第6回【名古屋】総務・人事・経理Week(RX Japan株式会社)第6回【名古屋】総務・人事・経理Week(RX Japan株式会社)

勤怠管理システムに必要な費用とは?
種類別に解説

就業管理システムの選定にあたって、「費用が最も気になる」という方も多いのではないでしょうか。サービスの選定要件の中でも「予算」はかなりのウエイトを占めます。このページでは、システムの種類によって異なる費用の内訳や相場観を解説し、自社に適した勤怠管理システムの選択をお手伝いします。

目次

クラウド型とオンプレミス型の違い

勤怠管理システムの費用を考えるにあたって、まずは「クラウド型」と「オンプレミス型」という2種類のシステムを理解しておく必要があります。両者の違いについては、勤怠管理システムの種類のページをご覧ください。本ページでは、それぞれに必要な費用や相場観を解説します。

関連ページ:【状況別11選】おすすめの勤怠管理システムの特徴・機能

クラウド型サービスの費用

「クラウド型のサービスは導入費がかからない」という認識はおおむね正しいですが、その点のみに着目してサービスの導入を決めてしまうのは早計です。システムの特性と費用の内訳について理解を深めた上で、正しい選択をしましょう。

システム導入費

システムの導入に必要な費用です。クラウド型の場合、エンジニアが対応するような作業が発生しないため無料のサービスもありますが、数千円〜10万円のライセンス発行料が必要なサービスも多く存在します。また、数万円~20万円の初期設定サポート料、20万円前後のシステム移行料などのオプション費用が別途発生する場合があるため、少し幅がありますが、相場は0〜50万円程度と考えておきましょう。

機材購入費

システムの利用には、管理用のデバイス(パソコン、タブレットなど)と打刻機器が必要です。

・管理用のデバイス
勤怠情報の確認や集計、残業や休日出勤の申請や承認、シフト作成などを行うための端末です。業務で使用するパソコンやタブレットなど、推奨環境を満たす端末をすでに有している場合が多くあります。この場合、新しく購入する必要はありません。

・打刻機器
従業員が出勤・退勤時刻を登録するための機器です。近年は打刻機器としてパソコンやタブレット、スマートフォンを利用するパターンも増えており、専用機器を購入することなく導入が開始できます。社員証や交通系などのICカードを利用する場合にはカードリーダーが必要ですが、購入費用は数千円です。他方、指紋リーダーや静脈リーダーといった機器は、精度が高い分、数万〜15万円前後と高額です。オフィスの数や設置場所、予算を加味し、必要な種類と台数を検討しましょう。

システム運用費

クラウド型のサービスでは、従量課金制を採用していることがほとんどです。相場は、1人あたり月額200〜500円です。オンプレミス型と異なる点として、従業員数によって変化する点と、利用期間が長ければ長いほど累計利用料が上がり続ける点が挙げられます。導入前に比較、検討すべきポイントです。また、数千円程度の月額サポート料が別途必要な場合もあります。

オンプレミス型サービスの費用

システムの導入に必要となるコストです。イニシャルコストとしてシステム導入費と機材購入費が、ランニングコストとしてシステム運用費がかかります。

システム導入費

システムの導入に必要な費用です。オンプレミス型のサービスは、自社保有サーバー環境にエンジニアがソフトウェアをインストールする仕組みです。そのため、100万円程度見積もっておきましょう。もしも社内でネットワークを保有していない場合には、Webサーバーやデータベースサーバーを新しく構築する必要があるため、さらにサーバー環境の設計費、構築費も必要です。こちらは、エンジニア1人あたり日4万円×工数を見積もる必要があります。

機材購入費

クラウド型サービスと同様、管理用のパソコンと打刻機器が必要です。

・管理用のデバイス
勤怠情報の確認や集計、残業や休日出勤の申請や承認、シフト作成などを行うための端末です。業務で使用するパソコンやタブレットなど、推奨環境を満たす端末をすでに有している場合が多くあります。この場合、新しく購入する必要はありません。

・打刻機器
従業員が出勤・退勤時刻を登録するための機器です。近年は打刻機器としてパソコンやタブレット、スマートフォンを利用するパターンも増えており、専用機器を購入することなく導入が開始できます。社員証や交通系などのICカードを利用する場合にはカードリーダーが必要ですが、購入費用は数千円です。他方、指紋リーダーや静脈リーダーといった機器は、精度の高い分、数万〜15万円前後と高額です。オフィスの数や設置場所、予算を加味し、必要な種類と台数を検討しましょう。

システム運用費

オンプレミス型の場合、サーバーの保守やアップデート対応のコストがかかります。金額は保守の体制により大きく異なりますが、最低でも、月1万円程度の保守費用と、月30万円程度の人件費を見積もる必要があります。

クラウド型とオンプレミス型の必要コストの比較

クラウド型とオンプレミス型に必要な費用を一覧にまとめると、以下のとおりです。

初期費用 ランニングコスト
クラウド型 ・ライセンス発行料…0~10万円
・初期設定サポート料…0~20万円
・システム移行料…20万円前後
・機材購入費…0~15万円
・システム利用料…1人あたり200~500円/月
・サポート料…0~数千円/月
オンプレミス型 ・システム導入費…100万円~
・サーバー設計・構築費
 …エンジニア1人あたり日4万円×工数
・機材購入費…0~15万円
・サーバー保守費用…1万円/月
・人件費…30万円/月

慎重に検討を重ね、いずれかを選択できたとしても、すぐに本格導入するのはハードルが高いと感じる方もいるでしょう。気になるサービスが見つかったら、まずは無料トライアルの利用をおすすめします。一部利用機能が制限される場合もありますが、多くのサービスで無料プランを提供しています。トライアル期間中に実際の使用感やイメージとのギャップを確かめ、納得のいくサービスを選んでください。

こちらの勤怠管理システムサービス比較のページ でも、勤怠管理システムをさまざまなポイントで比較することができます。ぜひ活用してみてください。※こちらのページに掲載している情報は2023年8⽉時点のものです。

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