第6回【名古屋】総務・人事・経理Week(RX Japan株式会社)第6回【名古屋】総務・人事・経理Week(RX Japan株式会社)

テレワーク、副業制度導入時の勤怠管理は?
注意点を解説

働き方改革、そして新型コロナウイルスの影響によって、人々の働き方は大きく変わりました。代表的なものにテレワークやテレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドワーク、そして副業制度が挙げられます。こうした変化が従業員の健康やワークライフバランスの向上に貢献している一方で、企業側には法令違反のリスクを防ぎつつ、柔軟かつ正確な勤怠管理が求められるようになりました。
このページでは、さまざまな働き方に合わせた勤怠管理を行うための知識や方法について解説します。

目次

テレワークにおける勤怠管理の課題

近年、従業員の状況に応じた柔軟な働き方を実現するため、テレワークやハイブリッドワークを導入する企業が増えています。しかし、従業員の働く姿が見えにくいことで生じる課題があることも忘れてはいけません。

正確な勤怠情報の把握

企業は、従業員一人ひとりに対して、以下の勤怠情報を正確に把握する義務があります。

  • 出勤時間、退勤時間
  • 労働時間、休憩時間
  • 時間外労働(残業)時間、深夜労働時間、休日労働時間
  • 出勤日数、欠勤日数
  • 有給取得日数、残日数など

これらは労働基準法によって定められており、法令違反を防ぐために適切な勤怠管理をする必要があるのです。

関連ページ:勤怠管理とは? 目的や必要性、主な方法を解説

テレワークやハイブリッドワークを導入すると、家庭やカフェ、コワーキングスペースといった複数箇所での作業が増え、出退勤の時間や休憩時間の集計も複雑化するため、従来のオフィスワークでの勤務を前提としていた勤怠管理方法では対応しきれない状況が生じます。場合によっては法令違反を犯すリスクもあるでしょう。

人事評価の難しさ

テレワークやハイブリッドワークでは従業員の勤務態度を直接確認できないことが多く、人事評価が難しくなるケースがあります。成果だけでなく、プロセスや努力も評価の対象とする場合、どのようにそれを可視化し、評価するかが課題です。

職種によっては成果が分かりづらく、単純に勤務時間が評価の指標になってしまうことも。管理体制を整えずにテレワークやハイブリッドワークを導入してしまうと、出退勤のタイミングや残業時間を正確に記録できず、あいまいな人事評価につながってしまうため注意が必要です。

長時間労働になりがち

自宅で勤務する場合、仕事とプライベートをうまく分けられず、つい長時間労働をしてしまう従業員もいます。法定労働時間を超えて働いてしまった従業員には割増賃金を支払わなければなりません。さらに長時間労働は健康に支障をきたすリスクもあるため、適切な指導が必要になります。

副業制度導入時の勤怠管理とコンプライアンス

働き方の多様化に加え昨今の不況を受け、副業への関心が高まっています。厚生労働省は「副業・兼業の促進に関するガイドライン」を作成してこの流れを後押ししており、副業を認める企業も増加傾向にあります。

参考:厚生労働省「副業・兼業の促進に関するガイドライン」(平成30年1月策定、令和4年7月改定)

ただし、副業制度を導入するにあたって、企業側にはコンプライアンスの確保とそれを踏まえた勤怠管理が求められます。副業を認めることで生じる主な課題と対策について確認しましょう。

通算ルールを考慮しなければならない

労働基準法第38条第1項で副業に関して「労働時間は、事業場を異にする場合においても、労働時間に関する規定の適用については通算する」と規定されています。つまり従業員の本業と副業における労働時間が合計されることを考慮しなければならないのです。これを「通算ルール」といいます。

企業側は、通算ルールに沿った上で、法定労働時間と36協定で定めた時間外労働時間の範囲に収まるよう、従業員の勤務時間を管理する必要があります。ただし、従業員が個人事業主として労働時間規制が適用されない働き方をしている場合は通算ルールの適用外になるので、事前によくチェックしておきましょう。

留意すべき4つの義務

企業と従業員が雇用契約を結ぶ際、双方に義務が発生します。厚生労働省は、副業制度を導入する場合は次の4つの義務に留意する必要があるとしています。

・安全配慮義務
企業は従業員に対し、生命、身体の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をする義務がある。そのため、長時間労働などによって本業への支障がある場合、企業は従業員に対して副業・兼業を禁止または制限することができる。

・秘密保持義務
従業員は、本業における業務上の秘密を守る義務を負っている。そのため、企業は自社の秘密が漏えいするリスクを感知した場合、従業員に対して副業・兼業を禁止または制限することができる。

・競業避止義務
従業員は、在職中、自社と競合する業務を行わない義務を負っている。そのため、企業は自社の正当な利益が害される場合、従業員に対して副業・兼業を禁止または制限することができる。

・誠実義務
従業員には、使用者の名誉・信用を損なわないなど誠実に行動することが要請される。そのため、企業は自社の名誉や信用を損なう行為や、信頼関係を破壊する行為がある場合、従業員に対して副業・兼業を禁止または制限することができる。

参照:厚生労働省「副業・兼業の促進に関するガイドライン」(平成30年1月策定、令和4年7月改定)

特に、長時間労働は法令違反にもつながりかねない行為です。上記の義務にのっとって、従業員へ注意を促したり副業を制限できるため、ポイントを押さえて就業規則を定めましょう。

割増賃金の発生や法令違反を招くケースも

副業制度を導入することで、従業員の労働時間の管理はさらに複雑化すると考えられます。割増賃金の発生や法令違反につながるリスクもあるので、知っておくべきルールや行使できる措置を事前によく把握する必要があります。

勤怠管理の方法

多様な働き方を実現するためには、効果的な勤怠管理の方法を見つけることが大切です。具体的なツールや方法についていくつか紹介します。

チャットや電話、Web会議システム

チャットや電話をこまめに活用してリアルタイムに勤務状況を報告し合うことができます。テレワークやハイブリッドワーク下で不足しがちなコミュニケーションの機会を補い、やる気の低下やサボりを抑制する効果も期待できます。またWeb会議システムを常時接続して在席確認に活用する方法もあります。

反面、時として情報漏えいのリスクがある、過度な監視状態を生んでしまいかねない、さらに出退勤の打刻や勤務時間の集計には向いていないといったデメリットがあります。

業務可視化ツール

従業員の業務プロセスを可視化し、業務改善や勤怠管理に役立つツールです。従業員の業務の進捗を一目で確認でき、評価やフィードバックがしやすくなります。加えて業務の重複や無駄を発見しやすく、効率的な業務配分が可能になります。ただし従業員の情報更新が遅れると実際の業務内容とのギャップが生じるため、うまく活用できるよう浸透を徹底する必要があります。

勤怠管理システム

勤怠管理に特化したシステムです。パソコン、スマートフォン、タブレットなどで利用できます。従業員の打刻や労働時間がリアルタイムで反映され、集計から分析まで一元的に行えるため、テレワークやハイブリッドワークに適しています。

不正申告や法令違反を予防する機能を備えているほか、給与計算ソフトとの連携もでき、これまで人事・労務担当者が手作業で行ってきたさまざまな業務を効率化してくれます。

エクセルやタイムカードといった従来の勤怠管理方法に比べてコストがかかるだけでなく、企業の規模や勤務形態に応じたシステム選定が必要となり、即時導入が難しい点などは考慮しておきましょう。

テレワーク、副業制度導入下で効果的に勤怠管理を行うポイント

テレワークやハイブリッドワーク、副業制度を運用するにあたって企業が持っておくべき観点を紹介します。

勤怠管理ルールを新たに決め、周知徹底する

テレワークやハイブリッドワーク、副業制度の導入に伴い、従来の勤怠管理ルールだけでは対応しきれない場面が増えてきます。勤怠情報をどのような方法で記録するのか、ツールや運用の仕方について事前に周知徹底することが重要です。

また実際に運用してみて気付いた不便な点や不具合について従業員から適宜報告してもらい、定期的にルールの見直しをしてもいいでしょう。変更点はその都度周知します。必要に応じてマニュアルを作成しておけば従業員がいつでも参照できるようになります。

副業している従業員に対して健康確保措置を実施する

企業は、副業をしているかに関わらず従業員の健康診断、長時間労働者に対する面接指導、ストレスチェックやこれらの結果に基づいた事後措置(健康確保措置)を実施しなければなりません。

参照:厚生労働省「副業・兼業の促進に関するガイドライン」(平成30年1月策定、令和4年7月改定)

従業員の働きすぎを防ぐため、企業は定期的な健康確保措置を実施し、一人ひとりの健康状態を確認することが必要です。副業の労働時間を決めるのは従業員本人ですが、2-1で解説したように通算ルールが適用されるケースも多いため、副業の仕事量や労働時間に対してある程度把握しておくと安心です。

場合によっては残業や休日出勤の免除など必要に応じた対応ができるよう、事前に労使間で協議するのが良いでしょう。

コミュニケーションを増やす

テレワークやハイブリッドワーク下では、従業員間の直接的なコミュニケーションが減少しがちです。そのため、オンラインツールを活用して定期的なミーティングや面談、交流の機会を設け、従業員の状況を確認することが重要です。従業員のモチベーション維持や問題の早期発見につながるだけでなく、勤怠への意識を持たせることもできます。

勤怠管理システムを活用する

勤怠管理システムを導入することで、テレワークや副業制度導入下でも従業員の勤怠情報が正確に把握でき、適切な人事評価につなげられます。また法改正に伴ってアップデートされるため、「知らず知らずのうちに法令違反をしてしまった」という事態を防ぐことができます。

サービスによっては残業時間の上限規制が設定でき、抵触しそうな従業員をアラート表示してくれるものもあるため、副業をしている従業員に対して先回りして警告し、長時間労働の是正を促すことも可能です。
また、煩雑になる勤怠管理業務を効率化する意味でも人事・総務担当者の助けになるでしょう。

勤怠管理システムを活用して多様な働き方の実現を

テレワークやハイブリッドワーク、副業制度をうまく導入すれば、従業員のやりがいやエンゲージメントを向上させ、生産性アップにつなげることができます。勤怠管理システムを取り入れることで、そうした多様な働き方の実現を後押しできます。※こちらのページに掲載している情報は2023年8⽉時点のものです。

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