今からでも間に合う！企業がやるべき電子帳簿保存法改正への3つの対応

電子帳簿保存法とは、帳簿や書類を電子データとして保存する際の要件等を定めた法律です。2022年に施行された改正電子帳簿保存法により、企業は電子取引における電子データの保存が求められ、2024年1月より義務化されました。

電子帳簿保存法はすべての法人、個人事業主が対象です。そのため、事業者は電子帳簿保存法の要件に従い、電子取引に関する電子データを保存しなければなりません。
ここでは、電子帳簿保存法への企業の対応を解説します。

電子帳簿保存法で求められる対応

電子帳簿保存法には3つの保存区分と4つの保存要件があり、該当する書類を定められた要件に従って保存することが求められます。3つの保存区分と対応方法は下記の通りです。

3つの区分のうち、義務となるのは電子取引に関する対応です。

これまで電子データで受け取った書類を紙に出力して保存することが認められていましたが、今後はオリジナルの電子データの状態で保存しなければならなくなりました。
電子データは一度破棄してしまうと復元が難しいことも多いため、社内で電子取引データの保存が徹底できていない場合は、早急に対応を依頼し、体制を整える必要があります。

電子取引データの保存方法については、次の4つの要件が定められています。

• システム概要に関する書類の備え付け
• 見読可能装置の備え付け
• 検索機能の確保
• データの真実性を確保する措置

対応する上で注意すべき項目は「3. 検索機能の確保」と「4. データの真実性を確保する措置」の2つです。

検索機能の確保では、取引に関連した年月日、金額、取引先の3項目で検索できる状態にしておく必要があります。ファイル名の指定や会計ソフトの検索機能で対応しましょう。

データの真実性を確保する措置では、電子データへのタイムスタンプの付与等が求められます。タイムスタンプとは、刻印されている時刻にその電子データが存在していたこと、その時刻以降に改ざんされていないことを証明する技術です。電子データへタイムスタンプを付与するには、タイムスタンプを押せるシステムの導入または事務処理に関する明確な規程を定める必要があります。

対応しないことによる罰則

電子帳簿保存法への違反や不正を行った場合、以下の罰則が課せられる可能性があります。

意図せず違反とならないよう、定められた保存要件に則し、申告漏れがないように対応する必要があります。そのためにも電子帳簿法による電子データ保存の区分と要件を理解し、社内全体で対応していきましょう。

電子帳簿保存法の改正は2024年1月から施行されており、本来ならばすでに対応しているべきものです。しかし企業のバックオフィス担当者には他にも多くの業務があるため、それらに取り組んでいるうちに「わかってはいたけれどきちんと準備できないまま期限が来てしまった……」という方も少なくないでしょう。
本章では電子帳簿保存法改正にまだ対応できていない企業が、取り急ぎ行うべき3つの対応について解説します。

ポイントは電子取引データ保存の徹底・データの真実性の確保・検索性の確保の3つ

電子帳簿保存法への対応は、以下の3つの取り組みから進めましょう。

• 電子取引データの保存を徹底する
• データの真実性を確保する
• 検索性を確保する

まずは義務化されている「電子取引データの保存を徹底する」です。オリジナルの電子データを紛失してしまうと罰則の対象となるため、漏れがないよう社内で徹底しましょう。電子データの保存さえできていれば、その他の対応は後からでも対処できます。

電子帳簿保存法において、人手不足、資金不足等でシステム整備が間に合わない場合、電子データの保存をしておくのみで当面は良いとされています。その場合、税務調査等の際には電子取引データのダウンロードの求め、電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出にそれぞれ応じることができるようにしておく必要があります。

2つ目は「データの真実性を確保する」です。電子データにタイムスタンプの付与または不当な訂正・削除の禁止をすることで、保存要件の「データの真実性を確保する措置」に対応します。

3つ目は「検索性を確保する」です。電子取引で授受したデータを決まった場所に保存することで、保存要件の「検索機能を確保」に対応します。

なぜこの3つが重要なのか？

「電子取引データの保存」は改正された電子帳簿保存法における前提です。定められた要件に従って適切に電子データの保存ができていない場合、罰則対象となる可能性が非常に高いため早急かつ確実に対応を進めなければなりません。

「データの真実性の確保」と「検索性の確保」は保存方法の4要件のうちでも特に重要な2つです。
内容に改ざんや不正がないことを証明できなかったり、必要なときに必要なデータを参照できるようになっていなければ、信頼できる記録としての役割を果たせないからです。
これらに不備がある場合、書類が正しく保管されていないとみなされ、罰則の対象となる可能性が高くなってしまいます。

まず最低限やらなければならないのは、社内で電子取引データ保存の徹底をさせることです。電子帳簿保存法で求められているのは、電子的に授受した取引情報をオリジナルのデータで保存することであり、これが徹底されていない場合は罰則対象となるためです。
電子取引データの保存について、対応方法と注意点を解説します。

対応方法

電子取引は社内のあらゆる部署で行われているでしょう。そのため社内全体に対し、電子取引を行った際に授受した電子データの保存を徹底させます。該当のデータと保存方法を文書化し、社内に取り組みの周知をします。

保存義務がある電子取引データは下記の通りです。

• 電子メールで受領したPDFの請求書や領収書
• インターネット上でダウンロードした請求書や領収書
• 請求書発行システムなどのクラウドサービスで受領した請求書や領収書
• クレジットカード明細や交通系ICカードなどのスマートフォンアプリでの利用情報
• 自社が電子メールで送付したPDFの請求書や領収書

これらのデータについて、電子帳簿保存法の要件に沿って保存する必要があります。

データ保存徹底に向けた注意点

保存義務となっている電子取引データは基本的に請求書と領収書です。この2種に関しては特に抜けもれなく保存できるようにしておきましょう。
取引先より直接授受した電子メールや自動的に発行される請求書・領収書はすでに保存フローができている場合も多いでしょうが、クレジットカード明細やICカード、アプリでの決済記録は保存漏れが起こりやすいため注意が必要です。

電子取引データの保存を徹底するためには、社内で行われている電子取引についてリストアップする必要があります。各部署ごとで発生している請求書・領収書がどのように授受されているか、現状の保存方法と保存場所を把握しましょう。社内の電子取引を把握した上で、保存方法の文書化・周知を行う流れが望ましいです。

社内の電子取引の把握には、情報の一元化や管理に業務コストがかかりがちです。インターネットバンキングやクレジットカードなどと連携できる会計管理システムの活用も業務効率化においてはおすすめです。

「電子取引データ保存の徹底」の次にやるべきは「データの真実性を確保する」ための措置です。
電子帳簿保存法において「データの真実性の確保」とは、保存した電子データが改ざん・削除されていないことを証明できる状態にすることを指します。この証明ができなければ保存したデータが「信頼できる記録」となり得ないため、欠かすことのできない対応となります。
本章ではデータの真実性を確保することについて、対応方法とすぐに対応できない場合の代替手段を解説します。

対応方法

電子取引データの真実性を確保するために、以下の4つのうちいずれかの対応が必要です。

1. タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
2. データに速やかにタイムスタンプを押す
3. データの訂正・削除が記録されるまたは禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
4. 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する

1については、取引先にタイムスタンプが付与できるシステムが導入されている必要があります。
2については、自社にタイムスタンプが付与できるシステムが導入されており、データのやり取りもシステム内で行います。
3については、タイムスタンプが付与できるシステムまたは電子データの訂正や削除を確認できるシステムが導入されており、データの保存をシステム内で行います。

電子データ取引におけるタイムスタンプには「刻印されている時刻にその電子データが存在していたことの証明」と「その時刻以降に改ざんされていないことの証明」の2つの機能が含まれています。したがって基本的には各データにタイムスタンプが付与されていれば「データの真実性」も確保できます。

システムの導入が難しい場合、「4. 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する」の対応を行いましょう。自社で電子データの取り扱いについての規程を定め、それに沿って社内へ対応を求めます（詳細を4-2で解説します）。

タイムスタンプ付与システムをすぐに導入できない場合の代替手段

タイムスタンプを付与してくれるシステムの導入が難しい場合、手動での運用ルールを定めてカバーする必要があります。運用規程の作成には国税庁が発表している「事務処理規程のサンプル」を参考にするのが良いでしょう。

規程作成のポイントは以下です。

• 運用にあたり、管理責任者と処理責任者を指定する
• 訂正削除を原則禁止とする
• やむを得ず訂正削除が必要な場合のフローを決めておく

電子取引は社内の様々な部署で行われている場合が多いため、部署ごとに責任者を立てての管理がおすすめです。

電子データへの真実性の確保に加えて、電子データの検索性を確保する必要があります。税務職員の求めに応じてすぐにデータをダウンロードできるように整備しておかなければならないためです。
検索性の確保について、対応方法と対応のポイントを解説します。

対応方法

保存方法を問わず、必要なのは求められた際に必要なデータをすぐに探し出して提示できるようにしておくことです。最低限次の3つの条件からの絞り込みをすぐにできるよう、データの保存や管理のルールを整備しておかなければなりません。

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先

専用の証憑収集・保管システムであればこれらの管理・検索はまず問題なく行なえます。よほどの理由がない限りは専用システムを利用するのがおすすめです。

しかし予算の確保が難しいなど、すぐには導入できないケースもあるでしょう。その時は自社サーバーなどを当面の保存場所とすることになりますが、やはり「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3条件での絞り込みを迅速に行えるよう、保存方法を工夫しましょう。

自社サーバー保存時の工夫のポイント

自社サーバーへの保存時に各データに検索性を備えさせるには、次のような手法が有効です。

1. ファイル名に「取引年月日」「取引金額」「取引先」の規則性を持たせる
2. 索引簿を作成し、その索引簿を使用して検索できるようにする
3. 「取引先」や「月」ごとの任意のフォルダを作成し該当の場所に保存する

1は各ファイルの命名に「20240115_〇〇株式会社_200000.pdf」のような規則をもたせてファイル名から検索できるようにする方法です。
上記の例ではファイルの中身が「2024年1月15日に〇〇株式会社から受領した200,000円の請求書」であることがひと目で分かるようになります。さらに「取引年月日（→20240115）」「取引先（→〇〇株式会社）」「取引金額（→200000）」の各要素がそれぞれ検索可能になっています。
一方でこの方式には次のようなデメリットもあります。

• 毎回のファイル名変更が必要になり、徹底が難しい
• 表記ゆれや記入間違いに対応しにくい

2はExcelなどで保存データの索引簿を作成し、索引簿を参照することで必要なデータを検索できるようにする方法です。
索引簿ではファイル名と保存場所、取引年月日、取引金額、取引先の情報を一覧化します。これらの情報を管理することで該当のファイルにスムーズにアクセスできるようになります。索引簿の作成例は国税庁のHPにサンプルがあるので、参考にしてみるのも良いでしょう。

国税庁による索引簿のサンプルより

一方でこの方式には次のようなデメリットもあります。

• 索引簿のバックアップを取っておかないと誤ってデータが消失する恐れがある
• ファイル名を変更した際に索引簿に反映する必要があり、徹底が難しい

3は「取引先」や「年月」などのフォルダを作成し、フォルダ名の分類に沿って保存する方法です。
特定の企業との取引が多い場合に検索しやすいメリットがあります。取引先でフォルダを作成する場合、「〇〇株式会社」＞「yyyymm（年月）」のように階層に分けるとよりスムーズにファイルを検索できます。
一方でこの方式には次のようなデメリットもあります。

• 取引企業が多い場合、フォルダ数が増え、管理に手間がかかる
• 取引数が多い場合は索引簿と併用しないと検索が困難になる

当面はこのような方法でも対応できますが、今後取り扱うデータが増えるほどに手動で適正な管理を保つことは難しくなってきます。やはりなるべく早く専用の保存システムを導入するのが望ましいです。

ここまで電子帳簿保存法への最低限の対応について解説しました。本章では、必須ではないが今後の改正やデジタル化による業務効率の向上のために、進めていきたい対応について紹介します。

業務フローの見直し・検討

保存が必要な電子取引データの受領は、経理担当者に限らず営業担当者も行う場合が多いでしょう。その場合にデータの受領から保存までのフローについて、現状の方法の見直しと電子帳簿保存法に対応したフローの検討が必要です。これまで電子データで受領した書類をプリントアウトして保存していた場合は、電子データでの保存が徹底されるフローを構築しましょう。

電子データの保存フローの例を挙げます。

あくまでも一例のため、自社に合わせたフローを検討しましょう。

データの真実性を確保するシステムの導入

データの真実性を確保するシステムは下記の2つのパターンがあります。

• タイムスタンプを付与できる会計システム
• 電子データの訂正や削除を確認できるシステム

タイムスタンプの付与にはシステムの導入に加え、時刻認証業務認定事業者（TSA）との契約が必要になり、TSAにも利用料を支払う必要があるためコストがかかります。すでに会計システムを導入・利用している場合は、システムにタイムスタンプ機能とTSA利用料も含まれていることもあるため、機能の有無と利用料について確認してみましょう。
システムの導入はコストがかかりますが、データの一元管理による保存と検索にかかる業務の負担軽減と効率化につながるため、導入を検討してみると良いでしょう。

自社で頻繁に電子取引データを扱う場合、業務の効率化の面でタイムスタンプを付与できる会計システム導入のメリットがありますが、それほど多くない場合には訂正や削除を確認できるシステムの導入でも問題ありません。

スキャナ保存への対応

紙で受領・作成した書類をスキャンし画像データで保存する「スキャナ保存」は、2022年に改正された電子帳簿保存法では任意となっていますが、できれば今のうちから準備を進めておくことをおすすめします。

スキャナ保存制度を活用すると、今まで紙で保存していた書類が電子データでの保存となり、保存要件を満たしていればオリジナルの紙の書類は保存の必要がなく破棄できます。そのため、物理的な保管場所が必要なくなり、電子取引データと合わせてデータの一元化が可能です。これによりペーパーレス化の促進と経理業務の効率化につながります。

電子帳簿保存法の改正により、すべての企業は電子取引データの保存が義務化されました。まだ対応できていない企業は罰則を受ける場合もあるため、早急に対応する必要があります。

今回紹介した「電子取引データの保存を徹底する」「データの真実性を確保する」「検索性を確保する」の3つの対応さえできていれば、最低限の電子帳簿保存法の要件を満たせます。社内の取引内容を把握し、自社での対応フローを整えましょう。

また今後の適用範囲の拡大や継続的な運用を考えた場合、専用システムの導入など本格的な整備を進めるべきです。＠人事サービスガイドでは当該カテゴリのサービスも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

関連ページ：経理担当者必見｜インボイス制度と電子帳簿保存法の対策ポイントを解説

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