労務管理システムを導入するメリットは?
主な機能も解説

労務管理システムを導入することで、労務管理の業務が効率化できるという基本的なメリットがあります。システムによって備えている機能が異なるため、システムによっては効率化以外にもさまざまなメリットを得られます。
このページでは、労務管理システムの主な機能と、導入による5つのメリットについて解説します。

目次

労務管理システムとは

労務管理システムとは、従業員に関わるさまざまな情報を一元的に管理し、効率的に業務を進めるためのシステムです。人事労務管理システムとも呼ばれます。勤怠管理システムも労務管理システムの一種ですが、独立して扱われることも多くあります。
システムによって機能や対応できる業務の範囲は異なりますが、入退社時の書類作成・提出や従業員情報の管理、年末調整などの労務管理業務を自動化、効率化します。

関連ページ:労務管理とは? 労務管理の目的や業務内容を解説

労務管理システム導入の目的

労務管理システム導入の主要な目的は、労務管理業務の効率化と、従業員管理の円滑化です。これにより、人事・労務の担当者の業務負担を軽減し、正確な管理を実現することが期待されます。
他に、業務の属人化の防止やヒューマンエラーの削減、DX(デジタルトランスフォーメーション)に伴うペーパーレス化の一環として、といった目的が考えられます。

労務管理システムの主な機能

労務管理の業務は多岐にわたるため、労務管理システムの機能も多様であり、システムによって異なります。
ここでは主な機能を紹介します。これら基本的な機能の他、システムによっては勤怠管理や人事評価などの機能も備えているものや、別のシステムとの連携によって給与計算などの関連業務もカバーできるものなどもあります。

入退社管理

入社時の情報収集や、入退社時の書類作成などが行える機能です。入社時にWeb上で情報を入力し、従業員情報を登録できます。また、社会保険・雇用保険資格の取得・喪失など保険の手続きや、所得税・住民税の手続きに必要な書類をシステム上で作成でき、可能な場合は関係機関への提出もできます。

雇用契約書の作成・締結

従業員を雇用する際の労働(雇用)契約書や労働条件通知書をシステム上で作成・確認できる機能です。完全電子化に対応しているシステムであればオンラインで締結まで完了できます。

Web給与明細

オンラインで給与明細を発行し、従業員が自分で確認できるようにする機能です。紙の給与明細を印刷して配布する手間が省け、従業員にとってはアクセス性が向上します。
給与計算や勤怠管理も機能として備えているシステムや、連携が可能なシステムの場合は、給与の計算ルールや勤怠情報を自動的に反映して計算でき、作業負担が大幅に削減されるとともに、給与計算の正確性も向上します。

年末調整

従業員データと連携して年末調整の書類作成・提出ができる機能です。年末調整は国税庁の年調ソフトなどでも電子化できますが、従業員それぞれがソフトをインストールして作成・提出する手間がかかります。労務管理システムを使用すれば、既存のデータを取り込んで作成でき、一括管理も可能です。

従業員情報管理、マイナンバー管理

従業員の扶養家族、住所、マイナンバーなどの情報を管理する機能です。Web上で従業員が入力した情報をそのまま使用できるシステムも多く、労務担当者の情報収集や入力の手間が省けます。また、システム上で書類を作成する際に、管理している情報を利用できます。

労務管理システム導入のメリット

労務管理システムの導入により、労務管理業務を効率化し、担当者の負担を軽減できます。以下では、「手続きの効率化」「勤怠管理や給与計算のシステムとの連携」「法改正に対応」「場所を選ばずに対応可能」「セキュリティの向上」の5つの観点からメリットを詳しく説明します。

メリット1:手続きの効率化

電子化により業務負担を軽減(ペーパレス化)

紙ベースで情報を管理する場合、従業員に紙を配布して情報を収集・回収する手間や、各種書類の作成、印刷、保管などの労力がかかります。また、紙の書類は物理的なスペースを必要とし、保管や管理が煩雑です。
労務管理システムを導入して電子化することで、書類の作成から保存、検索までが一元化され、管理や利用が容易になります。物理的なスペースも不要です。

関連ページ:労務管理におけるDX|ペーパーレス化のポイントを解説

電子申請も可能

社内の申請を紙で行う場合、書類を手渡しまたは郵送する必要があり、かつ承認者が物理的に署名する必要があります。
労務管理システムの機能を利用して電子申請が可能になると、オンラインでいつでも申請や承認が可能です。また、担当者が申請の状況をリアルタイムで確認でき、必要な場合は従業員側へ自動的に通知されるよう設定できるため、漏れや遅延が起こりにくくなります。
社外に提出する書類も、労務管理システムで作成した書類でそのまま電子申請できるものもあり、郵送などの労力を大幅に削減できます。

関連ページ:労務管理におけるDX|ペーパーレス化のポイントを解説

情報が一元管理できる

紙で情報管理する場合、各部署や担当者が独自に情報を保管することが多く、重要な情報が散逸したり、データの整合性が保てなくなったりするリスクがあります。
労務管理システムでは、情報を一元管理できるため、検索や更新が容易であり、データの整合性も保たれます。

メリット2:勤怠管理や給与計算のシステムとの連携

勤怠管理機能や給与計算機能を備えている、または勤怠管理や給与計算は別システムでも、労務管理システムと連携できるシステムもあります。

勤怠管理システム

勤怠管理をシステムで行うと、勤怠情報を正確に管理でき、労働基準法に違反した働き方を防止できます。また、従業員への通知機能などを利用することで、管理担当者の業務負担を軽減できます。

関連ページ:勤怠管理システムを導入するメリットは?具体的な機能も解説(勤怠管理システム完全ガイド|@人事)

給与計算システム

給与計算をシステムで行うと、従業員情報を直接反映できます。更に、勤怠管理と給与計算の連携ができれば、従業員の勤怠データ、残業時間、手当などの情報を自動的に取り込んで給与を計算でき、各情報を参照する手間が省けると同時に、計算エラーのリスクも減ります。また、従業員に対しても、給与計算の透明性が高まり、信頼性が向上します。

メリット3:法改正への対応

労務管理で順守しなければならない労働法は、時の流れとともに改正されていきます。法令が改正された際は、労務管理の業務内容が新しい法令に適応しているか見直す必要があります。しかし、業務に忙殺されながら法改正をキャッチアップし、改正の度に理解・反映していくことは容易ではありません。
労務管理システムは法改正が行われるとアップデートされ、法令に適合するよう自動的に改正されるため、担当者の負担を軽減するとともに、ミスによる法令違反などのリスクを防げます。

メリット4:場所を選ばずに対応可能

労務管理システムには、Webで情報入力が可能なものも多くあります。かつ、クラウド型のサービスであれば、インターネット環境さえあればどこからでもシステムを利用できます。これにより、柔軟な働き方ができるほか、緊急の状況や変更にも迅速に対応可能です。特に新型コロナウイルスのようなパンデミックが発生した場合や、災害時にも、オフィスに物理的に出向くことなく業務を継続することができるようになり、業務効率と事業の継続性が向上します。

メリット5: セキュリティの向上

労務管理業務では、従業員の個人情報や給与データ、勤怠記録など、機密性の高い情報を扱います。不正アクセスへの対策やデータの暗号化、更に権限設定や操作ログの記録など、セキュリティ対策の施されているシステムを選ぶことにより、情報漏洩のリスクを大幅に減らせます。
また、システムがクラウドベースであれば、セキュリティのアップデートやパッチ適用が容易で、常に最新のセキュリティ対策を維持することが可能です。

機能とメリットを理解して業務効率化を

労務管理システムにはさまざまな機能があり、対応範囲はシステムによって異なります。機能によってメリットも異なりますが、労務管理業務の負担軽減は共通の利点です。
自社が必要としているのがどのような機能で、どんなメリットがあると便利なのか、本記事を参考に検討し、業務効率の向上を目指してください。※こちらのページに掲載している情報は2023年9⽉時点のものです。

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