慣れている業務こそが効率化のカギ

採用面接や人事評価を目的とした面談など、人事は常に社内外の多くの人と接する業務である。しかし面談・面接の日程調整に費やす時間について計算をしたことはあるだろうか？　

前回、紹介した調査※では、研修効果測定の方法として「受講者へのアンケート」（52.0%）、「上長・同僚などへの面談」（41.3%）、「受講者との面談」（34.7%）が上位に挙がり、研修業務でも面談が重要視されている（図１）。また、面談の日程調整として「対象者と個別に日程調整」という回答は51.2%と半数以上あり、面談・面接の日程調整に時間がとられていることが分かった。

そこで今回は面接・面談の日程調整効率化について、システム導入の事例を交えながら解説をする。

※予約ラボ「企業における社員研修の管理・調整に関する調査」

「自社サイトでの面接予約」が効率化の一歩に

＠人事を見ている方でも新卒・中途採用やアルバイトのエントリーに採用ポータルサイトを活用している担当者も多いことだろう。一方で自社の企業サイトから直接、会社説明会やエントリーを行う企業も増えている。

ある大手企業（サービス業）では、アルバイトの大量採用に採用ポータルサイトを活用しながら、自社サイトでもエントリーシステムや面接の日程調整に予約管理システムを導入している。

学生や求職者にとって採用プラットフォームを利用するメリットのひとつに、複数社への一括エントリーがある。しかし、特定の1社のみにエントリーを希望する求職者にとっては、採用ポータルサイトへの登録がハードルとなることもある。

そこで採用ポータルサイトと並行して、自社サイトでも会社説明会の参加申し込みや面接の予約を受け付けているのである。会社説明会の参加希望者は、企業サイトに表示される空き枠を見ながら直接申し込みができ、採用担当者側からすれば、申し込み管理の手間や学生からの問い合わせの応対時間を削減させられるメリットがある（図２）。

図２：予約管理の一例：リアルタイムに空き状況が表示されることで、応募者が希望日時をエントリーできる(予約管理システム「ChoiceReserve」のサイト：「用途に合わせた予約画面」より)

システムの導入ポイントは「リアルタイム」「可視化」「自動化」

リザーブリンクが調査したところ、予約管理をエクセルなどで行っている企業にはいくつか共通の課題があることがわかった。特に、大量の日程調整や予約を複数人が1つのエクセルで管理する場合は、1人が編集を行っている時に別の担当者がファイルを開くことができないため、人的ミスやダブルブッキングなどのリスクが生じていた。

これらの課題を解決する手段の1つに予約管理 システムの導入がある。そのポイントとして、「リアルタイム」「可視化」「自動化」があげられる。「リアルタイム」に空き状況を管理することでダブルブッキングを防止、さらに各予約枠を「可視化」をして担当者間で情報共有、そして「自動化」により予約管理にかかる人的リソースを削減し、業務の効率化につなげる。

ある企業では求人、エントリーを前述の採用ポータルサイトで行い、その後の面接日程調整に予約管理システムを採用した。

具体的にはエントリーした学生に予約画面のURLを送信し、面接の日程を予約管理システムで確定させている。予約確定メールや面接日が近づくと送信されるリマインダーメールに、予約日時や面接場所を記載することで予約の確実性も向上させた。

また、部署ごとの面接人数が多い場合は、エントリー時にあらかじめID,パスワードを登録しておくことで、各部署の応募者ごとに日程調整を行うことができ、誤予約防止につながったという。

保健師・産業医との面談も、システム導入によって効率化

人事にかかわる業務でも、人事担当者が直接日程調整を行わないものもある。その1つが保健師や産業医との面談である。長時間勤務や高ストレス下にある従業員に対し、面談を推奨する手段として予約管理システムが導入されている。

ある一部上場企業では、予約管理システムの管理権限をログインIDごとに分け、個人情報の閲覧を必要最小限の範囲で運用を行っている。面談日時だけでなく、面談時間も15分区切りで調整できるため、少しの時間でも面談を受け付けることが可能になった。

また、提携のEAP事業者※がシステムを導入する事例もある。EAP事業者が予約枠を管理することで、面談希望者が直接、産業医の面談予約を行う仕組みだ。会員登録を選択できるようにすることで、複数回利用する場合には希望者が会員登録を行い、次回予約を効率的に行うことができるようになった。

面談・面接は目的を果たすためのあくまでも手段である。それらにかかるプロセスを効率化することで、本来の業務に集中できる時間を創出することも効率化のカギになる。

※EAPとは「Employee Assistance Program」の略で、従業員に対してメンタルヘルスを中心としたカウンセリングを行う従業員支援プログラム。EAP事業者はこれらの代行サービスを提供する