採用代行に依頼するための準備とフロー｜依頼後のフローも解説

STEP1.事前打ち合わせ

企業側と採用代行業者との初めての接点となる事前打ち合わせでは、双方の期待値をしっかりと確認し合いましょう。自社の採用活動が抱えている課題、求める人材像、予算、採用実績などを洗い出して、採用代行業者に伝えておくことで、この後のステップがスムーズに進行します。

また、過去に採用代行を使ったことがある場合は、そのときの結果や課題感についても共有しておきましょう。より最適な提案を受けやすくなります。

STEP2.採用計画・目標の共有

採用計画・目標の共有では、企業のビジョンやミッションをもとに、具体的な採用計画を策定し、目標を定義しましょう。「どのような人材を、どれだけ、どのタイミングで採用したいと考えているのか」という計画を共有することで、採用代行業者もより的確な提案が可能となります。

STEP3.代行業務範囲の相談

代行してほしい具体的な業務内容とその範囲を詳細に話し合いましょう。どの部分を自社で行い、どの部分を採用代行業者に任せるべきなのか、明確に役割分担することで、無駄なコストをかけてしまうことを避けられるだけでなく、後々のトラブルも防げます。

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STEP4.見積・予算などの確認

採用目標や代行業務範囲をすり合わせた後は、提案されたプランに対するコストと、それが予算内に収まるかをチェックしましょう。料金という定量的な部分のみ見てしまいがちですが、費用対効果については「採用業務を代行してもらうことで人事担当者のリソースが空き、他のコア業務に専念することで組織全体の生産性が向上する」という定性的な効果についても加味するようにします。

また、追加オプションや後から発生し得るコストについても、この段階でしっかりと確認しておきましょう。

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STEP5.採用代行の運用開始

予算や進め方について合意が取れたら、実際の採用活動が始まります。採用計画に基づき、採用代行業者が依頼を受けた範囲の採用業務について、企業と連携しながら進めていきます。

また、採用代行業者と企業との間で、どのような形で、どれくらいの頻度でコミュニケーションを取り、応募者データや進捗データをどのように共有するのかもこの段階で明確にしておきましょう。リアルタイムでのデータ共有が可能なシステムを利用すると、スムーズな運用が可能となります。

STEP1.キックオフミーティング

キックオフミーティングでは、プロジェクト全体のスコープやそれぞれの役割、採用人数の目標などを共有します。明確なゴール設定と、それに向けたロードマップを確認し、全員が一致団結する場としましょう。

定期的なフィードバックのサイクルを設定し、進捗や問題点をタイムリーに共有し、改善していく体制を作りましょう。

STEP2.採用プロセスの最適化

採用代行業者の専門的な知見を活かしつつ、企業の採用プロセスを見直し、効果的な採用活動を実施できるように最適化しましょう。これには、求職者とのコミュニケーション方法や採用フローのブラッシュアップが含まれます。

現在の採用プロセス、使用しているツール、採用に関するデータを詳細に分析して、無駄にコストがかかっている部分がないか、効率的に進められる箇所がないか、進めながら適宜ブラッシュアップしていきます。

STEP3.必要に応じてコンテンツ制作への協力

採用代行業者は、企業のアピールポイントを最大限に引き出し、効果的な求人広告やコンテンツを制作することで求職者にアプローチします。その時、人事担当者はコンテンツ制作に必要な情報を提供するようにしましょう。

自社の創業ストーリーや従業員の働きやすさを向上するための取り組みなど、自社の魅力につながる資料を事前に洗い出しておきましょう。

STEP4.定期的に進捗確認

定期的な進捗確認では、採用活動の状況を把握し、必要に応じて戦略を修正します。採用代行業者とのコミュニケーションを密にし、常に最適な採用活動ができるように調整を行います。

採用活動を通じて得られたデータやフィードバックを双方で共有し、改善点や新しいアプローチを常に検討しましょう。特に、面接や選考を通じて感じた企業イメージや求職者の反応を共有することで、より良い採用活動が展開できます。

事前に採用課題を洗い出しておく

採用代行を効果的に利用するためには、自社の採用課題をあらかじめ理解しておくことが重要です。

「新卒採用の母集団形成がうまくいかない」「求人広告の原稿を作成してほしい」など、具体的な課題を洗い出すことで、採用代行業者とのコミュニケーションがスムーズになり、より適切なサポートを受けることができます。

自社の運用ルールに合わせてくれるところか確認する

採用代行業者選びでは、自社の運用ルールやカルチャーに合った業者を選ぶことも大切です。

元の運用ルールが非効率的だった場合は採用代行業者と一緒にブラッシュアップしていく必要がありますが、最初から全てのやり方を業者に合わせることで人事担当者の負担がかえって大きくなる可能性もあります。業者によっては、固有の運用ルールや方針があり、それが自社と合わない場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

複数社で見積もって費用を比較検討する

より適した業者を選ぶためには費用面も重要なポイントです。代行業者にコストをかけすぎると、採用活動全体の予算を大幅にオーバーしてしまうこともあります。複数の採用代行業者から見積もりを取り、サービス内容と費用を比較検討しましょう。ただし、コストだけでなく、サービスの質やサポート体制も考慮に入れることが大切です。

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