採用代行サービス導入に成功するコツとは？ 失敗例を踏まえて解説

失敗例1：採用プロセスの検討不足で効果を発揮できなかった

採用プロセス全体の設計をよく精査せずに一部の工程を外注すると、思うように後の工程につながらず、効果を発揮できないことがあります。

例えばこれまでよりも大人数の採用を計画し、母集団形成を採用代行会社に依頼したところ、応募を集めた後のプロセス設計が不足しており応募者を採用につなげられなかったケースなどがこれに当たります。

採用プロセス全体の見通しや最終的に採用したい人材の明確な条件などを共有せずに代行を依頼すると、採用代行会社にとっては依頼された工程である母集団形成がいわばゴールとなってしまい、その後のプロセスへのスムーズな連携や、母集団中の適格者の割合の分析などができず、期待通りの採用数が得られないことがあります。

失敗例2：採用要件を十分に設定できておらず、求める人材を集められなかった

自社が求める人材の要件を明確に設定できていないと、採用代行会社に共有することが難しく、集まった候補者が「何か違う」という結果になりがちです。
例えば「人柄重視」といった基準では、人によって評価が異なるため、正確な人物像の共有ができません。このような場合では、自社の期待する人材像と異なる候補者を集めてしまう恐れがあります。

失敗例3：体制や情報の準備不足で成果が出なかった

採用代行会社に依頼する内容自体に大きな問題がなくても、その他の面で自社の準備不足があると成果を上げられないことがあります。
例えば自社の求人票や採用サイトの情報に不足や誤りがあった場合、採用代行会社が誤った情報で候補者を集めてしまったり、候補者がそれらの情報を見て応募を見送ったりしてしまう恐れがあります。このような場合では、採用代行会社が依頼された仕事をこなしてくれたとしても結果につながりにくくなります。

失敗例1：代行会社のクオリティが低かった

代行を依頼したところ、人材の選定など、採用業務のクオリティが低かった、というケースです。採用代行会社の中には、事前にやり取りした担当者と、実際の業務を担う作業者が異なる会社もあります。
安価なサービスでは作業者をアルバイトや契約社員などで賄っている場合もあり、依頼前に抱いていたイメージと実際のクオリティが異なるという失敗が起こりがちです。

失敗例2：対応範囲が広いサービスを選んだが使いこなせずコストがかさんだ

サービス内容の多さに魅力を感じて導入したものの、結局自社の採用活動で外注できる範囲が限定的で、使いこなせなかった、というケースです。
本当に自社が必要としている業務やサポートを見極めて代行サービスを選ばなければ、不要なコストがかかったり、結局自社の工数が増えてしまったりという失敗につながります。

失敗例1：代行会社との認識違いにより求める人材を集められなかった

自社の採用要件を伝えたつもりが、代行会社との間で認識違いが起こってしまうこともあります。
人材要件や選定基準などは、具体的に、かつできるだけ定量的にすり合わせをしなければ、評価のずれが起こりやすい部分です。採用要件は明確に設定し、確実に共有する必要があります。

失敗例2：内定者とのコミュニケーションエラーが起こった

面接や内定者とのコミュニケーションを含む工程まで安易に採用代行に依頼してしまうと、内定者と社内の人員との接触機会が失われ、コミュニケーションエラーが起こることがあります。
例えば、内定者が実際に接触したのは採用代行会社の人員であるにもかかわらず、それを知らない内定者が代行会社の担当者を就職先の社員としてイメージしてしまい、イメージと実態にギャップが発生する場合などです。
内定者フォローなどの工程まで代行してくれる採用代行サービスもありますが、こうしたエラーを起こさないよう慎重に利用する必要があるでしょう。