効率的な文書管理方法とは。保管方法、運用ルール作りの3ステップを紹介

総務としての日常業務をするにあたって、文書管理は切っても切れない関係です。しかし、社内に統一された文書管理のルールが存在しないと、文書の検索や管理をするたびに無駄な時間がかかってしまいます。ここでは、基礎知識や、業務効率化に役立つ文書管理のルールの作り方について解説していきます。

• 文書管理の基礎知識
  • 文書のライフサイクル
  • 会社で扱う文書の保存期間
• 文書管理のルールの作り方
  • （1）文書の分類方法を決める
  • （2）文書管理の仕組みを作る
  • （3）文書を収納する
• 文書の電子化
  • e-文書法と電子帳簿保存法

文書のライフサイクルや保存期間年数など、文書管理の基礎知識について説明します。

文書のライフサイクルは「作成・発生」「処理」「保管」「保存」「廃棄」という流れになっています。文書は段階によって「活用期」と「低活用期」に分かれ、それぞれに合った管理方法が必要となります。

ここで注目したいのが「保管」と「保存」の違いです。これらの言葉は同意義だと思われがちですが、文書のライフサイクル上では明確な違いがあります。

つまり、「保管」はよく使う文書であり、「保存」はあまり使わない文書ということになります。

会社で「保存」している書類の中には法令で保存を義務付けられている「法定保存文書」があります。これらの文書は所定の期間中、適切な管理下で保存する必要があります。今回は、その文書の中から人事・総務の業務に関わりが深い文書をピックアップしてご紹介します。

次は、具体的な文書管理のルールの作り方について説明していきます。

文書管理のルールを作る際は、文書の分類方法を決め、その分類方法に則った文書管理の仕組みを作ったあと、実際に文書を収納していきます。
文書の分類方法としてよく使われているものには、ワリツケ・ツミアゲ方式があります。

文書を管理する人が職務分析をしながら、大分け→中分け→小分けというように上から下へ仕事を分類していき、管理番号を付けて文書管理表を作ります。さらにこの表から各個別文書にも番号を付け、その番号の付いたファイルに収納していく方式です。

各々の職員が、現物の書類を確認しながら小分け→中分け→大分けというように下から上へ仕事を分類して収納し、ガイドを立ててまとめ上げたうえで保管単位別に規制する方式です。

ワリツケ方式は理論的である一方で実務的ではない面も多く、公文書管理の研究開発と改善を行うNPO団体の「行政文書管理改善機構」は、ツミアゲ式を推奨しています。

文書管理を効率的に行う方法の1つとして、管理台帳の作成が挙げられます。
管理台帳の項目の例としては以下のものがあります。

• 文書分類
• 文書名
• 文書保管場所
• 作成者
• 作成日
• 保管期間
• 保管期間満了日

ここで重要となるのは、必要な文書を迅速に取り出せるようにすることです。「文書分類」や「文書保管場所」を明記することで、誰でもすぐに文書が保管されている場所を把握できるようにしておきましょう。

紙文書を収納する際には「文書活用のしやすさ」を目的として収納しましょう。収納する際に使用する用具の代表としてはフォルダ、厚型ファイル、ボックスが挙げられます。収納する文書の性質にあった用具を選びましょう。また、収納する際はラベリングによる表示作業のあと、所定の場所に収納する配列作業を行います。

表示作業では、ファイルの背表紙に統一されたラベルを貼っていきます。ラベルに文書名だけでなく、作成日、保管期間、保管期限を記載しておくことで廃棄する際の判断基準の1つになります。

保管場所を階層化して配列することで、必要な文書を見つけやすくなります。また、キャビネットに番号を振り、その上段から「A-1、A-2、A-3……」と決めたロケーションを文書管理台帳に書いておくと、検索作業の効率化につながります。

文書保存の負担軽減の観点から、政府によって書類の電子化が推進されています。以下の項目では、文書の電子化に関連する法律である「e-文書法」と「電子帳簿保存法」について解説していきます。

電子帳簿保存法は1998年に施行された法律、e-文書法は2005年に施行された法律です。この法律の施行によって、これまで認められなかったスキャンによる電子化保存が認められるようになりました。e-文書法と電子帳簿保存法の違いは、主に「対象文書」「承認の必要性」「要件」です。違いを簡単にまとめた表が以下のものとなります。

2015年と2016年には税制改正による要件緩和があり、2015年は金額や電子署名などの要件が撤廃され、適正事務処理条件が追加されています。2016年には、スキャン要件が緩和され、スマートフォンからでも領収書などをスキャンできるようになりました。

電子帳簿保存法についての詳細はこちら
→国税庁「電子帳簿保存法について」

文書をデータ化することは、業務の効率化につながります。しかし、紙文書の量が多いとスキャンするのも一苦労なため、書類の量が多いときは専門の業者に依頼するのも1つの手です。また、古い体質の会社だと「紙でないと不安」という理由でペーパーレス化が進まないこともあります。そういった場合は、注文書や領収書など一部の書類だけ、できるところから電子化を進めていきましょう。

法律の制定によって、紙文書だけでなく電子文書の管理必要性もさらに高まってきています。文書管理を見直すことは、全従業員の日々の業務量削減につながります。それぞれの会社に合った管理システムを作り、文書の電子化を利用することで、時間を有効活用していきましょう。

【編集部より】
書類の管理、業務効率化に関する記事はこちら。

→書類整理の基本は書類をためないこと！ 「『超』整理術」を簡単解説
→ズボラでもできる！仕事が効率化するデスクの整理整頓術

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