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会社での郵便物管理法

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掲載日時:2018.11.26

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会社に届いた郵便物の宛名を確認し、部署ごとに振り分けることは総務の重要な業務の1つです。会社によっては大量の郵便物を仕分けなければならず、管理の仕方に悩む人もいるでしょう。ここでは、郵送物について記録する受発信簿の例や、知っておきたい郵便サービスの種類について解説していきます。

郵便物管理の基礎知識

この章では、郵便物管理の基礎知識として、郵便物の開封にまつわるルールや郵送物の記録法、また郵便サービスの特徴について解説します。

郵便物の開封について

郵便物の開封ルールは働いている会社によって異なり、基本的にはそのルールに従うことが一般的です。しかし、みだりに封筒を開封すると、「正当な理由なく封をしてある信書をあけたもの」として信書開封罪に問われ、懲役や罰金を科される可能性があります(刑法第133条)。そのため、個人宛や親展の郵便物は開封しないのが無難です。「会社名かつ役員宛なら開封」「個人名のみなら未開封」など開封ルールを定めて社内規則に記載し、従業員に周知しておきましょう。

郵便物発信・受信簿

郵便物の管理業務で特に気を付けたいのは、紛失事故です。「発送したはずなのに相手方に届いていない」となっては取引先からの信頼度が下がる恐れがあります。そんなときに役立つのが郵便物発信・受信簿です。取引先との信頼関係を維持するためにも、郵便物の記録はしっかり付けておきましょう。
以下が、郵便物発信・受信簿の例です。

郵便物発信簿

発信簿
発送日 種別 宛先 差出人 内容物 総務担当
18/10/16 普通便 株式会社〇〇 システム部
山田
請求書 田中
発信簿
発送日 18/10/16
種別 普通便
宛先 株式会社〇〇
差出人 システム部
山田
内容物 請求書
総務担当 田中

郵便物受信簿

受信簿
発送日 種別 差出人 宛先 内容 総務担当 処理
18/09/07 普通便 株式会社〇〇 マーケティング部
川又
未開封 田中 09/07
川又さん
受信箱
受信簿
受領日 18/09/07
種別 普通便
差出人 株式会社〇〇
宛先 マーケティング部
川又
内容 未開封
総務担当 田中
処理 09/07
川又さん
受信箱

上記の例では基本的な事項のみ載せましたが、切手の管理もしたい場合は発信簿の項目に付け加えると良いでしょう。

郵便サービスの種類

Point

  • コストやセキュリティ面を考慮して、適切な発送手段を選ぶ
  • 配送伝票は保存しておく

郵便物や宅配便の発送は、総務が一括して行います。その際に発送手段を使い分けることで、コスト削減につながります。また、社内外からの問い合わせに対応できるよう、配送伝票は保存しておきましょう。一般的な郵便サービスの種類は以下の通りです。

郵便物の種類

サービス 内容 特徴
一般書留 引き受けから配達までの送達過程を記録する。 万が一、郵送物が壊れたり届かなかったりした場合に実損額を賠償。賠償額の上限は500万円。
現金書留 現金送付専用の一般書留。 賠償額の上限は50万円。
簡易書留 引き受けと配達のみを記録する。 一般書留より割安だが追跡機能に制限あり。賠償額の上限は5万円。
料金後納 1カ月分の料金を翌月に一括払いできる。 以下の3つの条件を満たしている場合、利用可能
(1)郵便物を毎月50個以上出す
(2)取扱郵便局の承認を受ける
(3)郵送料金の概算額の2倍にあたる担保を提供
料金別納 大量の郵便物を差し出すときに、一括で支払い可能。 以下の2つの条件を満たしている場合、利用可能
(1)差し出される郵便物が同一料金
(2)同時に10個以上の差出
郵便物集荷サービス 日付、時間帯、商品を指定し集荷してもらう。 2018年6月末より一部の郵便発送物の集荷サービスが終了。(※)
宅配便 一部地域を除く全国に配送可能。 日時指定・追跡ができる。さまざまな大きさの配達物に対応。
バイク便・自転車便 大都市圏に多いサービス。バイクや自転車で集荷を行う。 基本的に個別対応のため、配達するのは速いが割高。
一般書留
内容 引き受けから配達までの送達過程を記録する。
特徴 万が一、郵送物が壊れたり届かなかったりした場合に実損額を賠償。賠償額の上限は500万円。
現金書留
内容 現金送付専用の一般書留。
特徴 賠償額の上限は50万円。
簡易書留
内容 引き受けと配達のみを記録する。
特徴 一般書留より割安だが追跡機能に制限あり。賠償額の上限は5万円。
料金後納
内容 1カ月分の料金を翌月に一括払いできる。
特徴 以下の3つの条件を満たしている場合、利用可能
(1)郵便物を毎月50個以上出す
(2)取扱郵便局の承認を受ける
(3)郵送料金の概算額の2倍にあたる担保を提供
料金別納
内容 大量の郵便物を差し出すときに、一括で支払い可能。
特徴 以下の2つの条件を満たしている場合、利用可能
(1)差し出される郵便物が同一料金
(2)同時に10個以上の差出
郵便物集荷サービス
内容 日付、時間帯、商品を指定し集荷してもらう。
特徴 2018年6月末より一部の郵便発送物の集荷サービスが終了。(※)
宅配便
内容 一部地域を除く全国に配送可能。
特徴 日時指定・追跡ができる。さまざまな大きさの配達物に対応。
バイク便・自転車便
内容 大都市圏に多いサービス。バイクや自転車で集荷を行う。
特徴 基本的に個別対応のため、配達するのは速いが割高。

※集荷廃止対象
新特急郵便物、巡回郵便物およびレターパックプラスを除く、内国郵便約款を適用する郵便物
国際スピード郵便物および小包郵便物を除く、国際郵便約款を適用とする郵便物
ゆうパケット約款を適用するゆうメールおよびゆうパケット(集荷を条件として個別に契約している場合を除く)
集荷についての詳細はこちら
→日本郵便「集荷のお申込み 操作方法

このように、書留といっても一般書留と簡易書留では郵送トラブルが起きた際の賠償額に大きな違いがあることが分かります。また、料金後納・別納サービスを利用することで切手を貼る手間が省け、業務の効率化につながります。
書留の送料も、法人や大口だと割引サービスを受けることができます。詳細は日本郵便のHPでご確認ください。
→日本郵便「BIZ POST

郵便物管理も総務の大切な仕事の1つ

請求書、雑誌、挨拶状など、会社には毎日さまざまな種類の郵便物が届きます。しかし、会社に届く郵便物には会社名しか書かれていない場合も多く、正確に郵便物を振り分けるには各部署の仕事内容を知っておく必要があります。普段から他部署の従業員とコミュニケーションを取るようにし、各部署の取引先の名前や案件の内容を把握しておくようにすると良いでしょう。

※本記事は掲載時点の情報であり、最新のものとは異なる場合があります。予めご了承ください。

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