失敗例とよくあるトラブルから学ぶ！
勤怠管理システム導入成功のカギ

従業員からの評判が良くない

従業員が使いこなせない、使いづらい勤怠管理システムは、社内で定着しません。例えば、インターフェースが複雑で必要な機能が見つけにくい、直感的な操作ができない、または使いこなせないといった問題があります。これに加え、システムが頻繁にダウンする、サポートが不十分であるといった点も、従業員の評価を下げる要因となります。

具体的な解決策を3つ紹介します。

• 使いやすい設計：システムのインターフェースは直感的で使いやすいものを選びましょう。従業員のシステムに対する抵抗感を減らすことができます。
• 十分なトレーニング：新しいシステムを導入した際には、従業員に対して十分なトレーニングを提供することが重要です。従業員がシステムを効率的に使いこなせるようになります。
• サポート体制の強化：システムに問題が発生した際には、迅速かつ適切なサポートが必要です。マニュアルの整備や社内サポート体制を強化することで、従業員のストレスを減らし、作業効率を向上させることができます。

自社の勤務形態に合っていない

自社の勤務形態に合わないシステムを選ぶと、逆に効率を落とすことになり、その効果は半減します。システムが対応できない部分を手作業で補うことになれば、かえって人事労務の負担が増える可能性があります。

以下は勤務形態と、対応するべき機能の一例です。

• リモートワーク：従業員が自宅や外出先から作業をしている場合、その場所での出勤・退勤を正確に記録する手段がないと、どれだけ働いたのか、何を達成したのかが不明確になります。また、セキュリティ対策にも特別な配慮が必要です。
• シフト勤務：シフト勤務に対応していないシステムでは、変則的な勤務時間の管理が困難です。例えば、残業計算や休憩時間の計算が不正確になり、残業時間が上限を超えてしまうなどの法令違反につながりかねません。

自社の勤務形態に対応したシステムを選ぶために、本格導入前の無料トライアルを通じて、事前に相性を確かめるのも有効な手段です。

他のシステムと連携できない

勤怠管理システムの魅力の1つが、他のシステムとの連携です。しかし、うまく連携できずにサービスの乗り換えを余儀なくされた、という失敗例も起きています。特に需要の高い、給与計算ソフトや人事評価システムとのデータ連携ができない場合、それぞれのシステムでデータを手入力しなければなりません。これは、非効率でエラーが発生しやすい作業です。また、データの一元管理が難しくなり、情報の整合性を保つことが困難になります。

連携したいシステムがある場合には、あらかじめリストアップし、サービス提供会社に確認しましょう。

労働関連法令が改正された

労働関連法令が改正されると、例えば「残業時間の上限」や「休憩時間の最低要件」などが変更される可能性があります。このような改正に対応できないと、企業は違法な状態になり、罰金や訴訟のリスクが高まります。勤怠管理システムの種類を理解し、サポートの有無も事前に確認することが重要です。

• クラウド型とオンプレミス型の違い：クラウド型は通常、自動的にアップデートされるため、新しい法令に素早く対応できます。例えば、残業時間の上限が変更された場合、システムが自動でその制限を適用します。一方、オンプレミス型は手動でのアップデートが必要であり、時間とコストがかかる上、遅れた場合には法的リスクが高まります。
• サポートの有無：システム提供者が法令改正に対応するサポートを提供しているかどうかを事前に確認することが重要です。例えば、新しい労働法が施行された場合、サポートがあればその対応策を教えてもらえますが、サポートがない場合、企業自身で法令の解釈とシステムへの適用を行わなければならず、その作業は非常に手間となる可能性があります。

これらの点を考慮し、自社に合ったシステムを選ぶことで、法令改正にも柔軟に対応できます。特に、頻繁に改正される近年の労働関連法の動きに合わせて、このような対応力は不可欠と言えます。

関連ページ：勤怠管理の方法 タイムカードやエクセルなど12種類の打刻方法を解説

従業員の不正利用が発覚した

従業員の不正利用が発覚した場合、不正のしづらい打刻方法に切り替えることが効果的です。不正利用の一般的な例をいくつか挙げます。

• ICカードの貸し借り：従業員がICカードを貸し借りして不正な打刻を行う
• 出退勤時間の偽装：従業員が実際の出勤・退勤時間と異なる時間を報告する
• スマートフォンでの不正打刻：従業員が未出勤なのにスマートフォンで打刻をする

これらの不正行為を防ぐためには、生体認証（指紋認証や顔認証など）やスマートフォンのGPS機能を活用する方法が有効です。生体認証は、なりすましが不可能なため、代理出勤や出退勤時間の偽装を防ぐことができます。また、スマートフォンのGPS機能を活用することで、従業員が実際に出勤している場所を確認でき、不正打刻を防ぐことができます。

サポートが突然終了してしまった

システムのサポートが終了すると、セキュリティパッチやアップデートが提供されなくなり、個人情報の流出などのリスクが高まります。安定したシステムの運用のためには、初期設定だけでなく継続したサポートが欠かせません。新しいシステムを選ぶときは、以下のポイントをサービス提供会社にヒアリングを行うなど事前調査をし、長期的なシステム保守を受けられるサービスを選びましょう。

• サポート期間：サービス提供者がどれくらいの期間サポートを提供するのか
• サポート内容：どのようなサポートが含まれるのか（例：セキュリティアップデート、機能追加、バグ修正など）
• サポートチャネル：電話、メール、チャットなど、サポートが受けられる方法
• 緊急時の対応：システムに問題が発生した場合の緊急対応の可否とその内容
• サポートコスト：追加のサポートが必要な場合、その費用がどれくらいかかるのか
• データ移行：サポートが終了した後に他のシステムへのデータ移行が容易かどうか
• コンプライアンス：サポートが終了した後も法的に問題がないか（例：データ保管期間など）
• ユーザーレビュー：他の企業やユーザーからのフィードバックや評価