前回は、新入社員研修を終えて配属される新入社員が、想像と現実のギャップを乗り越え、モチベーションを持続せる「劇的スイッチの入れ方」について紹介しました。今回は、評価面談におけるモチベーションアップの方法について紹介します。

部下に対する評価面談は、上司にとって責任重大な仕事です。部下にとって納得のいく成績であろうとなかろうと、それを伝える上司のフィードバックによってその後のモチベーションが変わってきます。部下との信頼関係を構築し、評価面談を成功させる秘訣についてお話しします。

最悪な評価面談

上司として、こんな評価面談になっているならば、大いにやり方を見直す必要があります。

• 部下が明らかに悩み事や不平不満を抱えているのに、あなたに一切打ち明けない。
• 不平不満をぶちまけ合い、感情的な応酬になってしまう。
• 上司側の評価と部下の自己評価に開きがあり、平行線を辿る。
• つつがなく形式的に面談が終わり、なにも発展性がない。

どうしてこんなことになってしまうのでしょうか？
それは上司の性格や人徳にあるというよりは、「やり方」がまずいせいです。

「ドライに」「論理的に」は間違い

正当に評価を伝え、それを受け入れさせようとすると、ドライになりがちです。しかし、評価面談で重要なのは論理性よりも感情です。この点を勘違いしていると、評価面談がうまくいきません。

例えば、こんな風にいわれたらどうでしょう。

「君は一方的に話す傾向があり、会議で人の話を遮った回数は16回で、１回あたりの発言時間も平均で２分長い」

気分を害することでしょう。

これはプライベートでもいえます。奥さんに対して論理的に説明して、へそを曲げられた男性もいるのではないでしょうか。

「でもこれはビジネスの場だから」と思うかもしれませんが、ビジネスの場以前に、人と人との場なのだから、感情を軽視してはいけません。

まずはアイスブレイクから

論理的で一方的なフィードバック面談にならないようにするには、空気作りが重要です。部下は空気に敏感で、話せる空気でないと感じたら、言葉を飲み込みます。空気作りのためには、まずはアイスブレイクが求められます。面談を、仕事とは離れた雑談から始めてみましょう。

いきなり本題に入ると、部下もかしこまってしまい、評価を聞くだけのモードになってしまいます。これでは、悩みや不満を引き出せません。

アイスブレイクの際には、表情を緩め、身体をリラックスさせてください。身体の緊張度が相手に伝わってしまいます。あなたが固くなると、相手も固くなります。

また、形式的なアイスブレイクは逆効果です。「今日も暑いね。夏バテしてない？　では、今期の評価面談を始めましょう」といった、とってつけたようなアイスブレイクは、逆に信用を落とすことにもなりかねません。こういう意味では上司に雑談力を上げてほしいと思います。

部下からの発言は自然に出させる

「あなたの今期良かった点は～～でした。これについてどう思いますか？」と、さんざん意見を述べた後に、一言「どう思いますか？」という質問を投げても、部下は話しにくくてしょうがありません。このように強制的に発言を出させるのではなく、自然に発言が出るように促しましょう。

一言で済ますのではなく、「随分残ってやってましたけど、体調は大丈夫でした？」「誰か手助けしてくれた人はいたんですか？」「その工夫はぼくも見習わないといけないなぁ」などと、形式的な伝達にならないように気さくに話しましょう。会話がキャッチボールのようになれば、部下は自分から発言しやすくなります。

また、話を聞いているときも、相槌を打ったり、表情を出したり、非言語のメッセージも積極的に送りましょう。無表情で聞かれると、話す気力もなくしてしまいます。

ストーリーテリングを入れる

部下にとって最も納得感を感じるときは、上司が自分自身の話をしてくれたときです。部下がせっかく悩みや問題意識をあなたに対して打ち明けたのに、論理的な解決策だけで済まされるとモチベーションは上がりません。

もし、あなたに同様の経験があるならば、そのときの話をしてあげましょう。つまり自分のストーリーテリングを披露するのです。ストーリーテリングは、信頼や共感を得るとてもパワフルな手法です。

「もうちょっとコミュニケーションの量を増やして、リーダーシップの意識を持つと良くなると思います」という伝え方よりも、「ぼくの場合は、コミュニケーションの量を倍にしようと決めて実践したんだ。そうしたら、だんだんとリーダーとしても認めてくれるようになったよ」というように、自分の例で話してあげたほうが、部下は納得感が強くなります。

まとめ

評価を伝えるというのは、非常に左脳的で論理的なもののように感じますが、人と人が面と向かって面談をする以上、右脳的で感情的なものだと理解しておかなければいけません。そのためには、 アイスブレイクを入れて空気作りをする 一方的に話さず、キャッチボール型にし、相槌や表情も豊かにする 自分の事例をストーリーテリングとして話す この３つを特に心がけてください。