仕事がデキる人事・総務のビジネスメール術(Web版)

【第8回】あなたはビジネスメールを正しく使えていますか?

日ごろ何気なく仕事で使っているメール。大きな問題が起きない限り、自分が送っているメールを見直すことは少ないのではないでしょうか。パソコンやスマホなどの電子機器の操作に慣れているからといって、ビジネスメールが正しく使えているとは限りません。そこで今回は、「ビジネスメール実務検定試験3級」※のサンプル問題を使って、あなたの「ビジネスメール力」をチェックしましょう。

※一般社団法人日本ビジネスメール協会が主催する、ビジネスメールのマナーやルール、書き方や送り方の理解度を計る検定試験。3級では、ビジネスメールの基本的なルール、シチュエーションごとの書き方や送り方、他のコミュニケーション手段との使い分け、効率化などの基礎知識を問う。

TO、CC、BCCを正しく使い分けられますか?

一般社団法人日本ビジネスメール協会が行った「ビジネスメール実態調査2017」によると、会社でビジネスメールの社員研修が「ある」(10.31%)人は1割で、9割の人が研修を受けていないことが分かりました。

社会人になって当たり前のように仕事でメールを使うけど時間をかけて教わることはなく、周囲を見て「こうやればいいのかな」と覚えたり、仕事を通じて先輩や上司から学んだり。だけど、教えている先輩や上司も学んだことがないので「これで本当にいいのだろうか?」と自信がないことも少なくありません。

考えるベースとなる基礎。その基礎が身に付いていなければ応用もできません。コミュニケーションでも無視できないのが基礎の理解です。知っていればできることも知らなければできません。「できて当然」と期待され、教育なくメールを使って失敗している人は数知れず。その失敗に気付かず、繰り返していることも。まずは知ることが改善につながります。

そこで問題です。次の問題を解いてみましょう。

メールを送る相手を指定する欄である宛先のTO、CC、BCCは、ビジネスメールで毎回、使う部分です。特徴を理解して、正しく使えていますか?
次の問題を解いてみましょう。

TO、CC、BCCに関する記述として、次の4つの項目(ア~エ)のうち、適切なものはいくつありますか。選択肢の中から1つ選びなさい。


ア.TOで受信した人は、BCCに誰のメールアドレスが入っているか分かる。
イ.CCで受信した人は、BCCに誰のメールアドレスが入っているか分かる。
ウ.BCCで受信した人は、CCに誰のメールアドレスが入っているか分かる。
エ.BCCで受信した人は、TOに誰のメールアドレスが入っているか分かる。

(1)1つ
(2)2つ
(3)3つ
(4)4つ

答えはウとエが該当するので、(2)です。BCCで受信した人は、TOとCCに誰のメールアドレスが入っているか分かります。しかし、TOとCCで受信した人はBCCに誰のメールアドレスが入っているか分かりません。BCCで受信していることを知っているのは、送信者とBCCでの受信者本人のみです。BCCは、TOとCCの人に分からないようにして送りたい相手を指定するときに使います。あるいは、面識のない複数の相手に一斉送信する場合、BCCに入れて送ることがあります。

「BCCで送るべきところをCCで送ってしまった」という誤送信が後を絶ちません。BCCに入れて見えないようにして送るべきメールアドレスも、CCに入れれば見えた状態で送られます。メールアドレスが見えてしまい情報ろうえいになり、お詫びのプレスリリースを配信する事態に発展することも。1通のメールが会社の信頼を損ねることにもなりかねません。

TO、CC、BCCの違いを理解していても、こうしたミスは起きてしまう可能性があります。しかし、知っていれば問題意識は高まり、防げることもあるでしょう。メールを使う一人一人が危機感と問題意識を持つことが、良好なメールコミュニケーションにつながります。

軽視しがちな件名のつけ方

ビジネスメールで件名は必須。件名が付いていないメールは、迷惑メールに間違われて削除されたり、用件が分からず開封されない原因にもなったりします。
それでは、次の問題を解いてみましょう。

メールの件名に関する説明として、もっとも不適切なものはどれですか。
次の中から1つ選びなさい。


(1)メールの主旨を分かりやすく書く。
(2)相手が気付きやすいように名前だけを書く。
(3)報告なのか、連絡なのか分かるように配慮して書く。
(4)文字数は、20~30文字程度で書く。

件名の役割はメールの内容を簡潔に伝えること。受信箱にメールが並んだとき、「何の件か」が一目で分かるように件名を付けます。そのため、答えは(2)。件名は名乗る場所ではありません。

件名に何が書いてあるかによって、受信者のメールの読み方が変わります。「お知らせ」と書いてあると「お知らせならいつ読んでもいいかな。後で読もう」と後回しにされるかもしれません。でも、「お願い」と書いてあれば「早く動いた方がよさそうだから今すぐ読もう」と判断されるかもしれません。

他のメールに埋もれることなく開封され、返事がもらえるように、件名は具体的に付けます。送るメールが迷惑メールなどに間違われて削除されることがないよう、優先順位を下げられて後回しにされたりすることを防ぐことができます。

一般社団法人日本ビジネスメール協会では、ビジネスメールのマナーやルール、書き方や送り方の理解度を計る検定試験を行っています。今回ご紹介したのは「ビジネスメール実務検定試験3級」のサンプル問題です。3級では、ビジネスメールの基本的なルール、シチュエーションごとの書き方や送り方、他のコミュニケーション手段との使い分け、効率化などの基礎知識を問います。問題形式は択一式、全80問中68問正解で合格です。公式対策講座として「ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)」を全国で開催しています。講師を派遣した集合研修も行っています。ビジネスメールのスキルアップ、振り返りにご活用ください。

まとめ

メールを正しく使えているかどうかは、仕事や人間関係にも影響を与えるといっても過言ではありません。
知らないからできていないことや失敗を重ねていることがあります。それは裏を返すと、知ればできる、防げる失敗です。社員の生産性向上や営業支援のためにも、まずは人事や総務、教育担当者の皆さんがビジネスメールについて正しく知ることから始めてみてはいかがでしょうか。

ビジネスメールのスキルアップ、振り返りに

一般社団法人日本ビジネスメール協会では、ビジネスメールのマナーやルール、書き方や送り方の理解度を計る検定試験を行っています。今回ご紹介したのは「ビジネスメール実務検定試験3級」のサンプル問題です。
3級では、ビジネスメールの基本的なルール、シチュエーションごとの書き方や送り方、他のコミュニケーション手段との使い分け、効率化などの基礎知識を問います。問題形式は択一式、全80問中68問正解で合格です。公式対策講座として「ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)」を全国で開催しています。講師を派遣した集合研修も行っています。ビジネスメールのスキルアップ、振り返りにご活用ください。

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