労務管理システムの導入前に知っておくべきことは？
種類、導入方法、費用を徹底比較

オンプレミス型

オンプレミス型は、企業が自社のサーバーに専用のソフトウエアをインストールして利用する形式です。このシステムはデータ管理が企業内で行われるため、情報漏えいのリスクが低く、セキュリティ面で高い信頼性が確保されます。

また、自社でシステムを構築・運用することが可能なため、外部のサービスプロバイダーに依存せず、システムのカスタマイズが可能です。ただし、導入やメンテナンスには専門知識が必要であり、自社内で専門家の確保が求められます。また、サーバーやネットワーク機器、ソフトウエアライセンスの購入といった初期費用が高額になる傾向があります。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上のサーバーで提供されるソフトウエアを利用する形式です。インターネット環境が整っていれば、どこからでもアクセスできるため、リモートワーク環境にも適応しやすく、労務管理業務を効率的に行うことが可能です。

さらに、サーバーや物理的な設備を購入する必要がないため、オンプレミス型に比べて初期費用を抑えられる大きなメリットがあります。

ただし、自社内での運用ができないため、機能の拡張やカスタマイズ性には制限があります。また、インターネット環境が必須であるため、環境が整っていない場所では利用が困難です。さらに、データをクラウド上に保存することにより、セキュリティ面でのリスクも存在します。

単品汎用型

単品汎用型は、労務管理に関連する多岐にわたる機能を一つのシステム内に統合したサービス形態です。労務管理に留まらず、給与計算や勤怠管理など、多岐にわたる機能を一つのプラットフォームで管理することができ、企業のバックオフィス業務を大幅に効率化できます。

単品汎用型は、企業の規模や業界に関係なく適用可能であり、人事および労務関連の業務プロセスの一元管理と効率化を求める企業におすすめです。

機能拡張型

機能拡張型は、基本機能に加えて企業の特定のニーズに合わせた追加機能を組み込むことができるサービス形態です。

例えば、導入後に年末調整機能、給与明細発行機能、勤怠管理機能などを必要に応じて組み込むことができ、同時に不要な機能の排除もできます。これにより、企業は無駄な費用を節約でき、コスト効率を重視する企業にとって大きなメリットです。
また、外部システムとの連携にも優れており、既存のシステムとの連携が必要な企業にとって大きな利点です。

シリーズ連携型

シリーズ連携型は、一つのメーカーから提供される複数の労務管理システムを一緒に使用する方式です。

従来の労務管理システムでは、入退社の手続き、勤怠管理、給与計算など、それぞれ別のシステムを導入する必要がありました。そのため、システム間の連携に多くの手間がかかり、データの入力ミスなどの問題が生じることがありました。
しかし、シリーズ連携型の場合、全てが同じメーカーのシステムで構築されているため、システム間の連携が効率的に行われます。この一元化により、データの入力ミスや重複の問題も大幅に減少します。

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パッケージ型

パッケージ型は、完成済みの労務管理システムを自社の要件に合わせて選択、導入する方式です。比較的低コストで導入可能であり、早期に運用を開始できます。必要に応じて、後から業務プロセスに合わせてカスタマイズも可能です。

フルスクラッチ型

フルスクラッチ型は、自社のニーズに完全に対応した労務管理システムをゼロから開発、導入する方法です。完全にオリジナルのシステム構築が可能ですが、高額な費用と長期の導入期間が必要です。また、法改正などへの迅速な対応も重要です。

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一般的な費用相場

労務管理システムの費用は多岐にわたりますが、クラウド型の場合、初期費用は0〜100,000円、1ユーザー当たり月額300〜1,100円が相場とされます。

無料プランの存在

一部のシステムでは基本機能を無料で利用できるプランが提供されています。これは小規模企業やスタートアップに有効な選択肢ですが、有料プランに比べて機能が限定されるデメリットもあります。

費用相場を決めるポイント

労務管理システムの費用相場は以下の要因によって決まります。企業はこれらの要因を総合的に考慮する必要があります。また、複数のベンダーから提案を収集し、最適な選択をするために比較検討を行うこともおすすめです。

• 従業員数（会社規模）
• 連携機能の有無、プランの種類や機能の範囲
• オプション・サポートの有無

料金設定のタイプ

労務管理システムの料金設定は、提供するサービスや機能、利用者数、利用頻度などに応じて異なります。以下のような料金タイプが一般的です。