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勤怠管理とは?
勤怠管理の目的や必要性

勤怠管理とは、労働基準法などの法令を守るために、企業が従業員の勤怠情報を管理することです。従業員の勤務時間や勤務日数を把握しておくことで、必要に応じて業務を調整したり、産業医の面談を受けさせたりすることが可能になります。
このページでは、企業が勤怠管理を行う目的や必要性を解説します。また、勤怠管理システムを導入する目的についても合わせて説明します。

勤怠管理とは?

勤怠管理とは、さまざまな目的で会社が従業員の勤怠情報を記録し、管理することです。労働基準法では、従業員の勤務時間や休日数などについて、会社が遵守しなければならない基準が定められています。会社が労働基準を守って賃金の支払いを行うには、従業員の勤務日数や残業時間などを把握することが必要です。これらの理由により、会社が従業員の勤怠管理を行うことは、法的な義務であると考えられています。

勤怠管理を行う目的

企業が従業員の勤怠管理を行うことは、労働基準法などの法令にもとづく義務とされています。勤怠管理を行う目的は、2つに整理することができます。

コンプライアンス違反を防ぐ

勤怠管理を行う最大の目的は、法律で定められた労働条件に沿って、従業員の働き方を管理することです。経営者は従業員を雇用する際、労働基準法などの法令に定められた条件を守らなければなりません。法定労働時間を超えて従業員を働かせる場合は、会社と労働組合(あるいは従業員の代表)との間で書面による協定を締結し、その範囲内に収まるよう従業員の働き方を管理しなければならないとされています。
また、労働時間を管理する方法についても、労働基準局の通達において、「使用者が、自ら現認することにより確認し、記録する」か「タイムカード、IC カード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録する」ことが求められています。労働基準法でも、労働時間に関する記録について、3年間の保存が義務付けられています。
これらの法令に違反していると、労働基準監督署から是正勧告などの指導を受けたり、従業員から未払い残業代を請求する訴訟を提起されたりする恐れがあります。また適切な勤怠管理ができていないと、社会的にブラック企業と評価され、会社のイメージを損ねてしまう可能性もあります。このような事態を防ぐため、従業員の働き方を管理するのが、勤怠管理システムの最大の役割です。

従業員の健康状態を管理する

勤怠管理には、従業員が健康に働ける職場を作る目的もあります。時間外労働や休日出勤による疲労が蓄積すると、脳や心臓の疾患が発症するリスクが高まり、最悪の場合は過労死に至ることもあります。企業は社会的なイメージを損ねるだけでなく、損害賠償の責任を負うことになります。従業員の勤務時間や勤務日数を把握し、必要に応じて業務の内容を調整したり、産業医の面談を受けさせたりするなど、適切な対応を取ることが大切です。

勤怠管理システムを導入する目的

勤怠管理システムを導入する最大の目的は、従業員の勤怠管理を効率的に行うことです。またサービスによっては、人事・総務担当者が行うさまざまな業務についても、手間を減らすことが可能です。勤怠管理システムを導入する目的は、以下のように整理できます。

勤怠管理を効率的に行う

勤怠管理システムを導入することで、人事担当者の手間を減らしながら、勤怠情報を管理することができます。出勤簿やタイムカードを使う方法の場合、手作業で時間を集計する必要があり、人件費がかさんでしまったり、ミスが生じてしまったりする懸念があります。勤怠管理システムを利用すれば、リアルタイムに、従業員の勤務時間や勤務日数を集計することが可能になります。

給与計算ソフトと連携する

勤怠管理システムを導入すれば、給与計算ソフトとの連携が容易になります。出勤簿やタイムレコーダーを利用している場合、勤怠情報を手作業で集計し、給与計算ソフトに入力しなければなりませんでした。多くの勤怠管理システムでは、勤怠情報をCSVファイルとしてダウンロードし、給与計算ソフトへ取り込むことができます。また一部のサービスでは、API連携により、勤怠情報をそのまま給与計算ソフトへ取り込むことも可能です。

従業員の不正を防ぐ

勤怠管理システムには、従業員の不正を防ぐ役割もあります。タイムレコーダーを利用した勤怠管理では、同僚とタイムカードを貸し借りし、出勤・退勤時刻を不正に記録することができました。勤怠管理システムを導入し、指紋認証や静脈認証などの打刻方法を利用すれば、これらの不正を防ぐことができます。

プロジェクトを効率化する

勤怠管理システムは、プロジェクトの人材管理にも活用できます。誰がどれだけ働いたかをリアルタイムに把握できるため、スタッフの作業効率を比べたり、作業が集中しているスタッフの作業量(工数)を調整したりすることができます。

労働基準を守るために、適切な勤怠管理を

労働基準法などの法令を守るためには、従業員の勤務時間を管理することが必要です。また従業員の体調管理のためにも、従業員が働き過ぎていないかを監視し、業務内容を調整することが欠かせません。労働基準監督署からの是正勧告や、従業員からの未払い残業代請求などのリスクを避けるためにも、従業員を雇う際は勤怠情報を適切に管理しましょう。※こちらのページに掲載している情報は2017年6⽉時点のものです。


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