勤怠管理システム
を活用するポイント

プロジェクトの生産性を上げる

勤怠管理システムはプロジェクトの生産性向上に活用できます。従業員の勤務時間をリアルタイムに把握できるため、集計したデータを分析し、課題の発見につなげることができます。具体的には以下の方法があります。

• 従業員の作業時間を集計し、採算性の高いプロジェクトに資源を集中する
• 時間に余裕のない従業員の仕事を、時間に余裕のある従業員に割り振る
• 短い時間で高い成果を上げている従業員を見つけ、効率的な仕事の進め方を学ぶ

プロジェクトの管理においては、リーダーが従業員の勤務時間に細かく気を配ることがポイントです。

従業員の健康状態を管理する

勤怠管理システムに記録された勤怠情報は、従業員の健康管理にも役立ちます。ストレスチェックなどの機能が用意されたサービスもありますが、そうでない場合も、勤怠情報から社員の健康状態を推測することが可能です。従業員に以下の徴候が見られるときは、心身の調子を崩していたり、仕事のモチベーションが低下していたりする可能性があります。

• 欠勤・遅刻・早退が増えている
• 深夜残業や休日出勤が増えている
• 出勤・退勤時刻が日ごとに大きく異なっている

このような従業員を見つけたら、面談で仕事の状況を聞いたり、健康診断を受けさせたりするなど、適切なケアを行うことが大切です。従業員が健康に働ける環境を整えることが、仕事の効率を高めることにもつながります。

従業員のワークライフバランスを向上させる

勤怠管理システムは、従業員のワークライフバランスの向上にも役立ちます。勤務時間をリアルタイムに把握できるため、自分が仕事にどれだけ時間を費やしているかを確認しながら仕事を進めることができます。残業を減らすことができないときは、上司が業務量を調整したり、面談で残業を減らす方法を考えたりするのが良いでしょう。
またノー残業デーやプレミアムフライデー、特別休暇などの制度を設けるときも、勤怠管理システムでスケジュールを管理していれば、従業員へ簡単に制度を周知することができます。

人事・総務担当者の業務を減らす

勤怠管理システムを活用すれば、人事・総務担当者の業務を大幅に減らすことができます。勤怠情報の集計やシフト作成などの業務は、勤怠管理システムの機能をできるだけ活用するのが良いでしょう。
給与計算ソフトへデータを入力する手間がなくなるのも、勤怠管理システムを導入する大きなメリットです。連携の方法としては、勤怠情報をCSVファイルとしてダウンロードし、給与計算ソフトで取り込む方法が一般的です。またAPI連携が可能なサービスを利用していれば、勤怠情報を直接、給与計算ソフトに取り込むことができる場合もあります。

労働基準法違反を防ぐ

勤怠管理システムを活用すれば、従業員の勤務時間が法定労働時間や36協定の範囲を超えるのを防ぐことができます。リアルタイム集計の機能を利用し、上限時間を超えて働いている従業員がいないかを、担当者が責任を持ってチェックする体制を作りましょう。
担当者の確認が難しい場合、36協定チェックの機能を活用しましょう。この機能を使えば、勤務時間が上限を超えそうになったとき、従業員や管理者にアラートを出すことができます。従業員の裁量で残業を減らすのが難しいときは、上司が業務量を調整したり、面談で残業を減らす方法を考えたりするのが良いでしょう。

従業員の不正を防ぐ

勤怠管理システムを活用すれば、従業員の不正を防ぐことができます。タイムカードによる勤怠管理では、従業員がタイムカードを貸し借りし、成りすましによる打刻が行われる恐れがあります。勤怠管理システムを導入し、生体認証（指紋認証、静脈認証、指ハイブリッド認証など）を利用すれば、この不正を防ぐことができます。
勤怠管理システムを導入していても、スマートフォンによる打刻を利用している会社では、出勤していないのに打刻をして、出勤したように見せかける不正が行われることがあります。この不正を防ぐには、スマートフォンのGPS機能を利用して、打刻時の位置情報を記録するのが効果的です。管理者は不正が疑われる従業員の位置情報をチェックできるようになり、従業員も発覚を恐れて不正な打刻をしづらくなります。

災害時に従業員の安否を確認する

勤怠管理システムの機能は、災害時の安否確認にも役立つことがあります。スマートフォンのGPS機能を使えば、電話やメールのやりとりができない状況でも、従業員の居場所を確認することができます。あらかじめ災害時の対処法について社内で話し合っておくことが大切です。

勤怠管理システムを最大限に活用しよう

勤怠管理システムにはさまざまなメリットがあります。サービスをうまく活用すれば、プロジェクトの生産性を上げたり、従業員の体調悪化を未然に防いだりすることができます。働きやすい職場を作り、会社の業績を向上させるため、勤怠管理システムを最大限に活用しましょう。

※こちらのページに掲載している情報は2017年6月時点のものです。