勤怠管理システム
でよくあるトラブル

ページが正しく表示されない

勤怠管理サービスの利用を開始したとき、ページが正しく表示されなかったり、適切に操作できなかったりすることがあります。この場合、まずは以下の3点を確認してみましょう。

打刻機器がうまく作動しない

ICカードリーダーや指紋リーダーなどの打刻機器を導入したものの、カードや指紋などを正しく読み取れないことがあります。この場合、まず以下の点を確認しましょう。

• 打刻機器が充電できているか
• 打刻機器とパソコンが接続できているか
• 接続したパソコンが打刻機器の推奨環境を満たしているか
• 接続したパソコンに専用のアプリケーションがインストールされているか

打刻機器とパソコンの接続については、USBポートなどで接続するものと、ネットワーク経由で接続するものがあります。いずれの場合も、パソコンが打刻機器を認識できているかを確認しましょう。USBポートの接触不良が原因の場合、他のUSBポートにケーブルを挿し直すことで動作が改善する場合もあります。
これらの点に問題がない場合、システムのエラーが疑われるため、運営会社の担当者に確認してみましょう。この場合も、エラーが生じているパソコンのOSなどの情報をまとめておくとやりとりがスムーズです。

記録された時刻がずれている

勤怠管理システムで打刻を認識できても、記録された時刻が正しくないことがあります。この場合、以下の2点を確認しましょう。

・パソコンの内蔵時計の時刻が正しいか
勤怠管理システムには、パソコンの内蔵時計の時刻を利用するものがあります。この場合、内蔵時計がずれていると、時刻が正しく記録されません。手動で時刻を調整するか、タイムサーバーと同期するよう設定を変更して、内蔵時計の時刻を直しておきましょう。

・タイムゾーン設定が正しいか
勤怠管理システムには、海外での利用を想定し、タイムゾーンを切り替える機能が備わっているものがあります。この場合、設定したタイムゾーンが間違っていると、正しい時刻を記録することができません。事業所の場所に応じて、設定を直しておきましょう。

上記のどちらにも当てはまらない場合、サーバーとの通信にエラーが起きていたり、同期しているサーバーの時刻がずれていたりする可能性があります。運営会社の担当者に確認してみましょう。

ページが正しく表示されなくなった

勤怠管理サービスの運用中にも、ページが正しく表示されなくなったり、適切に操作できなくなったりする可能性があります。まずは先ほど紹介した、ページが正しく表示されない場合に確認する3点 をチェックしてください。ブラウザやネットワークの設定に変更があった場合、変更を元に戻して、表示を確認してみると良いでしょう。いずれも問題がないときは、システムのエラーが疑われますので、運営会社の担当者に確認してみましょう。

従業員の不正が見つかった

従業員の不正打刻が見つかったときは、不正のしづらい打刻方法に切り替えることが効果的です。具体的には、以下の2つの不正が考えられます。

労働関連法令が改正された

労働関連法令が改正されると、勤怠管理システムのアップデートが必要になる場合があります。クラウド型のサービスでは無料でアップデートが行われるものもありますが、オンプレミス型のサービスでは対応されないことが一般的です。まずはサービス運営会社の担当者に状況を確認しましょう。
アップデートが行われないことが確認できた場合、社内の責任者と相談し、やむをえないときはサービスの変更を行いましょう。この場合、法改正に合わせたアップデートが行われるクラウド型のサービスを選ぶと良いでしょう。

利用しているシステムのサポートが終了した

サポートの終了したサービスを使い続けると、バグや脆弱性が見つかったときにプログラムの改修が行われないため、個人情報の流出などの危険があります。速やかにサービの変更を検討しましょう。
新しいシステムを選ぶときは、長期的にシステムの保守を受けられるサービスを選ぶのが良いでしょう。以下のポイントを確認してサービスを選ぶのがおすすめです。

• サービスが5年以上運営されている
• サービス運営会社の業績が安定している
• 規約に「サービスの保守」についての記載がある
• これまでにシステムのアップデートが行われている