給与計算システム導入・乗り換え時によくある失敗例｜原因と注意点を解説！

失敗例1.操作が複雑で使いにくい

給与計算システムでは、従業員の勤怠情報、各種保険料や税金といった多くのデータを扱うため、管理画面や操作性はよく確認しておきたいポイントです。入力項目が多すぎる、メニューが複雑で目的の機能を見つけにくい、エラー時のメッセージが分かりづらいなど、使いにくいシステムは担当者のストレスを増加させ、業務の効率化どころか新たな問題を生む可能性があります。特に、給与計算自体に慣れていない担当者にとっては大きな障壁となり得ます。

失敗例2.アップデートの度にコストがかかる

システムのアップデートは、新機能の追加やセキュリティ強化を図る重要なプロセスです。しかし、アップデートの度に追加コストが発生するサービスもあるので注意が必要です。アップデートによって新しい機能が追加されるものの、それが企業の業務に必ずしも必要でない場合、無駄なコストが発生してしまいます。

失敗例3.既存ツールとの連携がうまくいかない

勤怠管理システムや会計ソフトなど、ほかの業務ツールを給与計算システムと連携して使用している企業は少なくありません。新しく給与計算システムを導入する場合、既存ツールとうまく連携できないと、手作業でのデータ移行が必要になり、効率化が半減するだけでなく、エラーの原因につながります。

失敗例4.必要なサポートが受けられない

給与計算システムを使う過程で、さまざまな疑問やトラブルが発生することもあるでしょう。システムに不慣れな従業員が担当者になった場合はなおさらです。エラーの問い合わせや質問への回答が十分に得られなかったり、アップデート後のフォローが不足していたりと、企業が求めるサポートとベンダーの提供範囲にずれがあることも珍しくありません。業務が停滞するリスクもあるので注意が必要です。

失敗例5.自社独自の手当が計算できない

企業には、独自の給与体系や手当が存在することがあります。手当の種類が多い場合や該当する条件が特殊な場合には、システムでの計算ができない可能性も。

例えば、場合分けの多い特定の作業に対する手当、業績と連動したボーナスなど、これらを正確に計算し、適切に給与に反映させることができないと、一部の確認や手作業が発生してしまい、システム導入の意義が薄れます。

失敗例6.結局は担当者の判断が必要だった

従業員がリモートワークやハイブリッドワークといった新しい働き方を導入したばかりで業務フローが整理されていない場合、先に給与計算システムを導入することで混乱が生じるケースもあります。特に、勤怠管理のルールがあいまいだと、給与計算の段階でいちいち確認を取り直す必要があり、さらに手作業での入力の手間も生じるため、正確性や効率が損なわれてしまいます。

失敗例7.使わない機能が多く余計なコストがかかる

給与計算システムを製品タイプで分類すると、ERP型、人事・労務管理一括型、給与計算特化型に分けられます。給与計算特化型は必要最低限の機能を搭載したシンプルなサービスが多いですが、企業の基幹業務にまつわるデータを一元的に管理・運用できるERP型には多岐にわたる機能やオプションが用意されています。例えば、多国籍企業向けの通貨換算機能など、自社の業務に必要ない機能がついていた場合、余計なコストがかかっている可能性があります。

関連ページ：給与計算システムの種類と費用の比較ガイド

失敗例8.法改正に対応していない

給与計算には、労働基準法や各種税・保険法など、数多くの法律に基づくルールが存在します。法改正は頻繁に行われるため、給与計算システムもそれに迅速に対応する必要があります。しかし、中には法改正に対応していないサービスや、アップデートには追加コストがかかるサービスもあります。システムが新しい法律やルールに適切に対応していない場合、企業は知らぬ間に法令違反のリスクを抱えることになり、さまざまな問題に直面する可能性が高まります。

「多機能」「低価格」で選んでしまった

「多機能」や「低価格」をうたっているサービスは一見、魅力的に感じられるかもしれません。しかし、多機能であるがゆえに操作が複雑だったり、実際の業務において必要のない機能ばかりだった、なんてことも。さらに初期費用が安くてもランニングコストやアップデート時の追加費用がかかってきたり、サポート体制が整っていないケースも少なくありません。単純なアピールポイントに飛びつくと、現状とのミスマッチを生むことがあります。

自社のニーズや業務フローとサービスのすり合わせをしなかった

給与計算は、従業員の勤怠情報の確認、給与の計算、給与明細書の作成・発行、支払い、そして賃金台帳への記録など、多くのフローに分けられます。給与計算業務の改善や効率化を目的に給与計算システムを導入する際は、まず自社における業務フローをしっかりと把握し、改善したいポイントを洗い出した上でニーズに沿ったシステムを選定しなければなりません。自社独自の手当や勤怠管理の方法なども細かく整理しましょう。

社労士や税理士の意見を聞かずに決めてしまった

給与計算には複雑な法律や税制が絡んできます。システム選定時には、専門的な知見がある社労士や税理士などの意見を取り入れることで、見落としがちだった課題に気付けることもあります。反対に、まったく通知せずに好みの給与計算システムを導入してしまったあとで、社労士や税理士にこまごまとした質問をしても、彼らがそのシステムに不慣れだと対応に困ってしまうケースも考えられます。

サービスの詳細についてしっかり確認していなかった

給与計算システムを導入する際、サービスの詳細を十分に確認しないことは、後々の運用でトラブルを招く要因です。例えば、システムの基本的な機能は理解していたものの、設定の仕方や計算ミスの修正方法、操作画面、サポート体制、アップデート時のフローなど細かな点を確認していないと、エラーや業務の停滞が頻発するリスクが高まります。サービスの詳細を把握することで、自社の業務フローとのすり合わせを高いレベルで行うことができます。

担当者の知識レベルを把握していなかった

給与計算システムの導入・運用には、担当者の知識レベルも大きく影響します。システムが高機能であればあるほど、その操作や設定は複雑になりがちです。「簡単」「使いやすい」とうたわれているものでも、そもそも担当者が給与計算の基本的なルールや重要性をまったく理解していなければ、システムを生かすことができません。実際の運用を想定した教育を行うか、システム運用に先立ってガイダンスやサポートを提供しているベンダーを探しましょう。

失敗例1.社労士や税理士との話し合いで妥協してしまう

給与計算システムの乗り換えを検討する際、社労士や税理士とのコミュニケーションは重要です。しかし、彼らは法令遵守の観点からアドバイスができますが、給与計算システムについての深い知見があるわけではありません。また企業ごとの細かな経理業務フローまでは把握していないケースも多いです。自社では乗り換えの必要性を感じつつも、社労士や税理士が乗り換えに消極的だと、意見を聞いているうちに妥協して決定を先延ばしにしてしまう…といったケースも考えられます。結果、担当者は引き続き業務の負担を解消できません。

失敗例2.勤怠との連携作業が予想以上に大変だった

給与計算システムと勤怠管理システムの連携の精度は、給与計算業務の精度と効率性を大きく左右します。しかし、実際にシステムを連携させる作業は、データフォーマットの違いや、取り込むタイミングの取りにくさ、エラーハンドリングなど、多くの企業が想定以上に苦労するポイントです。連携性が低かったり、互換性がないサービスを誤って選定してしまうと、給与計算にも誤りが生じ、大きなトラブルを招いてしまいます。さらに修正作業にも多大な時間と労力がかかります。

失敗例3.またすぐに乗り換えなければならなくなった

システムの乗り換えは、コストや時間、労力など多くのリソースを要する大きなプロジェクトです。しかし、期待していたパフォーマンスが発揮されない、担当者が扱いきれない、ランニングコストが膨れ上がるなどの理由から、またすぐに乗り換えを検討しなければならないケースも少なくありません。こうなると、再び同様の手間とコストがかかってしまい、ほかの業務を圧迫してしまいます。

失敗例4.セキュリティが脆弱（ぜいじゃく）だった

給与計算では、従業員の重要な個人情報を多く扱います。さまざまな機能や使い勝手にばかり注目してセキュリティ面を見落としてしまうと、データ漏えいのリスクが高まります。実際にサーバー攻撃や不正アクセスによって個人情報が流出した事件もあります。データ漏えいは、従業員からの信頼を失ったり、法的なトラブルに発展する深刻なトラブルなので特に注意が必要です。

失敗例5.マスターデータ作成に手間がかかる

マスターデータとは、システムの利用を開始する際、はじめに作成しておく情報のことを言います。従業員情報、勤怠ルール、給与構成など、自社で活用するデータを入れることで、現状に対応した計算ができます。しかし、作成手順がシンプルではなく、使い勝手が悪いサービスに乗り換えてしまうと、設定だけで膨大な時間がかかってしまいます。想定以上に時間がかかり、給与支払いの遅延につながってしまうと法令違反や従業員からの訴訟問題に発展してしまうおそれもあります。

関連ページでは、給与の構成要素や賃金支払いの5原則についても解説しています。

関連ページ：給与計算とは？　基礎知識や給与の内訳についてやさしく解説

失敗例6.エクスポート／インポートできない

既存のツールからデータを出力することをエクスポート、新しいツールにデータを取り込むことをインポートと言います。これまで使っていた給与計算システムからマスターデータをエクスポートできなかったり、乗り換えた給与計算システムにインポートできないと、データの移行作業が複雑化し、大幅な業務遅延につながるだけでなく、エラーが発生しやすくなります。システム同士の連携性が低いケースと、そもそもエクスポートやインポート機能がないケースがあるため、いずれもよくチェックしましょう。

タイミングを誤った

給与計算システムの乗り換えは、いつでも行えるものではありません。企業の決算期や年末調整など、業務のピーク時にシステムを乗り換えると、計算ミスをはじめとしたさまざまな混乱を招く可能性が高まります。

関連ページ：給与計算システムの入れ替え時期と課題別おすすめの給与計算システム

移行期を考えていなかった

システムの乗り換えは、データの移行、システム設定、スタッフのトレーニングなど、多くのステップを含むプロセスです。そのため、新しいシステムへの移行は徐々に行うことが理想的です。新旧のシステムを一定期間ダブルで運用し、徐々にデータを移行することで、トラブル時も旧システムに戻ることが可能となり、リスクを軽減できます。このような移行期を考えずに乗り換えてしまうと、最悪の場合はデータの消失といった重大なリスクにつながるおそれもあります。

サポートが切れることを把握していなかった

サービスによっては、サポート期限が決まっているものもあります。例えば3年でサポートが切れてしまう給与計算システムを導入していたのに担当者が見落としていた場合、次のシステム選定に追われ、自社の要件に満たないサービスに乗り換えてしまうかもしれません。サポートが終了したシステムを使用し続けることで、データ漏えいやシステムダウンのリスクを高めます。サポート終了のタイミングを正確に把握し、新しいシステムへの移行計画を早めに立てることが重要です。

事業規模拡大を想定していなかった

給与計算システムの選定時、現在の従業員数や業務フローだけでなく、将来の事業規模拡大も想定しておくことが重要です。例えば数年間で従業員数が一気に増え、給与計算の複雑性も増した場合、選定したシステムが拡張性に乏しいと、また一から乗り換えのための準備をしなければなりません。乗り換えの回数が多いほど、その度に多くのリソースが必要とされ、数々のリスクが浮上するため、非効率だと言えます。

ワークフローの整備が甘かった

給与計算システムの変更は、自社の現状やニーズの変化に伴って提起されることがほとんどです。そのため、選定の前に改めてワークフローの見直しを行いましょう。ワークフローの整備が甘いと要件定義もあいまいになり、本当に必要な機能が見極めにくくなります。

管理部門全体の意見を聞かなかった

給与計算は、人事・労務や経理など、複数の領域にまたがる業務です。そのため、システム選定時には、関連する各部門のニーズや要望をしっかりとヒアリングし、それを反映したシステム選びをすることが重要です。一部門だけの視点でシステムを選定してしまうと、ほかの部門での業務効率が悪化したり、新しいシステムに対する抵抗感が生まれる可能性があります。全ての関連部門がスムーズに業務を行えるシステムを選ぶためには、広範な意見を取り入れることが必要です。

サイトや資料の内容をうのみにしない

給与計算システムの一番の目的は正確な給与計算とその効率化です。基本的な計算機能に大きな違いはなく、数字を入力すれば結果が算出されるため、どれも似たり寄ったりだと感じるかもしれません。サイトや資料では「シンプルな操作」「自動計算」など、分かりやすい言葉でサービスがアピールされていますが、これらの表現は非常に抽象的で、使い勝手やエラーが発生した際の対応など、細かな点は書かれていないことがほとんどです。内容をうのみにせず、トライアル期間で実際に操作をして確かめたり、必ずベンダーに話を聞いて詳細を把握する必要があります。

デモ版や無料トライアルを使ってみる

説明を聞いても、実際にシステムを使ってみなければ気付けないこともあります。作業中に待ち時間が生じるのか、各ページが参照しやすいかといった細かい部分は言葉では説明できないからです。また、担当者の数や着手する順番など、業務フローは企業によって異なります。担当者の知識レベルとの相性もあるでしょう。デモ版や無料トライアルがあれば必ず活用し、実際の業務プロセスと照らし合わせることが大切です。

対応範囲をチェックする

例えば「勤怠情報の自動取り込み」といった機能があっても、サービスによってはその対応範囲が異なります。同じシリーズの製品情報しか取り込めないケースや、「自動」をうたってはいるものの従業員の勤怠情報をCSVデータで一つずつダウンロード・アップロードするまでは手動で行わなければならないケースなど、あえて言語化されていないことも多いのです。

ほかにも、法改正に対応したアップデートがあるか、その際に追加費用がかかるか、サポートがどれくらい充実しているかなど、各項目の対応範囲についてベンダーに質問して、疑問点は残さず解消しましょう。

関連ページでは、給与計算システムの導入を検討する前に把握するべき前提条件や、選定におけるポイントを解説しています。

関連ページ：おすすめの給与計算システムは？　選び方のポイントと注意点