仕事がデキる人事・総務のビジネスメール術(Web版)vol.6

管理職や先輩社員が新入社員へ効果的なメール添削をするための方法と回答例

4月に入社した新入社員が各部署へ配属され、OJTが終わり一人で仕事を任されているころではないしょうか。この時期に人事・総務担当者の皆さんからこんな相談を受けることがあります。
「ビジネスメールの教育を十分に受けていない管理職や先輩社員が、新入社員へ効果的な指導ができない」
メールで日々の報告書(日報)の提出を課している企業も多いことから、今回は「効果的な日報の添削指導法」について、具体的な添削例を交えながら専門家がアドバイスをします。

【サンプル】新入社員Aの日報(メール)に対し、先輩社員Bが添削指導したもの

お疲れ様です。Aです。
本日の日報をお送りします。

■本日の目標
・自己紹介プレゼンの作成 
・グループワークでは、ゴールまでの時間の流れを最初に想定しておき、その時間を厳守するよう調整する

■本日の総評
自分の趣味について深掘りするのは簡単だが、それを観客を意識して伝えるのは難しい。
最終的に自分なりに、相手の興味をひき、相手に行動してもらえるようなストーリーに落としこめた。
明日からはパワポを使ってスライドに落とす作業になるので、楽しみです。
プレゼン当日の役割分担とスケジュールを決めました。配布資料は決め切れなかったため、明日引き続き打ち合わせをします。

■ 今日の気づき
・自分の趣味の紹介から、自分のキャラクターを知ってもらう、というプレゼンの流れが作れた
・議論が煮詰まり(論点がぼやけて?)、ズルズルいってしまった。

以上です。

——————–
新入社員 A
——————–

【Bからのコメント】
・本日の目標について
プレゼンであれば、原稿、スライドなど各作業フェーズがあるので、どの作業をどこまでやるのかを書くようにしてください。グループワークは時間とともに目標を立てると良いと思います。

・本日の気付きについて
改善点や改善策も書くようにしてください。そして行動にうつせるようにしましょう。
言葉遣いや表現に気をつけてください。プレゼンとグループワークの気付きはわけて書くように。

上記の日報(メール)は、初めて部下を持つ先輩社員Bが新入社員Aの日報を添削しているものです。
Bは、人事担当者から「具体的に書かれていること」「改善点に対して、行動につながるよう指導すること」に注意して添削するように指示をされています。

では、メール上でどのようにアドバイスすれば良いのでしょうか。いくつかポイントをあげながら解説をしていきます。

【人事、総務担当者向け】メンターや新人教育担当者への指導に役立つ「効果的な日報の添削指導」を行うための5つのポイント

(1)最初に、自分ならどう書くか全体図を想定する

アドバイスを書き進める前に、新入社員の日報をベースに「自分ならどう書くか」ということを具体的にイメージしてみてください。日報の内容、表現、メールとしての書き方。先輩である自分の思う形ができあがると、これが日報としてのお手本になるため、両方を比較することで、指導ポイントが明らかになります。

(2)指摘すべき優先事項を明確にする

全体図が見えると「言いたいことがわからないので、表現方法を変えるべき」「この書き方では相手が読みにくい」など、多数の指摘事項が見えてくるでしょう。その中から今回伝えるべきポイントをいくつかに絞り、箇条書きにします。指摘事項が多すぎると相手を混乱させますし、毎回すべてを指摘していては相手のやる気を損ねてしまう恐れもあります。

また、できているところを、きちんと認めることも重要です。「これで正解がわかった、次回以降この形を心がけよう」「褒められてうれしい」というプラスの要因は、やる気から行動へつながります。指摘の数を絞れば、翌日以降改善されたかどうかも明確になるため、できている部分にもフォーカスしやすくなるでしょう。

(3)「わかる」が「できる」に変わるには具体的なアドバイスが必要

どこを、どのように改善すべきかについては、具体的に改善例を伝えることが必要です。 例えば「言葉遣いや表現に気をつけてください。」では、指示内容が曖昧でこちらの意図が伝わらないため、行動には結び付きません。

もし、新入社員が「指摘をうけたけれど、結局どう書けばいいかわからない」と感じてしまうと、行き詰りからやる気を失いかねません。自分の疑問や思いを? マークや()等の記号ではなく、文章として表現するよう指摘しましょう。
例えば、「議論が煮詰まり(論点がぼやけて?)」という表現も、「『論点がぼやけたことが原因となったせいか』などと記号を入れずに表現するように心がけてください」とあれば、理解が進むため行動に結びつきます。

(4)良い具体的なアドバイスを行うために

自分が具体的に指示をできているかどうかの基準は、「10人に伝えても、全員が同じモノがイメージできるように伝えられているか」です。
今回の場合は特に、新入社員の具体的なスキルアップを図る役割であるため、相手の解釈に任せるより、手本になる具体的な事例を見せる方が良いでしょう。

また、何回かに1度でいいので、相手の日報を踏まえた上で、参考として自分が書いた日報の見本を見せてください。その差は一目瞭然です。その後、細やかな指摘をせずとも、新入社員も真似をして書いていく上で、自然と学ぶことになるため、一気にレベルアップが図れるでしょう。

(5)視覚的な配慮を

自分が伝えるべき内容を分類できたら、記号や改行、箇条書きを使って視覚的に分かりやすいメールを作っていきましょう。また相手の文章を引用し、その下に自分のコメントを書くことで、何度もメールの画面を上下比較し読み返させることをしなくて済むため、こちらの指摘もスムーズに理解されやすくなります。
内容に注目をさせるためにも、「そもそも、先輩のメールが読みにくくて、言いたいことが分からない」と相手に思われないようにしなければなりません。

まとめ:伝えるべき情報を明確にすることで添削のスピードも上がる

自分が書く日報をイメージすることで、指摘事項に優先順位をつけることやポイントを絞ることができ、さらに、具体的な表現事例としても活用できます。伝えるべき情報が明確になるので、指導メールを書く時間のスピードもアップするでしょう。

「効果的な日報の添削指導」のポイントを踏まえた、添削指導の「回答例」

Aさん

お疲れさまです。Bです。

日報を読みました。
1日意欲的に取り組み、良い点も悪い点もふまえて
客観的に評価ができていますね。

改善のため、以下の3つをアドバイスします。
次回、日報を書くときのポイントとしてください。

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1.読む側の立場に立って書く
2.()や?マーク、擬音語で感情や雰囲気を表現せずに、1つの文章として書く
3.【】や数字、箇条書きを使って、視覚的に見やすく書く
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1.読む側の立場に立って書く、について

日報は、他人が読んでも何があったかが、
わかるようにしなければなりません。

そのため、客観的に、理解できる内容にするために、
具体的に文章を書きましょう。

例えば、【本日の目標】の1番上に
「・自己紹介プレゼンの作成」ではなく、
「1.自己紹介プレゼン資料の元原稿作成」
とあれば、今日は、この作業を行うための1日であるということが、
誰が見ても分かります。

2.()や?マーク、擬音語で感情や雰囲気を表現せずに、1つの文章として書く、について

日報は、コミュニケーションをとるというよりは、
あくまでも報告書です。
事実と意見を分けて簡潔に書きます。

感情や雰囲気を伝えるときも、
抽象的でなく具体的な表現で伝えます。
言葉遣いや表現に気をつけて書きましょう。

例:× 議論が煮詰まり(論点がぼやけて?)、ズルズルいってしまった。
例:○ 論点がぼやけたことが原因か、議論が煮詰まりムダな時間が経過してしまった。

3.【】や数字、箇条書きを使って、視覚的に見やすく書く、について

内容が良くても相手に読みにくければ読んでもらえない
また思った通り伝わらないということがあります。

特に、複数の事例をあげる場合は
「1・2」と数字を振って箇条書きにするだけで
わかりやすくなるでしょう。

また、行動に移すためには、
今後の「改善点」や「改善策」まで書くことが必要です。
その際も【】などを使って見出しをつけると
読みやすくなります。

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上記1・2・3の改善点を踏まえた日報を
以下に書きました。

明日以降、日報を書く場合の参考にしてください。

===ここから日報【改善案 B】====

○○さん

お疲れ様です。Aです。

本日、4月25日(月)の日報をお送りします。

■本日の目標
1.自己紹介プレゼン資料の元原稿作成
・Word原稿 1ページ程度
・名前以外に趣味等、伝えたいことを5つ程度あげて、3行ほどの文章にまとめる

2.活発かつ効率的なグループワークの実施
・全員が積極的に発言できる場づくりを心がける
・ゴールまでの時間の流れを最初に想定する
・その時間を厳守するよう調整する

【目標の達成について】
1.資料作成について、すべて達成できた
2.グループワークについてもほぼ達成できたが、やや無駄な時間が発生してしまった

■本日の総評
【決定したこと】プレゼン当日の役割分担とスケジュール
【明日決定すること】配布資料について引き続き打ち合わせ
・明日からはパワポを使ってスライドに落とす作業になる

■今日の気づき
・自分の趣味について深掘りするのは簡単だが、
観客に興味を持って聞いてもらえることを意識して伝えるのは難しいこと。
・自分の趣味を紹介することから自分のキャラクターを知ってもらうという
プレゼンの流れが作れること。

【反省点】
・論点がぼやけたことが原因か、
議論が煮詰まりムダな時間が経過してしまった。

【改善点】
・論点がぼやけ得ることを防ぐため、
議論の最初に全員で論点を確認し、紙に書いて全員が見える場所に貼る。

以上です。
ご確認よろしくお願いします。

A
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わからないことがあれば説明するので、
なんでも質問してください。

明日の日報も楽しみにしています。
よろしくお願いいたします。

B

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