第6回【名古屋】総務・人事・経理Week(RX Japan株式会社)第6回【名古屋】総務・人事・経理Week(RX Japan株式会社)

【状況別11選】おすすめの
勤怠管理システムの特徴・機能

勤怠管理システムの導入を成功させるには、自社の状況や課題に合ったシステムを選ぶことが重要です。このページでは、さまざまな状況・課題の解決に適したおすすめの勤怠管理システムの特徴・機能を説明します。

目次

  • 11の状況・課題別おすすめの勤怠管理システムの特徴・機能
    CASE1:手作業によるヒューマンエラーが多くなったとき
    CASE2:事業拡大に伴い従業員が増えたとき
    CASE3:少人数の新事業を始めたとき
    CASE4:パートやアルバイトを雇用したとき
    CASE5:テレワーク・在宅勤務制度を始めたとき
    CASE6:法改正があるとき
    CASE7:工場を開設したとき
    CASE8:海外での拠点を開設したとき
    CASE9:従業員の不正打刻が発覚したとき
     不正打刻ケース1:従業員がICカードを貸し借りしていた
     不正打刻ケース2:従業員が未出勤なのに打刻をしていた
    CASE10:労働基準監督署から是正勧告などの指導を受けたとき
    CASE11:利用しているシステムのサポートが終了したとき
  • 自社の状況・課題を整理して最適なサービスを選ぼう

11の状況・課題別おすすめの勤怠管理システムの特徴・機能

CASE1:手作業によるヒューマンエラーが多くなったとき

紙の出勤簿やエクセルのシートなどで従業員の出退勤を管理している場合、計算ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。給与計算にも影響が出てしまうため、リソース不足や手作業の限界を感じた場合は、作業を自動化・効率化できる機能を備えた勤怠管理システムの導入を検討しましょう。例えば、データを自動集計してCSVで出力できたり、API連携によって他の労務管理システムとデータ統合できたりする機能があれば、手作業のエラーを大幅に減らせます。

CASE2:事業拡大に伴い従業員が増えたとき

事業の拡大に伴い勤怠管理が難しくなる場合、打刻忘れや36協定違反などを見落とさないため、アラートメールや36協定チェックなどのサポート機能を備えたサービスを選ぶと良いでしょう。また、組織の増加に合わせて異なる管理者を設定できるサービスや、階層別の承認フローが構築できるサービスも考慮に入れると、管理をより効率化できます。

CASE3:少人数の新事業を始めたとき

少人数の事業の場合、高額な勤怠管理システムの導入は現実的ではありません。システムの導入費がかからず、ランニングコストのみで利用できるクラウド型のサービスがおすすめです。利用人数あたりの月額料金が決まっているサービスを使えば、コストを最小限に抑えられます。

打刻方法も、専用の機器を購入する必要のないオプション、例えばパソコン・タブレット打刻を選ぶことが一般的です。

CASE4:パートやアルバイトを雇用したとき

パートやアルバイトなど、非正規の従業員を雇用した場合、さまざまな雇用形態を柔軟に登録できる勤怠管理システムを選びましょう。正社員と非正規スタッフの出勤・退勤時刻や有給の条件などの規則が異なることから、管理が煩雑になりがちです。それぞれの条件を自由に設定できるシステムを利用して管理を効率化しましょう。

CASE5:テレワーク・在宅勤務制度を始めたとき

テレワーク・在宅勤務制度を開始する場合、オフィスに出勤せずとも打刻や各種申請ができる勤怠管理システムが必要です。パソコンやスマートフォン、チャットツールなどに対応したサービスを選びましょう。
また、管理者が従業員の出勤状況を直接確認できないため、GPSで位置情報をひも付けるなどの不正防止の機能も必要です。

CASE6:法改正があるとき

勤怠管理業務に影響が大きい労働基準法などの労働法規は、頻繁に改正されます。知らないうちに法令違反をしていたといったことがないように、法改正時にタイムリーにアップデートしてくれるサービスを選ぶようにしましょう。

CASE7:工場を開設したとき

製造工場などでは、従業員一人ひとりにパソコンが貸し与えられているわけではなく、インターネット回線も限定的にしか利用できないことが一般的です。こうした環境下での打刻を考慮し、エントランスに打刻機器を設置する方法や、データ通信が可能なタブレットなどの利用が考えられます。不正打刻を防ぐための生体認証(指紋認証や静脈認証など)の導入や、食券の発行、弁当の注文ができるサービスもおすすめです。

CASE8:海外での拠点を開設したとき

海外に拠点を開設した場合、国内外のオフィスで共通の勤怠管理システムを導入する必要があります。特に、以下の多言語対応とタイムゾーン設定の機能が含まれているサービスを選びましょう。

・多言語対応

ページの文言を外国語に切り替える機能。外国人の従業員を雇う場合は、打刻や各種の申請を行うページが現地の言語に対応しているのかを確認しておく。

・タイムゾーン設定

事業所のタイムゾーンを切り替える機能。事業所ごとにタイムゾーンを設定することで、海外で記録された時刻も正しく集計できるようになる。

CASE9:従業員の不正打刻が発覚したとき

従業員の不正打刻が発覚した際は、打刻方法を見直すことが効果的です。例えば、従業員間でのICカードの貸し借りを防ぐための生体認証や、外回りの営業スタッフの位置情報を記録するためのGPS機能など、状況に合わせた機能を導入しましょう。

不正打刻ケース1:従業員同士でICカードを貸し借りしていた

時間通りに出勤していない従業員が、ICカードを別の従業員に貸し、成りすましによる打刻を行っていた場合です。
不正を防ぐには、高い精度で本人確認ができる打刻方法に切り替える必要があります。生体認証(指紋認証、静脈認証、指ハイブリッド認証など)を利用すれば、なりすましによる打刻を防げます。

生体認証を導入する場合、最もコストを抑えられるのは指紋認証です。ただし、飲食業や製造業など指のふやけや手荒れが起きやすい業種では、読み取りがうまくできないことも。これらの業種では、静脈認証や指ハイブリッド認証などの導入を検討しましょう。

不正打刻ケース2:従業員が未出勤なのに打刻をしていた

外回り営業など、オフィスで打刻ができない従業員がいる会社では、スマートフォンで打刻を行うことが珍しくありません。この場合、出勤していないのに打刻をして、出勤したように見せかける不正が行われることがあります。

この不正を防ぐには、スマートフォンのGPS機能を利用して、打刻時の位置情報を記録するのが効果的です。管理者は従業員の位置情報をチェックできるようになる上に、従業員も発覚を恐れて不正打刻しづらくなり、防止の効果も期待されます。

CASE10:労働基準監督署から是正勧告などの指導を受けたとき

労働基準監督署から是正勧告などの指導を受けたときは、指定された日付までに違反項目を是正し、その内容を監督署へ報告しなければなりません。是正勧告の例としては、以下のようなものがあります。

  • 労働契約を締結していなかった
  • 就業規則の作成や届出をしていなかった
  • 36協定を締結せずに法定労働時間を超えて働かせていた
  • 法定労働時間や36協定の範囲を超えて働かせていた
  • 時間外労働や深夜残業の割増賃金を払っていなかった
  • 健康診断を行っていなかった

法定労働時間や36協定の範囲を超えた残業を指摘された場合、従業員の勤務時間を把握し、適切な範囲に収める措置を講じる必要があります。法定の上限時間を確実に遵守するため、36協定チェック機能を備えた勤怠管理システムの導入をおすすめします。

CASE11:利用しているシステムのサポートが終了したとき

勤怠管理システムの利用には、システムのバグや脆弱性の修正、労働関連法令の改正に合わせたアップデートなどのサポートが欠かせません。勤怠管理システムは個人情報を取り扱うため、利用しているサービスのサポートが終了している場合は、速やかにサービスの変更や更新が必要です。

新しいシステムを選択する際には、長期的な保守サポートが提供されるサービスを選ぶことをおすすめします。選択の際の判断基準として、以下のポイントを参考にしてください。

  • サービスが5年以上運営されている
  • サービス運営会社の業績が安定している
  • 利用規約に「システムの保守」についての記述がある
  • これまでにシステムのアップデートが定期的に行われている

自社の状況・課題を整理して最適なサービスを選ぼう

勤怠管理システムの導入を成功させるには、自社の状況や抱える課題を整理し、システム導入の目的を明確にしておく必要があります。必要な機能をよく見極めてからサービスを選定すると良いでしょう。※こちらのページに掲載している情報は2023年8⽉時点のものです。

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  • 勤怠管理システムとは?

    勤怠管理システムの意味だけでなく、企業が勤怠管理を行う目的や必要性についても解説しています。

  • 導入するメリット

    勤怠管理システムの機能と導入によるメリットを解説。あなたの会社にはどんな機能が必要か、チェックしましょう。

  • 勤怠管理の方法

    勤怠管理を行うさまざまな方法とシステムについては、サービスごとの特徴や打刻方法の種類について詳しく解説。

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