採用代行とは？ どこまで委託できる？ 採用業務のフローと合わせて解説

採用代行でできること

採用の工程は多岐にわたりますが、採用代行会社によって対応できる業務範囲は異なります。以下に、代表的な採用工程をまとめました。

• 採用計画・戦略立案
• 募集
• 応募者対応・選考
• 面接・合否決定
• 内定・入社

企業によって、採用代行会社にアウトソースする業務範囲は異なります。自社の採用業務の現状や採用活動の目標を考慮して、どの業務をアウトソースするかを検討することが重要です。

例えば、担当できる社員がいないなど、採用業務全般に課題を抱えている企業や、採用活動の効率化・コスト削減を図りたい企業は、採用計画の立案から内定者フォローまでをアウトソースするケースが考えられます。

一方で、採用業務に自信がある企業や、自社の採用ノウハウを蓄積したい企業は、求人広告の掲載や応募者対応など、一部の業務をアウトソースするケースが多いようです。

採用代行は、採用業務の効率化・コスト削減・採用ノウハウの獲得に役立つサービスです。自社の採用業務の状況や、採用活動の目標に合わせて、採用代行会社を選定しましょう。

なぜ採用を代行してもらうのか

近年、採用活動の状況は大きく変化しています。

• 人材の流動化により、採用の難易度が上昇
• 採用市場での競争が激化
• 多様な採用活動が増加

このような状況の中で、採用業務は複雑化し、多くの企業が人手不足を感じています。そのため、採用に関するリソースの確保が難しく、採用代行サービスの需要が高まっています。

関連ページ：「募集すれば採れる」時代は終わり？ 採用環境の変化をチェック（ダイレクトリクルーティング完全ガイド）｜＠人事

採用代行を活用することで、企業は以下のようなメリットを得ることができます。

• 採用業務の効率化
• 採用コストの削減
• 採用ノウハウの獲得

採用代行を活用することで、企業はノンコア業務をアウトソースし、コア業務に専念できます。
ノンコア業務とは、外部に委託しても実施可能な業務のことです。例えば、求人広告の掲載や応募者の管理、面接日程の調整などが該当します。これにより、採用担当者は、採用ブランディングや応募者との面接など、企業独自のコア業務に専念することが可能になります。

関連ページ：採用代行のメリットは？ 背景やデメリットも解説

フェーズ1：採用計画・戦略立案

採用活動を開始する際の基盤となるフェーズです。採用の目標、方針、要件を明確に定義し、全体の戦略を立案します。

主な業務内容は、以下のとおりです。

• 採用戦略立案：採用の目標、方針、要件を基に戦略を組み立てます
• スケジュール設計：採用活動のスケジュールを計画します
• 費用対効果分析：採用活動にかかるコストとその効果を評価します
• 人物像・ペルソナ設計：採用したい人物像やペルソナを設計します

採用計画・戦略立案は、採用活動の成功を左右する重要なステップです。採用の目標や方針を明確に定め、採用活動全体の戦略をしっかりと立案することで、優秀な人材の確保につなげることができます。

フェーズ2：募集

採用活動の第２のフェーズです。採用目標に合わせて、最適な募集方法を選択し、応募者を増やすための取り組みを行います。

主な業務内容は、以下のとおりです。

• 広告媒体選定・出稿：最適な求人広告媒体を選び、広告を掲載します
• 求人広告原稿作成：求人広告の原稿を作成します
• 母集団形成：企業の採用ターゲットに合わせて、求人広告の掲載やSNSマーケティングなど、応募者を集めるための施策を実施します
• スカウトメール作成・配信：ターゲットとなる応募者に直接アプローチするためのメールを作成し、送信します

このフェーズは、採用代行サービスの活用が特に効果的な段階です。採用代行会社は、さまざまな広告媒体や採用手法のノウハウを有しており、自社で行うよりも効果的な募集活動が期待できます。

フェーズ3：応募者対応・選考

採用活動の第３段階として、応募者から最も適切な人材を選び出すフェーズです。

主な業務内容は、以下のとおりです。

• 選考・スクリーニング：応募者の中から、自社で活躍できる可能性のある人材を絞り込みます
• 応募者対応：応募者の問い合わせや質問に対応します
• 適性検査・筆記試験：応募者の能力や適性を評価するためのテストを実施します
• 面接実施：応募者との対話を通じて、適性や適合性を確認します
• 応募者管理：応募者の情報を管理します

選考を代行するサービスもありますが、最終的な合否判断は行わないのが一般的です。主に、指定された基準に基づく初期のスクリーニングを担当します。
応募者の管理は手間がかかる一方で誰が行っても結果が変わらないため、最も採用代行サービスに依頼されている業務と言われています。

フェーズ4：面接・合否決定

採用活動の第４段階として、応募者との面接を行い、その結果に基づき合否を決定します。

主な業務内容は、以下のとおりです。

• 内定連絡：面接を通過した候補者に対して、内定の通知を行います。この通知には、入社日や待遇などの詳細情報を含みます
• 内定者研修企画・実施：内定を受けた候補者には、入社前の研修を実施します。この研修では、企業の概要や働き方、入社後の研修内容などを紹介します
• 面接代行：企業が自ら面接を実施することが難しい場合、採用代行会社が面接を代行します。採用代行会社は、企業の採用基準や人材像を理解し、応募者の適性を適切に評価します

面接の実施を自社のコア業務と位置付けるか、外部に委託するかは、企業の方針によります。面接を代行するサービスも提供されているため、その利用を検討することも一つの選択肢といえるでしょう。ただし、最終的な合否の判定は企業自身が行うことが一般的です。

フェーズ5：内定・入社

採用活動の第５段階として、内定者を無事に入社させ、早期の活躍をサポートします。

主な業務内容は、以下のとおりです。

• 定着化支援：入社後も内定者のフォローアップを行い、企業文化に順応できるように支援します。研修の実施やメンタリング、交流会の開催など、多岐にわたる方法で新入社員の定着を促進します
• 研修の連絡：内定者に、入社前の研修内容やスケジュールを伝えます。研修の目的や内容をしっかりと理解してもらうため、事前説明会や資料の提供も実施します
• 入社手続き：内定者から提出された書類の確認や、入社に関する手続きをサポートします。必要な手続きを入社前に完了させることで、入社初日をスムーズに迎えることができます

内定者は、入社後のことを不安に思っているものです。不安や疑問を解消することで、入社への意欲を高めることができます。研修や交流会の開催、定期的な面談など、内定者とコミュニケーションを密にする機会を設けましょう。内定者フォローや入社手続きを自社で行うのが難しい場合は、採用代行会社に依頼するのも一つの方法です。