【状況別11選】おすすめの
勤怠管理システムの特徴・機能

勤怠管理システムの導入を成功させるには、自社の状況や課題に合ったシステムを選ぶことが重要です。このページでは、さまざまな状況・課題の解決に適したおすすめの勤怠管理システムの特徴・機能を説明します。

11の状況・課題別おすすめの勤怠管理システムの特徴・機能
CASE1：手作業によるヒューマンエラーが多くなったとき
CASE2：事業拡大に伴い従業員が増えたとき
CASE3：少人数の新事業を始めたとき
CASE4：パートやアルバイトを雇用したとき
CASE5：テレワーク・在宅勤務制度を始めたとき
CASE6：法改正があるとき
CASE7：工場を開設したとき
CASE8：海外での拠点を開設したとき
CASE9：従業員の不正打刻が発覚したとき
　不正打刻ケース1：従業員がICカードを貸し借りしていた
　不正打刻ケース2：従業員が未出勤なのに打刻をしていた
CASE10：労働基準監督署から是正勧告などの指導を受けたとき
CASE11：利用しているシステムのサポートが終了したとき
自社の状況・課題を整理して最適なサービスを選ぼう

11の状況・課題別おすすめの勤怠管理システムの特徴・機能

CASE1：手作業によるヒューマンエラーが多くなったとき

紙の出勤簿やエクセルのシートなどで従業員の出退勤を管理している場合、計算ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。給与計算にも影響が出てしまうため、リソース不足や手作業の限界を感じた場合は、作業を自動化・効率化できる機能を備えた勤怠管理システムの導入を検討しましょう。例えば、データを自動集計してCSVで出力できたり、API連携によって他の労務管理システムとデータ統合できたりする機能があれば、手作業のエラーを大幅に減らせます。

CASE2：事業拡大に伴い従業員が増えたとき

事業の拡大に伴い勤怠管理が難しくなる場合、打刻忘れや36協定違反などを見落とさないため、アラートメールや36協定チェックなどのサポート機能を備えたサービスを選ぶと良いでしょう。また、組織の増加に合わせて異なる管理者を設定できるサービスや、階層別の承認フローが構築できるサービスも考慮に入れると、管理をより効率化できます。

CASE3：少人数の新事業を始めたとき

少人数の事業の場合、高額な勤怠管理システムの導入は現実的ではありません。システムの導入費がかからず、ランニングコストのみで利用できるクラウド型のサービスがおすすめです。利用人数あたりの月額料金が決まっているサービスを使えば、コストを最小限に抑えられます。

打刻方法も、専用の機器を購入する必要のないオプション、例えばパソコン・タブレット打刻を選ぶことが一般的です。

CASE4：パートやアルバイトを雇用したとき

パートやアルバイトなど、非正規の従業員を雇用した場合、さまざまな雇用形態を柔軟に登録できる勤怠管理システムを選びましょう。正社員と非正規スタッフの出勤・退勤時刻や有給の条件などの規則が異なることから、管理が煩雑になりがちです。それぞれの条件を自由に設定できるシステムを利用して管理を効率化しましょう。

CASE5：テレワーク・在宅勤務制度を始めたとき

テレワーク・在宅勤務制度を開始する場合、オフィスに出勤せずとも打刻や各種申請ができる勤怠管理システムが必要です。パソコンやスマートフォン、チャットツールなどに対応したサービスを選びましょう。
また、管理者が従業員の出勤状況を直接確認できないため、GPSで位置情報をひも付けるなどの不正防止の機能も必要です。

CASE6：法改正があるとき

勤怠管理業務に影響が大きい労働基準法などの労働法規は、頻繁に改正されます。知らないうちに法令違反をしていたといったことがないように、法改正時にタイムリーにアップデートしてくれるサービスを選ぶようにしましょう。

CASE7：工場を開設したとき

製造工場などでは、従業員一人ひとりにパソコンが貸し与えられているわけではなく、インターネット回線も限定的にしか利用できないことが一般的です。こうした環境下での打刻を考慮し、エントランスに打刻機器を設置する方法や、データ通信が可能なタブレットなどの利用が考えられます。不正打刻を防ぐための生体認証（指紋認証や静脈認証など）の導入や、食券の発行、弁当の注文ができるサービスもおすすめです。

CASE8：海外での拠点を開設したとき

海外に拠点を開設した場合、国内外のオフィスで共通の勤怠管理システムを導入する必要があります。特に、以下の多言語対応とタイムゾーン設定の機能が含まれているサービスを選びましょう。

・多言語対応

ページの文言を外国語に切り替える機能。外国人の従業員を雇う場合は、打刻や各種の申請を行うページが現地の言語に対応しているのかを確認しておく。

・タイムゾーン設定

事業所のタイムゾーンを切り替える機能。事業所ごとにタイムゾーンを設定することで、海外で記録された時刻も正しく集計できるようになる。

CASE9：従業員の不正打刻が発覚したとき

従業員の不正打刻が発覚した際は、打刻方法を見直すことが効果的です。例えば、従業員間でのICカードの貸し借りを防ぐための生体認証や、外回りの営業スタッフの位置情報を記録するためのGPS機能など、状況に合わせた機能を導入しましょう。

不正打刻ケース１：従業員同士でICカードを貸し借りしていた

時間通りに出勤していない従業員が、ICカードを別の従業員に貸し、成りすましによる打刻を行っていた場合です。
不正を防ぐには、高い精度で本人確認ができる打刻方法に切り替える必要があります。生体認証（指紋認証、静脈認証、指ハイブリッド認証など）を利用すれば、なりすましによる打刻を防げます。

生体認証を導入する場合、最もコストを抑えられるのは指紋認証です。ただし、飲食業や製造業など指のふやけや手荒れが起きやすい業種では、読み取りがうまくできないことも。これらの業種では、静脈認証や指ハイブリッド認証などの導入を検討しましょう。