【状況・課題別】採用代行サービスを導入すべき企業とタイミング

CASE1：初めての新卒・中途採用

採用活動が初めてだと、そもそも何から始めたら良いか分からないかもしれません。どのような採用戦略が効果的か、どの媒体を利用すべきか、どのように選考を進めるべきかなど、これら全てに試行錯誤を必要とします。
しかし、採用競争は激しさを増しているため、初動が遅れてしまうと求める人材と出会えないリスクが高まります。こうした企業は、採用代行サービスを利用してサポートしてもらうと同時に、優秀な人材を引き寄せる戦略について聞いてみましょう。

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CASE2：支店や店舗数が多い

多店舗展開している企業は均一な採用活動を行うことが求められますが、労働市場やニーズは地域によって異なります。その上、各エリアの責任者や店長に採用を任せてしまうと力量にばらつきがあったり、求人情報を得る場所がさまざまで同等の成果を得られない可能性も。
各店舗の採用を一括で請け負う採用代行サービスを効率よく利用すれば安定した人員供給が期待できるとともに、現場の従業員が本業に専念できます。

CASE3：大量採用する必要がある

一時的なプロジェクトや季節のイベントなど、短期間で大量のスタッフを確保しなければならないシチュエーションは、採用担当者に多大なプレッシャーを与えます。
大量採用には特有のノウハウやリソースが必要で、これを社内で準備するのは容易ではないからです。数百人単位での採用を前提としたプロジェクトを進める場合、通常の採用活動とは異なるアプローチが必要です。大量採用に関する知見や実績が豊富な大手の採用代行サービスを活用することで採用担当者の工数が削減されます。

CASE4：要件定義と標準化がされていない

求める人材の条件を明確にしないと求職者と企業間の認識にミスマッチが生まれ、採用成功率の低下や早期離職を招く可能性があります。
例えばエンジニア採用を進める場合、具体的なスキル、能力、特性や傾向など人材像を絞ることで、求人情報を掲載する媒体、面接における質問事項といった採用活動全体のプロセスが決まります。これを要件定義と言います。

また、要件定義を含む採用の業務フローが標準化されておらず、さらに採用担当者が複数いると、採用活動全体に一貫性がなくなってしまいます。自社で要件定義ができなかったり業務標準化がされていないときには、前工程から採用代行サービスに参画してもらい、一貫したレベルでの採用活動をサポートしてもらうのが良いでしょう。

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CASE5：採用担当者の働き方改革と業務平準化

採用担当者の業務は季節によってピークが存在し、特定の時期に業務負荷が増加することがあります。
例えば、新卒採用のエントリーシート審査や就活イベントなどは一定の期間に集中します。しかし、コンプライアンスのために働き方改革を推進し、採用担当者の業務を平準化しようと努める企業も少なくありません。そうした際に、採用代行サービスを利用するのも一つの手です。

CASE6：採用担当者の後任がいない

採用活動は企業の成長につながる大切な業務です。採用担当者が退職して後任が不在だったり、そもそも自社に採用担当者がいない場合、担当者育成までの「つなぎ」として採用代行サービスを役立てるケースもあります。

CASE7：採用活動に駆り出される部門からの反発

採用部門に所属していない従業員がグループワークなどの採用関連業務に駆り出されることもありますが、ミッションや目標に対するズレ、またリソースを割くことへの不満を招き、ときに反発を受ける恐れもあります。
採用代行サービスを利用することで各部門が本来の専門業務に注力でき、必要なリソースも確保されます。

CASE8：募集ポジションが幅広い

異なる職種や業界知識を要するポジションが複数ある場合、内部での採用活動は複雑化します。
例えば、ITエンジニアから販売スタッフ、管理職まで、多岐にわたるポジションを同時進行で募集する際、それぞれのポジションにマッチした採用戦略や募集メッセージ作りが必要です。採用代行サービスは、多岐にわたる業界や職種に対するノウハウを持ち、一つひとつのポジションに最適なアプローチをプランニングしてくれるため、委託することで工数削減につながります。

関連ページ：採用代行サービスの活用法｜業界・業種別の導入事例を交えて解説

CASE9：採用を急がなければならない

採用活動で成果を出せず期限が迫っているなど、自社の都合や状況によって採用を急がなければならない場合にも採用代行サービスを利用できます。代行業者のスタッフが自社におもむいてサポートしてくれるサービスを利用すれば、コミュニケーションも取りやすく迅速に業務を進められます。

CASE10：ノンコア業務に忙しく、手が回らない

人事担当者が採用業務も兼任している場合、採用活動におけるノンコア業務や日々の業務に追われ、採用活動に注力できないケースがあります。担当者の手が回らない企業は、採用代行サービスを利用して採用活動を計画的に行いつつ、コア業務に注力することで採用成果の質を高めることが期待できます。

CASE11：応募者が大量にいる

例えば大手企業などで常に応募者が大量にいる場合、エントリーシートや履歴書を一つひとつ丁寧に確認し、候補者とのコミュニケーションを取るには多くの時間と手間を要します。加えて優秀な応募者を見逃さないためには迅速な対応も必要です。
スクリーニングの基準や選考プロセスを明確に伝え、採用代行サービスのサポートを受けることで、そうした採用担当者の負担が大幅に軽減されるだけでなく、公平かつ効率的な選考も期待できます。

CASE12：採用成果が経営成績に直結する

企業の成長や事業拡大に伴い、採用成果が経営成績に直結するケースが増えています。
特にスタートアップや急成長を遂げている企業では、新しいポジションの創出やプロジェクトの拡大が頻繁にあり、その都度、新たな採用が必要となります。
こうした場合、採用が遅れるとプロジェクトの進行が遅れ、最終的には経営成績にも影響を与える可能性があります。こうした戦略的な採用活動を素早く行いたい際にも、採用代行サービスは一つの手段になります。