「プロが教えるオフィス移転の成功メソッド」

【永久保存版】わずか2カ月で移転を実現するための9 ステップ

企業の成長過程において必ず行うオフィス移転。人員増員に向けて、企業イメージ再構築のための立地改善など、様々な理由で移転をすることになるでしょう。しかし、オフィス移転に関わる業務は、不慣れな上に本業を行いながら進めていかなければなりません。そこで、たった2カ月程度でオフィス移転を効率よく実現できるノウハウをご紹介します。

STEP01 事前準備【約7日間】

物件探しの前に準備をします。最短で移転を完了させるために、一番大事なことは「事前準備」です。

移転日を逆算したスケジュール

最初に新オフィスのスタート日とオフィス移転日(引越日)を設定します。オフィスの移転(引越)は、土曜日に行うケースが多く、オフィスのスタート日は、休み明けの月曜日や連休明けが一般的です。まずはゴールを決定しましょう。

物件に求める優先順位を決定する

物件を探し始める前に、物件を決定するポイントを明確にしておきます。いざ物件を内覧し始めると迷いが出てきます。この時間は大きなロスです。賃貸物件を構成する、「立地」「予算」「面積」「グレード(ビルの綺麗さ、大きさ等)」「設備(OAフロアなど)」の5つ要素の中から何が必須で何が妥協できるのかを決めておきましょう。

計画当初からレイアウトをイメージする

オフィス移転が長期化する原因のひとつが、[賃貸オフィス物件を決めてから]→[レイアウト(使い勝手)をイメージする]という、積み上げ型の流れにあります。短期間で移転を完了するためには、[事前にレイアウト(使い勝手)をイメージ]し、[レイアウトに合うオフィスを選ぶ]という〝逆算型〞で計画を立てるようにします。なお、この場合で想定するレイアウトとは簡易的なものでよく、次にあげるポイントを押さえてください。

〈レイアウトイメージのポイント〉
■会議室など個室の数、大きさ
■執務スペースの広さ
■入口部分(室内エントランス)の広さ

上記から、パーティションで間仕切りをするイメージを持つ(間仕切りは天井までピッタリ仕切ることが必要かどうかを考える)。

備品リストを作成する

最後に大事なのが「備品リスト(下写真)」を作成することです。
現在のオフィスで使用しているキャビネットやデスクの数や大きさをリストに記載します。どれを廃棄するか、どれを持っていくかを把握できるようになり、引越業者への発注や備品の追加発注などがスムーズになります。また、キャビネット等の備品は、OA機器といっしょにリースを組んでいるケースもあるので自社の所有物かリースなのかも併せて確認をしておきましょう。

内覧する物件10棟を選定する

事前準備の最後は、ついに物件探しに入っていきます。不動産業者から情報をもらい、内覧する物件を10棟に絞り込みます。ポイントは一度に数多くの物件を内覧すること。理想は一度に10棟です。なぜならば、市場にある物件を10棟も見れば、おおよそ希望の物件が見つかります。
ここで大事なことは「ちょっと待っていれば、もっと良いオフィスがあくかも」という気持ちは捨てることです。もしも新しい募集物件が出たとしても、オフィスの解約予告は6カ月間のケースが多いため、実際に入居できるのは6カ月後。探しているタイミングで市場にある物件から決定しましょう。

STEP02 レイアウトを踏まえた物件決定【約7日間】

移転先オフィスは2回の内覧で決める

先ほど絞り込んだ10棟の物件を、実際に内覧します。10棟をまとめて内覧し、2回目はそこから気になる2〜3棟に絞って再度内覧します。2回目の内覧時には、簡易レイアウトを作成・持参し、レイアウトが入る物件なのを確認するのがコツです。

2回目の内覧は簡易レイアウトを持参

レイアウトを作成するために、1回目の内覧で気になった物件の寸法図面をもらっておくと良いでしょう。また、自分で作成するのが難しい場合には、パーティション工事を請け負っている業者に依頼します。簡易レイアウトを持って2回目の内覧をし、想定のレイアウトが出来る物件かどうか確認をすることで、物件の探し直しを防げます。

STEP03 賃貸物件の申込み・工事業者の見積り【約7日間】

物件の申込みとは、貸主側に書面で借りたい意思表示をすることです。借り手と貸し手の条件に調整が必要なケースがあるため、期間を一週間ほど設けています。その間に、同時並行で引越し業者や入居工事業者の選定を進めましょう。

引越業者の見積りを作成するときには、先ほどの「備品リスト」が役に立ちます。入居工事業者の見積りにも、「簡易レイアウト」や「寸法図面」があればスムーズです。見積り時にはスケジュールを必ず伝え、簡易レイアウトを見せながら、希望のオフィスが出来るかどうかを聞きましょう。

STEP04 賃貸借契約・移転業者・レイアウト決定【約14日間】

この期間で、新しいオフィスの賃貸借契約をまとめ、入居工事や引越業者を決定します。ここでは、複数の業務を並行して効率よく作業をし、本業を圧迫しないようにしましょう。

入居工事業者が決定したら、オフィスのレイアウトを固めていきますが、電話・光ファイバーの移設手続きは早めに。

移転前に行う手続きは図1のように様々ありますが、特に電話・光ファイバーの移設手続きは早めに行わないと、せっかく早く移転できても、電話やインターネットが使えない、という事態に陥ってしまいます。

STEP05 移転前手続き【約7日間】

移転日までの時間を使い、移転前の手続きを行います。図1を参考に各種関係機関へ手続きや届出を行ってください。
取引先へのあいさつ状は、送付先リストを作成する時間も要しますので、社内に担当者を定めて計画的に行いましょう

STEP06 什器・備品のナンバリング【約4日間】

荷物の梱包、搬出や搬入を効率良く行うためにするのが、「什器・備品のナンバリング」です。オフィスのレイアウト図面を用意し、デスクやキャビネットなどの什器類に番号を振り付けます。

その番号と備品類、ダンボールのナンバーを一致させることで、引越業者が正しい位置に什器・備品を運び入れることができ、引越後の開梱もスムーズになります。

STEP07 引越準備【約7日間】

引越し資材到着・荷物のナンバリング・梱包

引越会社からダンボールやテープ類、ナンバリングステッカーを受け取りましょう。

ステッカーにレイアウトで割り振った番号を記入し、什器類・ダンボールに貼りつけます。ステッカーは、ダンボールを積み重ねても見えるように側面に貼りましょう。キャビネット等の中身を詰めたダンボールにもキャビネットと対応した番号を付けておくと開梱がスムーズです。

引越し当日の役割分担を決める

引越し当日の役割分担を決めておきましょう。現在のオフィスと移転先のオフィスが近い場合「以外」は、鍵の開閉時間のロスが無いように、搬出側と搬入側に人員を配置しましょう。

STEP08 新オフィスの契約開始・工事【移転当日7日前〜引越前日】

新しいオフィスの鍵の引渡し

賃貸借契約開始のタイミングで新しいオフィスの鍵を受け取ります。これからは、新しいオフィスの工事と、引越しの梱包作業を並行して進めます。

パーティション工事(新オフィス)

パーティション工事は音が出るので他テナントの迷惑にならないように土・日・祭日に行うのが一般的です。

電気・電話・光ファイバー工事(新オフィス)

電気、電話や光ファイバーの工事を行っていきます。音が出ない工事なので平日でも工事が可能です。これで荷物を運び入れられる状態になりました。

STEP09 引越し・業務開始・旧オフィス返却

引越し当日

ナンバリングした荷物をレイアウト上で指定した場所に運び込んでもらいます。引越し作業に時間がかかった場合を想定して翌日に予備日を1日設けておくとよいでしょう。

新しいオフィスで業務スタート

遂に新オフィスでの業務スタートになります! 無事60日、約2カ月で新しいオフィスでの業務スタートです。

移転後の作業・手続き

新オフィスの開設はもちろん、旧オフィスの返却もきちんと行いましょう。
旧オフィスを原状回復して、鍵を返却すれば退去は完了です。

〈移転後の手続き先〉
法務局(移転の登記)、税務署・都道府県税事務所、社会保険事務所、労働基準監督署・ハローワーク、消防署・警察署

以上が「最短オフィス移転スケジュール」のノウハウです。オフィス移転計画の参考になれば幸いです。貴社の新たなステージの幕開けを心より応援しています!

※備品リストやチェックリストなど便利なオフィス移転書のダウンロードはこちらで

http://www.buil-sanesu.co.jp/service/doc.html

 

【この記事はサンエスコーポレーション発行の「貸事務所.com情報誌 Vol.8(2016年2月25日発行)の内容を引用、編集して作成しています】

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