第6回【名古屋】総務・人事・経理Week(RX Japan株式会社)第6回【名古屋】総務・人事・経理Week(RX Japan株式会社)

勤怠管理システムを導入するメリットは?
具体的な機能も解説

勤怠管理システムの導入にはさまざまなメリットがあります。勤怠管理に関連する業務を効率化できる点は共通していますが、全てのサービスが共通して提供する機能から、特定のサービス限定の機能まで、そのメリットは多岐にわたります。選定時には自社に必要な機能を事前に明確にし、条件に合ったサービスを選ぶことが大切です。

このページでは、勤怠管理システムの主要な4つのメリットと、その具体的な機能について詳しく解説します。

目次

メリット1.勤怠情報を正確に管理できる

勤怠管理システムを活用することで、従業員の勤怠情報を正確に把握することが可能です。集計時のミスを防げるだけでなく、業務の効率化や不正行為の防止も実現できます。

システムの中には、パソコンやタブレット、スマートフォン、生体認証やICカードなどさまざまな打刻が可能なものもあります。遠隔地からの打刻も可能で、テレワークをはじめとしたさまざまな働き方にも適しています。

以下が基本的な機能です。

打刻

従業員が出勤・退勤した時刻を登録する基本機能です。勤怠情報がシステム内に蓄積され、人事評価や給与計算に活用できます。打刻には以下のような方法があります。

打刻方法 やり方 メリット
パソコン・タブレット 専用サイトにログインして打刻ボタンをクリックする 追加費用をかけずに利用可能。IPアドレスを制限し、オフィスの端末のみアクセスを許可すれば社外からの不正打刻を防げる
スマートフォン 専用サイトにログインして打刻ボタンをクリックする GPSを利用して登録時の位置情報を記録すれば、従業員の不正打刻を防げる
スマートフォンアプリ 専用アプリを開いて打刻ボタンをタップする Webブラウザで専用サイトにログインするよりも、シンプルな操作で打刻できる
ICカード ICカードをカードリーダーにかざす FeliCa対応のカードの場合、従業員が持っているICカードをそのまま利用できる
  • 交通系ICカード(Suica、PASMO、ICOCAなど)
  • 流通系ICカード(WAON、nanacoなど)
  • Edyカード
  • おサイフケータイ
バーコード バーコードの印刷されたカードをバーコードリーダーにかざす ICカードと比べ、カードの作成コストを抑えられる
カメレオンコード カメレオンコードをiPadなどのWebカメラにかざす 専用のリーダー端末が必要なく、iPadなどのカメラをそのまま利用できる
指紋認証 指を指紋リーダーにタッチする 高い精度で本人確認ができるため、従業員による不正打刻を防げる
静脈認証 指や手のひらを静脈リーダーにかざす 体内の静脈パターンを読み取るため、指の状態(怪我やふやけなど)の影響を受けずに本人確認ができる
指ハイブリッド認証 指を指ハイブリッドリーダーにかざす 静脈と指紋を同時に読み取るため、指の状態(怪我やふやけなど)や血流の影響を受けずに本人確認ができる
Bluetooth Bluetooth通信をオンにしてエントランスを通過する 従業員が自分で打刻をする必要がないため、打刻忘れを防げる
チャット チャットツールでテキストを投稿する 社内のコミュニケーションにチャットを利用している場合、同じツールで打刻できてコスト削減につながる
通話 指定の番号に電話をかける 従業員がスマートフォンの操作に慣れていない場合も利用できる

パソコンやタブレットを利用する場合、不正防止の観点から課題が生じることも。指紋認証や静脈認証などの技術を活用すればこれを解消できますが、指紋リーダーなどの外部機器の購入やレンタルが必要になるケースがあります。

勤怠集計

打刻データを基に、出勤日数、勤務時間、残業時間、深夜残業時間などを集計する機能です。事前に設定した残業開始時間や休憩時間を登録しておくことで、自動的に集計できます。

休暇管理

従業員の休暇を管理する機能です。休暇申請から管理者の承認までのフローをシステム上で完結させ、承認された休暇をシフトへ自動反映します。

申請・承認フロー

従業員の残業や休日出勤の申請、そしてそれに対する管理者の承認を効率的に行う機能です。会社の就業規則に応じた設定が可能で、迅速な承認フローを実現します。

シフト作成

従業員のシフトを効率よく作成する機能です。従業員からの出勤希望をもとに、管理者がシフトを組み立て、公開します。システム上でのシフト作成は、勤怠情報の正確な集計にも寄与します。

メリット2.人事・総務担当者の作業を効率化できる

勤怠管理システムは、勤怠情報を集計するだけでなく、人事・総務担当者の業務をサポートする多様な機能を有しています。給与計算のスムーズ化、従業員への就業規則の遵守促進など、さまざまな業務の効率を高めます。主な機能として以下のものが挙げられます。

データのダウンロード

勤怠管理システムが持つデータをダウンロードする機能です。勤怠情報をPDF、エクセル、CSVファイルへ変換して保存可能です。

給与計算ソフトとの連携

勤怠情報と給与計算ソフトの連携機能です。一般的には、勤怠情報をCSVファイルにしてダウンロードし、給与計算ソフトに取り込む形がとられます。API※連携が可能なサービスを利用することで、勤怠情報を直接ソフトへ取り込むこともできます。

※API:アプリケーション・プログラミング・インターフェース(Application Programming Interface)。ソフトウエアやプログラム、webサービスの間をつなぎ、OSやアプリケーションの一部を他のアプリケーションから利用できるようにする

プッシュ通知、アラートメール

特定の条件を満たしたときに画面上でプッシュ通知を表示したり、従業員にメールを配信する機能です。出勤時刻を過ぎても打刻がなかったり、残業時間が上限を超えた場合などに、従業員や管理者へ自動で通知されます。

工数管理

従業員の作業時間を管理する機能です。出勤・退勤時刻以外に、各作業にかかった時間を管理でき、プロジェクトごとの収益性が分析可能です。

食事管理

打刻時に食券の発券や弁当の注文ができる機能です。一部のシステムでは、その場で電子マネーによる決済も行えます。

メリット3.労働基準法違反を防ぐことができる

勤怠管理システムの中には、労働基準法に従っているかを監視し、違反があった際にアラートを出すものが存在します。残業が多い従業員や、労働基準法に詳しくない人事担当者でも、確実に法令違反を防ぐことが可能です。具体的な機能を紹介します。

36協定チェック

従業員の勤務時間が36協定に従っているか確認する機能です。36協定とは、労働基準法36条に基づく時間外労働の上限を定めたものです。事前に36協定の内容を登録することで、勤務時間が規定を超える際にアラートが表示されます。さらに、作成したシフトが法令に違反していないかを確認できる機能もあります。

法改正への対応

勤怠管理システムは法改正にも対応しているため、法令違反を犯すリスクの回避につながります。2019年4月1日以降、順次施行されている「働き方改革関連法」によって時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務化、月60時間超割増賃金率引上げなど、労働規制が次々と変化していますが、これらの変更点にもアップデートで適応できます。

メリット4.国内外で働く従業員の一元管理ができる

国内外に拠点がある場合でも、勤怠管理システムを活用し、全従業員を一元的に管理するサービスが提供されています。今のところ海外展開がない場合でも、将来の海外進出を視野に入れ、適切なシステムの選択を行うことが推奨されます。活用できる機能を紹介します。

多言語対応

システムの言語を英語や中国語などに切り替えることができる機能です。外国籍の従業員を雇用する際に、対応言語を確認することが必要です。

タイムゾーン設定

各事業所のタイムゾーンを切り替えることができる機能です。複数国に拠点がある場合、それぞれのタイムゾーンに合わせて時刻の正確な集計が行われます。

求める勤怠管理システムの機能に過不足がないか確認を

勤怠管理システムが提供する機能は多岐にわたります。業界や勤務形態、就業規則などに応じて、必要な機能が異なります。事業の変更や拡大を予定している場合、将来必要となる機能も考慮して選択することと良いでしょう。

勤怠管理システム サービス比較のページでは、機能ごとにサービスを絞り込んで比較できます。ぜひ活用してみてください。※こちらのページに掲載している情報は2023年8⽉時点のものです。

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    勤怠管理システムの意味だけでなく、企業が勤怠管理を行う目的や必要性についても解説しています。

  • 導入するメリット

    勤怠管理システムの機能と導入によるメリットを解説。あなたの会社にはどんな機能が必要か、チェックしましょう。

  • 勤怠管理の方法

    勤怠管理を行うさまざまな方法とシステムについては、サービスごとの特徴や打刻方法の種類について詳しく解説。

  • よくあるご質問

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