【Q&A】採用代行についてのよくある質問

Q1.採用代行とは？ 何を依頼できますか？

採用代行とは、RPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれ、採用活動の一部、または全てを外部の業者に委託することです。採用支援サービスの一種であり、採用関連業務を自社から手放すことで省力化が図れることが特徴です。

委託できる範囲はサービスによってさまざまであり、同じサービスでも顧客企業のニーズや状況に応じて調整する場合が多いです。採用業務の工程のうちほとんどの部分で、代行会社への委託が可能です。

ただし、応募者のスクリーニングや面接を行ってくれるサービスでも、最終的な合否判断は行わないのが一般的です。

関連ページ：採用代行とは？ どこまで委託できる？ 採用業務のフローと合わせて解説

Q2.採用代行と人材紹介の違いは？

人材紹介は、企業が希望する人材の採用を最終目的としています。
企業に適切な候補者を紹介し、入社までのフォローをするのが一般的で、採用業務における「母集団形成〜入社」までのフェーズを一貫して支援します。

人材紹介は、求める要件を満たした人材を探すことに長けています。かつ、成功報酬型の場合が多く、少人数の採用に向いています。そのため、欲しい人材に効率よくアプローチをしたい企業に適しています。

一方、採用代行のサービス内容や契約内容はさまざまで、事前に代行する業務の内容やゴール、費用などを確認した上で進めていくのが一般的です。
一部の業務に限定したサービスで展開している会社もありますが、依頼企業の採用課題や予算などに基づいて、どのフェーズの業務を代行するかを設計するのが一般的です。したがって、提供されるサービス内容は、依頼企業によってさまざまです。
つまり、全工程を代行してもらうことも、一部業務だけを切り出して代行してもらうこともできます。

採用代行は、導入から運用までの過程で一定の費用が掛かるため、採用人数が多いほど費用対効果が良くなる傾向にあります。
また、採用担当がいない、あるいは初めて採用活動に取り組む企業なども、ノウハウの活用という面で採用代行を利用するメリットがあります。

Q3.採用代行のメリットは？

少子高齢化による労働人口の減少やさまざまな採用手法、媒体の登場などを背景に採用環境が大きく変化する中、採用担当者の悩みや負担は増加しがちです。これらの悩みや負荷を軽減し、採用活動を刷新するために、採用代行の利用は役立ちます。

主なメリットは以下の通りです。

• 採用が困難な時代背景の中、プロの視点が解決策の一つになり得る
• 採用の人手が不足する中、人手を補える
• 採用の長期化などによりさらに人手が必要になる中、必要な人手を補える
• 採用の多様化により膨大な知識が必要とされる中、採用代行会社のノウハウを利用できる
• 担当者がノンコア業務を採用代行会社に任せてコア業務に専念できる
• 採用の代行によって品質が標準化されて採用の確率が一定になる
• 採用する側の育成には時間がかかるが、経験を持っている人材に採用代行をしてもらえる
• 繁忙期と閑散期とを問わず、安定して採用活動ができる
• 部分的な外注がしやすい
• 他社の取り組みも、採用代行会社がノウハウとして提供してくれる可能性がある
• 採用は差別化しにくい業務であり、採用代行で品質が安定することの利点が大きい
• 採用代行会社が知っている他社のデータが役立つ
• 競合調査などが困難な中、採用代行会社に任せられる

関連ページ：採用代行のメリットは？ 背景やデメリットも解説

Q4.採用代行にデメリットはありますか？

採用代行を依頼することには、以下のようなデメリットがあります。

• 費用がかかる
• 社内にノウハウが蓄積されない
• 認識違いのリスクがある
• 内定者とのコミュニケーションが不足しやすい

しかし、採用代行では業務を一部だけ外注することが可能であり、依頼の仕方や分量によって、デメリットをコントロールできます。

関連ページ：採用代行のメリットは？ 背景やデメリットも解説

Q5.採用代行を依頼するのに必要な準備は？

まずは、事前に自社の採用課題を洗い出しておきます。サービスを選ぶ際には自社の運用ルールに合わせてくれるところか確認し、複数社で見積もって費用を比較検討しましょう。

実際に採用代行を依頼するまでの準備には、次のようなステップがあります。

• 事前打ち合わせ
• 採用計画・目標の共有
• 代行業務範囲の相談
• 見積・予算などの確認
• 採用代行の運用開始

これらのプロセスの後、キックオフミーティングを行い、具体的な採用活動に入っていきます。

関連ページ：採用代行に依頼するための準備とフロー｜依頼後のフローも解説

Q6.採用代行サービスはどのように選べば良い？

採用代行サービスには、対応範囲や業務領域、金額など、さまざまな違いがあります。
利用しようとするサービスの内容をよく理解するとともに、以下のようなポイントを意識して選定すると良いでしょう。

• 担当者の能力
• チーム体制
• 得意分野／専門性
• ミスが多いか少ないか
• セキュリティ
• 金額
• 代行実績

関連ページ：採用代行サービスの選び方｜内容の違いと7つの比較ポイント

Q7.採用代行サービスにはどのくらいコストがかかる？

採用代行の費用は、「料金体系の違い」「代行してもらう業務範囲の違い」「雇用形態の違い」によってそれぞれ異なります。

料金体系には、月額固定型、成果報酬型、従量課金型があります。
月額固定制の費用相場は、月額5〜100万円です。
成果報酬型の費用は、内定を承諾した応募者の「年収の20〜30％」といった形式や、求人票から応募された件数「1件あたり○万円」などの形式で決定されるケースが多いです。
従量課金型の場合は、依頼する業務内容とボリュームによって料金を算出します。

依頼する業務内容によっても金額は大きく変動します。
業務内容ごとの具体的な料金例は以下の通りです。

月額ではなく回数に応じて金額を設定している代行業者もあるため、正確な金額は各社に見積もりを取るようにしましょう。

採用対象の雇用形態の違いも費用に影響します。
新卒・中途の採用代行費用の相場は月10〜100万円です。採用コンサルティングや人事業務全般などトータルで依頼する場合は、100万円を超える場合もあります。
パートやアルバイト採用の場合、採用代行費用の相場は月額3〜30万円です。

関連ページ：採用代行（RPO）の費用相場とは｜採用コストの計算方法や削減のコツも紹介

Q8.採用代行サービスはどんな場合におすすめ？

採用活動の勝手が分からない場合や、手が回らない場合は、採用代行サービスが効果を発揮しやすいでしょう。具体的には次のような場合におすすめです。

• 初めての新卒・中途採用を行う場合
• 支店や店舗数が多い場合
• 大量採用する必要がある場合
• 要件定義と標準化がされていない場合
• 採用担当者の働き方改革と業務平準化が必要な場合
• 採用担当者の後任がいない場合
• 採用活動に駆り出される部門からの反発がある場合
• 募集ポジションが幅広い場合
• 採用を急がなければならない場合
• ノンコア業務に忙しく、手が回らない場合
• 応募者が大量にいる場合
• 採用成果が経営成績に直結する場合

関連ページ：【状況・課題別】採用代行サービスを導入すべき企業とタイミング

Q9.採用代行サービス利用の注意点は？

採用代行サービスは、導入の自由度が高い分、使い方やコントロールを誤ると期待通りの結果が出せないこともあります。よくある失敗として、次のようなケースがあります。

• 採用プロセスの検討不足で効果を発揮できなかった
• 採用要件を十分に設定できておらず、求める人材を集められなかった
• 体制や情報の準備不足で成果が出なかった
• 代行会社のクオリティが低かった
• 対応範囲が広いサービスを選んだが使いこなせずコストがかさんだ
• 代行会社との認識違いにより求める人材を集められなかった
• 内定者とのコミュニケーションエラーが起こった

こうした失敗をしないために、以下のことに注意しましょう。

• 事前に採用代行サービス導入の目的を明確にする
• 代行を依頼すべき業務範囲を洗い出しておく
• 目的や業務範囲を踏まえて自社に合ったサービスを選ぶ
• 導入時には契約内容をよく確認する
• 導入した後も定期的な情報共有・振り返りを行う

関連ページ：採用代行サービス導入に成功するコツとは？ 失敗例を踏まえて解説

Q10.スカウトや面接も代行してもらえますか？

スカウトや面接を代行してくれるサービスもあります。
ただし、スカウトの内容が実際にはDMの一斉送信であったり、担当する人材に十分な知識がなかったりするケースもありますので、サービスの内容や実態については、事前によく確認しましょう。
また、採用代行会社は基本的に合否の決定は行わないため、通常は面接の結果を報告してもらった後、自社で合否判定をする必要があります。

関連ページ：採用代行とは？ どこまで委託できる？ 採用業務のフローと合わせて解説

※こちらのページに掲載している情報は2023年10⽉時点のものです。