労務管理システムを導入するメリットは？
主な機能も解説

労務管理システム導入の目的

労務管理システム導入の主要な目的は、労務管理業務の効率化と、従業員管理の円滑化です。これにより、人事・労務の担当者の業務負担を軽減し、正確な管理を実現することが期待されます。
他に、業務の属人化の防止やヒューマンエラーの削減、DX（デジタルトランスフォーメーション）に伴うペーパーレス化の一環として、といった目的が考えられます。

入退社管理

入社時の情報収集や、入退社時の書類作成などが行える機能です。入社時にWeb上で情報を入力し、従業員情報を登録できます。また、社会保険・雇用保険資格の取得・喪失など保険の手続きや、所得税・住民税の手続きに必要な書類をシステム上で作成でき、可能な場合は関係機関への提出もできます。

雇用契約書の作成・締結

従業員を雇用する際の労働（雇用）契約書や労働条件通知書をシステム上で作成・確認できる機能です。完全電子化に対応しているシステムであればオンラインで締結まで完了できます。

Web給与明細

オンラインで給与明細を発行し、従業員が自分で確認できるようにする機能です。紙の給与明細を印刷して配布する手間が省け、従業員にとってはアクセス性が向上します。
給与計算や勤怠管理も機能として備えているシステムや、連携が可能なシステムの場合は、給与の計算ルールや勤怠情報を自動的に反映して計算でき、作業負担が大幅に削減されるとともに、給与計算の正確性も向上します。

年末調整

従業員データと連携して年末調整の書類作成・提出ができる機能です。年末調整は国税庁の年調ソフトなどでも電子化できますが、従業員それぞれがソフトをインストールして作成・提出する手間がかかります。労務管理システムを使用すれば、既存のデータを取り込んで作成でき、一括管理も可能です。

従業員情報管理、マイナンバー管理

従業員の扶養家族、住所、マイナンバーなどの情報を管理する機能です。Web上で従業員が入力した情報をそのまま使用できるシステムも多く、労務担当者の情報収集や入力の手間が省けます。また、システム上で書類を作成する際に、管理している情報を利用できます。

メリット1：手続きの効率化

メリット2：勤怠管理や給与計算のシステムとの連携

勤怠管理機能や給与計算機能を備えている、または勤怠管理や給与計算は別システムでも、労務管理システムと連携できるシステムもあります。

メリット3：法改正への対応

労務管理で順守しなければならない労働法は、時の流れとともに改正されていきます。法令が改正された際は、労務管理の業務内容が新しい法令に適応しているか見直す必要があります。しかし、業務に忙殺されながら法改正をキャッチアップし、改正の度に理解・反映していくことは容易ではありません。
労務管理システムは法改正が行われるとアップデートされ、法令に適合するよう自動的に改正されるため、担当者の負担を軽減するとともに、ミスによる法令違反などのリスクを防げます。

メリット4：場所を選ばずに対応可能

労務管理システムには、Webで情報入力が可能なものも多くあります。かつ、クラウド型のサービスであれば、インターネット環境さえあればどこからでもシステムを利用できます。これにより、柔軟な働き方ができるほか、緊急の状況や変更にも迅速に対応可能です。特に新型コロナウイルスのようなパンデミックが発生した場合や、災害時にも、オフィスに物理的に出向くことなく業務を継続することができるようになり、業務効率と事業の継続性が向上します。

メリット5: セキュリティの向上

労務管理業務では、従業員の個人情報や給与データ、勤怠記録など、機密性の高い情報を扱います。不正アクセスへの対策やデータの暗号化、更に権限設定や操作ログの記録など、セキュリティ対策の施されているシステムを選ぶことにより、情報漏洩のリスクを大幅に減らせます。
また、システムがクラウドベースであれば、セキュリティのアップデートやパッチ適用が容易で、常に最新のセキュリティ対策を維持することが可能です。