては成果が分かりづらく、単純に勤務時間が評価の指標になってしまうことも。管理体制を整えずにテレワークやハイブリッドワークを導入してしまうと、出退勤のタイミングや残業時間を正確に記録できず、あいまいな人事評価につながってしまうため注意が必要です。

長時間労働になりがち

自宅で勤務する場合、仕事とプライベートをうまく分けられず、つい長時間労働をしてしまう従業員もいます。法定労働時間を超えて働いてしまった従業員には割増賃金を支払わなければなりません。さらに長時間労働は健康に支障をきたすリスクもあるため、適切な指導が必要になります。

チャットや電話、Web会議システム

チャットや電話をこまめに活用してリアルタイムに勤務状況を報告し合うことができます。テレワークやハイブリッドワーク下で不足しがちなコミュニケーションの機会を補い、やる気の低下やサボりを抑制する効果も期待できます。またWeb会議システムを常時接続して在席確認に活用する方法もあります。

反面、時として情報漏えいのリスクがある、過度な監視状態を生んでしまいかねない、さらに出退勤の打刻や勤務時間の集計には向いていないといったデメリットがあります。

業務可視化ツール

従業員の業務プロセスを可視化し、業務改善や勤怠管理に役立つツールです。従業員の業務の進捗を一目で確認でき、評価やフィードバックがしやすくなります。加えて業務の重複や無駄を発見しやすく、効率的な業務配分が可能になります。ただし従業員の情報更新が遅れると実際の業務内容とのギャップが生じるため、うまく活用できるよう浸透を徹底する必要があります。

勤怠管理システム

勤怠管理に特化したシステムです。パソコン、スマートフォン、タブレットなどで利用できます。従業員の打刻や労働時間がリアルタイムで反映され、集計から分析まで一元的に行えるため、テレワークやハイブリッドワークに適しています。

不正申告や法令違反を予防する機能を備えているほか、給与計算ソフトとの連携もでき、これまで人事・労務担当者が手作業で行ってきたさまざまな業務を効率化してくれます。

エクセルやタイムカードといった従来の勤怠管理方法に比べてコストがかかるだけでなく、企業の規模や勤務形態に応じたシステム選定が必要となり、即時導入が難しい点などは考慮しておきましょう。

勤怠管理ルールを新たに決め、周知徹底する

テレワークやハイブリッドワーク、副業制度の導入に伴い、従来の勤怠管理ルールだけでは対応しきれない場面が増えてきます。勤怠情報をどのような方法で記録するのか、ツールや運用の仕方について事前に周知徹底することが重要です。

また実際に運用してみて気付いた不便な点や不具合について従業員から適宜報告してもらい、定期的にルールの見直しをしてもいいでしょう。変更点はその都度周知します。必要に応じてマニュアルを作成しておけば従業員がいつでも参照できるようになります。

副業している従業員に対して健康確保措置を実施する

企業は、副業をしているかに関わらず従業員の健康診断、長時間労働者に対する面接指導、ストレスチェックやこれらの結果に基づいた事後措置（健康確保措置）を実施しなければなりません。

参照：厚生労働省「副業・兼業の促進に関するガイドライン」（平成30年1月策定、令和4年7月改定）

従業員の働きすぎを防ぐため、企業は定期的な健康確保措置を実施し、一人ひとりの健康状態を確認することが必要です。副業の労働時間を決めるのは従業員本人ですが、2-1で解説したように通算ルールが適用されるケースも多いため、副業の仕事量や労働時間に対してある程度把握しておくと安心です。

場合によっては残業や休日出勤の免除など必要に応じた対応ができるよう、事前に労使間で協議するのが良いでしょう。

コミュニケーションを増やす

テレワークやハイブリッドワーク下では、従業員間の直接的なコミュニケーションが減少しがちです。そのため、オンラインツールを活用して定期的なミーティングや面談、交流の機会を設け、従業員の状況を確認することが重要です。従業員のモチベーション維持や問題の早期発見につながるだけでなく、勤怠への意識を持たせることもできます。

勤怠管理システムを活用する

勤怠管理システムを導入することで、テレワークや副業制度導入下でも従業員の勤怠情報が正確に把握でき、適切な人事評価につなげられます。また法改正に伴ってアップデートされるため、「知らず知らずのうちに法令違反をしてしまった」という事態を防ぐことができます。

サービスによっては残業時間の上限規制が設定でき、抵触しそうな従業員をアラート表示してくれるものもあるため、副業をしている従業員に対して先回りして警告し、長時間労働の是正を促すことも可能です。
また、煩雑になる勤怠管理業務を効率化する意味でも人事・総務担当者の助けになるでしょう。