勤怠管理システムを導入するメリットは？
具体的な機能も解説

打刻

従業員が出勤・退勤した時刻を登録する基本機能です。勤怠情報がシステム内に蓄積され、人事評価や給与計算に活用できます。打刻には以下のような方法があります。

パソコンやタブレットを利用する場合、不正防止の観点から課題が生じることも。指紋認証や静脈認証などの技術を活用すればこれを解消できますが、指紋リーダーなどの外部機器の購入やレンタルが必要になるケースがあります。

勤怠集計

打刻データを基に、出勤日数、勤務時間、残業時間、深夜残業時間などを集計する機能です。事前に設定した残業開始時間や休憩時間を登録しておくことで、自動的に集計できます。

休暇管理

従業員の休暇を管理する機能です。休暇申請から管理者の承認までのフローをシステム上で完結させ、承認された休暇をシフトへ自動反映します。

申請・承認フロー

従業員の残業や休日出勤の申請、そしてそれに対する管理者の承認を効率的に行う機能です。会社の就業規則に応じた設定が可能で、迅速な承認フローを実現します。

シフト作成

従業員のシフトを効率よく作成する機能です。従業員からの出勤希望をもとに、管理者がシフトを組み立て、公開します。システム上でのシフト作成は、勤怠情報の正確な集計にも寄与します。

データのダウンロード

勤怠管理システムが持つデータをダウンロードする機能です。勤怠情報をPDF、エクセル、CSVファイルへ変換して保存可能です。

給与計算ソフトとの連携

勤怠情報と給与計算ソフトの連携機能です。一般的には、勤怠情報をCSVファイルにしてダウンロードし、給与計算ソフトに取り込む形がとられます。API※連携が可能なサービスを利用することで、勤怠情報を直接ソフトへ取り込むこともできます。

※API：アプリケーション・プログラミング・インターフェース（Application Programming Interface）。ソフトウエアやプログラム、webサービスの間をつなぎ、OSやアプリケーションの一部を他のアプリケーションから利用できるようにする

プッシュ通知、アラートメール

特定の条件を満たしたときに画面上でプッシュ通知を表示したり、従業員にメールを配信する機能です。出勤時刻を過ぎても打刻がなかったり、残業時間が上限を超えた場合などに、従業員や管理者へ自動で通知されます。

工数管理

従業員の作業時間を管理する機能です。出勤・退勤時刻以外に、各作業にかかった時間を管理でき、プロジェクトごとの収益性が分析可能です。

食事管理

打刻時に食券の発券や弁当の注文ができる機能です。一部のシステムでは、その場で電子マネーによる決済も行えます。

36協定チェック

従業員の勤務時間が36協定に従っているか確認する機能です。36協定とは、労働基準法36条に基づく時間外労働の上限を定めたものです。事前に36協定の内容を登録することで、勤務時間が規定を超える際にアラートが表示されます。さらに、作成したシフトが法令に違反していないかを確認できる機能もあります。

法改正への対応

勤怠管理システムは法改正にも対応しているため、法令違反を犯すリスクの回避につながります。2019年4月1日以降、順次施行されている「働き方改革関連法」によって時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務化、月60時間超割増賃金率引上げなど、労働規制が次々と変化していますが、これらの変更点にもアップデートで適応できます。

多言語対応

システムの言語を英語や中国語などに切り替えることができる機能です。外国籍の従業員を雇用する際に、対応言語を確認することが必要です。

タイムゾーン設定

各事業所のタイムゾーンを切り替えることができる機能です。複数国に拠点がある場合、それぞれのタイムゾーンに合わせて時刻の正確な集計が行われます。