勤怠管理システム選びで
失敗しないための6つの比較ポイント

勤怠管理システムを導入するメリット

自社に合った勤怠管理システムを導入することができれば、正確な勤怠管理が実現するだけでなく、コストの削減や法令順守が可能となり、企業の持続的な成長へとつながります。勤怠管理システム導入の主なメリットとしては、下記の3点が挙げられます。

• 勤怠情報の正確な管理
• 人事担当者の作業効率化
• 労働基準法違反の防止

勤怠管理システムを選ぶ際に最も大切なのは、必要な機能がきちんと備わったサービスを選ぶことです。本章では、3つのメリットと、それを実現する各種機能について紹介します。

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人事担当者の業務効率化

勤怠情報を自動集計する機能のほかにも、給与計算の効率化や、就業規則の遵守をサポートするなど、さまざまな場面で人事担当者の業務効率化に役立つ機能があります。具体的な機能と着目すべきポイントは以下のとおりです。

データのダウンロード	システムで管理しているデータをダウンロードできる機能です。 記録された勤怠情報から「出勤時刻」「休憩時間」など必要な情報を選択し、PDF、エクセル、CSVなどのファイルに変換して保存できます。ダウンロードする目的に合わせ、ファイル形式や出力フォーマットを確認すると良いでしょう。
給与計算ソフトとの連携	管理している勤怠情報を給与計算ソフトと連携させる機能です。 勤怠情報をCSVファイルでダウンロードし、給与計算ソフトで取り込む方法と、API※連携により勤怠情報を給与計算ソフトへ直接取り込む方法があります。後者の方法が便利ですが、利用できるサービスの組み合わせが限られるため、運用中の給与計算ソフトで使用できるかを確認する必要があります。
プッシュ通知／アラートメール	特定の条件を満たしたときに、画面上の表示や、メール配信によって自動通知する機能です。 出勤の定時を過ぎても打刻がない場合や、残業時間が上限を超えそうな場合などに、従業員や管理者へ自動で通知できます。
工数管理	従業員の作業時間を管理する機能です。 出勤・退勤時刻だけでなく、稼働時間の内訳を管理できます。個人ごとや組織単位といったセグメントで、労働時間と工数を簡単に把握できるので、リソースの管理や最適化に活用することが可能です。また、プロジェクトごとの収益分析にも役立ちます。

※API：アプリケーション・プログラミング・インターフェース（Application Programming Interface）。ソフトウエアやプログラム、webサービスの間をつなぎ、OSやアプリケーションの一部を他のアプリケーションから利用できるようにする

勤怠管理システム選びで検討すべき6つの比較ポイント

数多くの勤怠管理システムが存在しますが、「何を優先するか」に応じて、推奨されるシステムとその種類が限定されます。まず、システム導入によって解決したい課題を明確にし、必要な機能の優先度を順位付けしておくと、サービスの絞り込みに役立ちます。ここでは、システムを比較する際に、特に軸として検討すべき6つのポイントを解説します。

システム提供形態

勤怠管理システムは、サーバー構成によって「オンプレミス型」と「クラウド型」に分類できます。 オンプレミス型は導入にコストがかかりますが、セキュリティ性が高く、カスタマイズの自由度も高いのが特徴です。一方のクラウド型はカスタマイズ性に欠けるものの、初期導入が容易で、運用の費用と手間が少ない点が特徴です。

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既存システムとの連携状況

給与計算や労務管理など、他の既存システムと連携できるかは重要な観点です。「API連携ができるか」は特に重要なため事前に確認しましょう。
連携することでデータの重複入力や集計の手間が省ける上、計算ミスも防げます。せっかく新たな勤怠管理システムを導入しても、既存システムと整合性が取れないと、業務の効率化どころか現場の混乱やエラーの原因となりかねません。

サポート体制

勤怠管理システムの運用には、サプライヤーからのサポートも欠かせません。システムに問題が生じた際や労働関連法令の改正時など、迅速なサポートが受けられるのかを確認しておくことが重要です。
システムの選定段階から導入に向けた相談ができ、導入後も不明点の解消に迅速に対応してくれるようなサポート体制を求めるのが理想的です。

機能の網羅性

勤務形態に応じた打刻方法が選べるか、不正打刻を防止するためのGPS機能があるかなど、求める勤怠管理の要件を満たす機能が備わっているかを確認することが大切です。当然予算との兼ね合いも考慮しつつ、必ず必要な機能と、あれば良い機能とを明確にしておくと選定がスムーズです。

予算とコスト

提供される機能やセキュリティに対して、コストが妥当であるかを検討することが重要です。初期導入費用だけでなく、維持費やアップデート費用も視野に入れる必要があります。導入費が低価格でも運用コストが高ければ、想定していた費用対効果が得られない可能性もあります。システム導入は長期的な視点で考えることが大切であり、打刻機器の購入費や通信費といった隠れたコストに注意しながら計画的に進められることが求められます。

無料トライアルの有無

システムの使用感を事前に試すための無料トライアル期間の有無も、選定の際の大きなポイントです。システムは人事担当者や管理者だけでなく、実際に毎日使用する従業員にも使いやすくあるべきです。また、実際の運用で発生する予期せぬトラブルや問題にも対応できるかを確認する意味で、無料トライアルは大変有用です。

勤怠管理のトレンドと機能

労働関連法への対応はもちろん、現代の多様化する働き方に応じて、勤怠管理システムも日々進化しています。現状の働き方や就業規則に合った勤怠管理システムを選ぶことはもちろん大切ですが、最新のトレンドや中・長期的な課題、観点に目を向けておくことも重要です。

勤怠管理システムの選定は機能やセキュリティ、サポート体制、コストの観点から比較

勤怠管理システムを選ぶ際は、機能やセキュリティ、サポート体制、コストの観点からサービスを多角的に比較する必要があります。本記事で紹介した比較検討の軸を参考にシステムを評価すれば、効率的にサービスを選別することが可能です。※こちらのページに掲載している情報は2023年8⽉時点のものです。