【Q&A】勤怠管理システムのよくある質問

Q1.勤怠管理システムを導入するメリットは？

労働時間の正確な把握と効率的な管理業務の運用が可能になる点が最大のメリットです。具体的には次のような導入メリットがあります。

• 手作業による集計ミス、それによる給与計算ミスなどのヒューマンエラーを減らすことができる
• 勤怠情報の集計にかかる時間を短縮できる
• 労働基準法違反や36協定違反を防ぐことができる
• 従業員の不正を防ぐことができる
• 勤怠情報をリアルタイムに集計し、プロジェクト管理・タレントマネジメント（人材育成、配置転換など）に活用できる

関連ページ：勤怠管理システムを導入するメリットは？具体的な機能も解説

Q2.勤怠管理システムを導入しないと法律違反になる？

勤怠管理システムを導入していなくても法律違反にはなりません。ただし、労働基準法で定められた労働時間を超えて従業員を働かせたり、36協定で決められた時間の上限を超えて従業員を働かせたりした場合は、労働基準法違反となる場合があります。

企業は労働基準法に基づく適切な勤怠管理が求められています。従業員の出退勤や労働時間を正確に把握・管理できていれば勤怠管理システムを導入しなくても問題ありませんが、従業員が増えて管理が難しくなったり、不正が行われるようになったりした場合は、速やかにシステムの導入を検討しましょう。

Q3.勤怠管理システムはどのように選べばよい？

それぞれのサービスごとに特徴や機能が異なるため、自社の企業規模やニーズに合わせて、機能やサポート体制を重視して選定しましょう。具体的には以下のチェックポイントを参考に選ぶと失敗しにくいでしょう。

• クラウド型やオンプレミス型などのシステム提供形態
• 給与計算や人事評価などの既存システムとの連携
• サポート体制
• 機能の網羅性
• 予算とコスト
• 無料トライアルの有無

関連ページ：勤怠管理システム選びで失敗しないための6つの比較ポイント

Q4.クラウド型のサービスとオンプレミス型のサービスはどちらがよい？

企業規模やセキュリティ要件に応じて選択しましょう。クラウド型は導入にあたって初期費用が少なく、運用が簡単というメリットがありますが、機能のカスタマイズ性が乏しくセキュリティに関する懸念がある場合もあります。一方、オンプレミス型は導入にあたって時間や費用がかかりますが、自由にカスタマイズでき、セキュリティ性も高まります。

以下を参考に、自社に当てはまる方を選ぶといいでしょう。

関連ページ：勤怠管理システムに必要な費用とは？種類別に解説

Q5.勤怠管理システムの導入に必要なものは？

クラウド型のサービスであれば、従業員や管理者が利用できるインターネット環境と、推奨環境を満たすパソコン・タブレットがあれば利用できます。打刻にICカードや指紋認証などを用いるときは、認証用の機器を購入またはレンタルしましょう。

オンプレミス型のサービスの場合は、社内にサーバー環境を保有していることが前提になります。必要なスペックについては、導入予定のサービスの仕様を確認してください。

Q6.勤怠管理システムの導入にはどのくらいのコストがかかる？

システムの種類や規模、必要になる機能の数によってコストは異なります。
一般的に、クラウド型サービスは月額料金制あるいは従量課金制を採用していることが多く、アカウント数や使用時間によって金額が異なります。オンプレミス型はシステム構築の初期投資が必要です。具体的なコストは、サービス提供会社に問い合わせましょう。

関連ページ：勤怠管理システムに必要な費用とは？種類別に解説

Q7.勤怠管理システムの導入にかかる時間はどれくらい？

クラウド型のサービスは、設定が完了すればすぐに利用できるものがほとんどです。中には即日利用が可能なサービスもあります。または、導入前に無料トライアルを試してから本番サービスへ移行できる場合もあります。
オンプレミス型のサービスでは、エンジニアによるシステムの構築が必要になるため、1～3カ月の準備期間がかかるのが一般的です。

Q8.さまざまある打刻方法のうち、どれを選べばよい？

企業の規模や従業員の勤務形態に応じて選びましょう。以下を参考にして、自社に適した方法を選びましょう。

※関連ページ：勤怠管理の方法 タイムカードやエクセルなど12種類の打刻方法を解説

Q9.勤怠管理システムを給与計算ソフトと連携させることはできる？

多くの勤怠管理システムで、給与計算ソフトとの連携が可能です。勤怠データを自動的に給与計算ソフトに取り込むことで、給与計算の効率化や集計ミスのリスク低減が期待できます。勤怠情報をCSVファイルとしてダウンロードし、給与計算ソフトで取り込む方法が一般的です。一部のサービスでは、API※連携により、勤怠情報をそのまま給与計算ソフトに取り込むこともできます。

※API：アプリケーション・プログラミング・インターフェース（Application Programming Interface）。ソフトウエアやプログラム、webサービスの間をつなぎ、OSやアプリケーションの一部を他のアプリケーションから利用できるようにする

Q10.勤怠管理システムの利用にあたって、最低利用人数や契約期間の条件はある？

提供会社によっては、最低利用人数や契約期間の条件が設けられている場合もあります。最低利用人数が決まっている場合、その人数に満たなくてもその分の料金がかかってしまうので、コストを抑えたい場合は注意が必要です。
サービス検討時には、それぞれのサービスの内容や契約条件を必ず確認しましょう。

Q11.テレワークやフレックスタイム制度などにも対応できる？

多くの勤怠管理システムが、テレワークやフレックスタイム制度、変形労働時間制度などの働き方に対応しています。多様化した働き方を導入している場合は、柔軟な勤怠管理が実現できるように、サービス内容と実務と照らし合わせて確認するようにしましょう。

Q12.従業員が副業をしている場合の副業時間は勤怠管理の対象外にしてよい？

個人事業主として労働時間規制が適用されない働き方をしている場合以外は、副業時間も勤怠管理の対象になります。
労働基準法第38条第1項で、副業に関して「労働時間は、事業場を異にする場合においても、労働時間に関する規定の適用については通算する」と規定されています。そのため、従業員の本業と副業における労働時間の合計を考慮した上で、勤怠管理システムなどを活用しながら法定労働時間と36協定で定めた時間外労働時間の範囲に収まるよう、従業員の勤務時間を管理する必要があります。副業をしている従業員と会社の就業規則をよく確認しておきましょう。

関連ページ：テレワーク、副業制度導入時の勤怠管理は？ 注意点を解説※こちらのページに掲載している情報は2023年8⽉時点のものです。