【課題別】おすすめの
勤怠管理システム

• 少人数の事業を始めたとき
• 事業拡大に伴い従業員が増えたとき
• パートやアルバイトを雇用したとき
• 在宅勤務制度を始めたとき
• 人材派遣事業を始めたとき
• 工場を開設したとき
• 海外支社を開設したとき
• 労働基準監督署から是正勧告などの指導を受けたとき
• 従業員の不正打刻が見つかったとき
• 利用しているシステムのサポートが終了したとき

少人数の事業を始めたとき

少人数の事業では、勤怠管理システムに多大なコストをかけることは現実的ではありません。システムの導入費がかからず、運用費のみで利用できるクラウド型のサービスがおすすめです。利用人数あたりの月額料金が決まっているサービスを使えば、コストを最小限に抑えることが可能です。
打刻についても、機器を購入する必要のない方法を選ぶのがおすすめです。従業員の数が少なく管理が難しくない場合は、パソコン・タブレットの打刻を用いるのが一般的です。

事業拡大に伴い従業員が増えたとき

事業が拡大すると、一人ひとりの従業員に目が届きづらくなり、勤怠管理も難しくなります。打刻忘れや36協定違反などを見落とさないため、アラートメールや36協定チェックなどのサポート機能が充実したサービスを選ぶと良いでしょう。事業拡大に伴い組織が増えたときは、組織ごとに異なる管理者を設定したり、階層ごとに分かれた承認フローを構築したりできるサービスを選ぶ必要があります。

パートやアルバイトを雇用したとき

パートやアルバイトの従業員を雇用したときは、さまざまな雇用形態を登録できる勤怠管理システムが必要です。出勤・退勤時刻などの規則が異なるため、それぞれの設定を登録できるサービスを選びましょう。

在宅勤務制度を始めたとき

在宅勤務制度を始めたときは、オフィスに出勤しなくても打刻や各種の申請ができる勤怠管理システムを導入する必要があります。スマートフォンやチャットツールなどの打刻方法に対応したサービスを選びましょう。

人材派遣事業を始めたとき

人材派遣事業を始めたときは、必ず派遣会社向けの勤怠管理システムを導入しましょう。派遣先の会社ごとに就業条件を設定したり、派遣先の担当者が勤怠情報を確認できるようにしたりと、人材派遣事業に特有の機能が多く必要になります。

工場を開設したとき

製造工場などの職場では、従業員用のパソコンがなく、インターネット回線も限定的にしか利用できないことが普通です。一般的には、エントランスに打刻機器を設置し、出勤・退勤時にICカードなどで打刻する方法が用いられています。
インターネット回線がない場合、データ通信が利用できるタブレットなどを設置する方法が便利です。不正打刻の懸念があるときは、指紋認証や静脈認証を利用するのも良いでしょう。また打刻と合わせて食券が発券されたり、弁当が注文できたりするサービスもおすすめです。

海外支社を開設したとき

海外に支社を開設したときは、国内外のオフィスで共通して利用できる勤怠管理システムを導入する必要があります。以下の2つの機能が含まれているサービスを選びましょう。

・多言語対応
ページの文言を外国語に切り替える機能です。外国人の従業員を雇う場合は、打刻や各種の申請を行うページが現地の言語に対応しているのかを確認しておく必要があります。

・タイムゾーン設定
事業所のタイムゾーンを切り替える機能です。事業所ごとにタイムゾーンを設定することで、海外で記録された時刻も正しく集計できるようになります。

労働基準監督署から是正勧告などの指導を受けたとき

労働基準監督署から指導を受けたときは、指定された日付までに違反項目を是正し、労働基準監督署へ報告しなければなりません。是正勧告の例としては、以下のようなものがあります。

• 労働契約を締結していなかった
• 就業規則の作成や届出をしていなかった
• 36協定を締結せずに法定労働時間を超えて働かせていた
• 法定労働時間や36協定の範囲を超えて働かせていた
• 時間外労働や深夜残業の割増賃金を払っていなかった
• 健康診断を行っていなかった

指導を受けた内容については、是正のための措置を取り、その内容を報告するのが基本です。法定労働時間や36協定の範囲を超えた残業を指摘された場合、従業員の勤務時間を把握し、適切な範囲に抑える必要があります。上限時間を確実に守るためには、36協定チェック機能のついた勤怠管理システムの導入をおすすめします。

従業員の不正打刻が見つかったとき

従業員の不正打刻が見つかったときは、不正のしづらい打刻方法に切り替えることが効果的です。具体的には、以下の2つの場面が考えられます。

利用しているシステムのサポートが終了したとき

勤怠管理システムを安心して利用するには、バグや脆弱性が見つかったときにプログラムの改修を行ったり、労働関連法令の改正に合わせてシステムの機能を変更したりといったサポートが欠かせません。勤怠管理システムでは個人情報を取り扱うため、利用しているサービスのサポートが終了している場合、速やかにサービスを変更する必要があります。
新しいシステムを選ぶときは、長期的にシステムの保守を受けられるサービスを選ぶのが良いでしょう。以下のポイントを確認してサービスを選ぶのがおすすめです。

• サービスが5年以上運営されている
• サービス運営会社の業績が安定している
• 規約に「サービスの保守」についての記載がある
• これまでにシステムのアップデートが行われている

サービスを選ぶときは、自社の課題を明確に

勤怠管理システムの導入を成功させるには、自社の抱える課題を整理し、何のためにシステムを導入するのかを明確にしておく必要があります。必要な機能をよく見極めてからサービスを比較すると良いでしょう。
勤怠管理システム サービス比較のページでは、勤怠管理システムの機能や特徴をまとめています。必要な機能が整理できたら、サービスを探すのに活用してみてください。

※こちらのページに掲載している情報は2017年6⽉時点のものです。