慣れている業務こそが効率化のカギ

少子高齢化による労働人口の減少やビジネスのグローバル化、ダイバーシティの促進に伴い、企業経営にとって人材育成は最重要テーマの一つである。研修の実施には、企業・組織・個人が抱える課題を見極め、研修目的を明確化する研修ニーズの発掘から始まる。そして目標設定、会場手配、日程調整、告知、実施、研修後には効果測定など多くの工程がある。さらに社員階層や習得レベル、社員情報の管理など、研修担当者の役割は多岐にわたる。そこで今回は研修担当者が重要とする業務を振り返りながら、研修の日程調整や申し込み管理の効率化について、調査結果と事例を交えながら解説をする。
前回>>>Vol.1「健康診断における予約管理の効率化と平準化～慣れている業務こそが効率化のカギ～」

研修担当者が最も重視する工程は「戦略・企画」

社員研修には研修ニーズの発掘、各個人に合わせた育成プログラムの選定など「戦略・企画」段階と、計画に沿って実行する「運用・管理・オペレーション」段階がある。研修担当者へ「研修において重要な工程」を調査したところ、研修ニーズの把握・目標設定・研修プログラムの選定が上位を占め、「戦略・企画」の工程を重要視していることがわかる（ 図１）。

しかし実務においては、研修手配・日程調整・受講者管理・会場手配などの運用・管理・オペレーションの段階で、単純・繰り返し・手戻りが多い作業に業務時間をとられていないだろうか。

研修の日程調整は担当者・従業員にとって負担

社内研修を受けた経験がある会社員1,500人に調査を行ったところ、「研修で負担になっていること」として、「通常業務が滞る（33.１%）」「課題の提出（30.６%）」「報告書の作成（27.０%）」に次いで「スケジュールの調整（24.２%）」が挙げられた。

一方、研修担当者へ「社員研修の申し込み管理や日程調整での課題」を調査したところ、次のような意見が挙げられた。

• 勤務の関係で急に参加できなくなる職員が多い（ 医療、福祉 1,000～4,999人）
• 組織内での繁忙期のバラツキ（ 卸売業、小売業 300～499人）
• 社員の定休日がないため、日程調整が難しい（ 宿泊業、飲食サービス業 1,000～4,999）
• 営業職の時間の兼ね合い（ 金融業、保険業 1,000～4,999人）
• 勤務先が３つあること（ 教育、学習支援業 500～999）
  ※カッコ内は業種、従業員数。
  【予約ラボ：「企業における社員研修の管理・調整に関する調査」】

このように研修の日程調整は、従業員・研修担当者の両者に負担となっていると考えられる。

コスト・リスク試算からみる自動化のメリット

日程調整の自動化は、社員の語学研修、職種別・技術スキル別研修で既に大手企業でも導入されている。
ここで、定期的に開催される研修を例に挙げよう。ある企業では受付管理を予約専用メールとエクセルをベースに行っていた。メール確認・返信・リスト入力処理に1件あたり早くて3分、100名規模の研修では少なくとも300分かかっていたという。
そこで申し込みを予約システムで自動化することにより、これらの業務時間を大幅に短縮した。さらにメールトラブルによる受付漏れなど人的ミス防止や、申し込み状況をリアルタイムに共有するなど活用の幅を広げている。

別の企業では、参加者向けに申し込み後のフォローを人の手で行っていたが、予約システムのリマインダーメールで自動化することにより、人的コストを削減することに成功している。
また、空き枠確認、申し込み、キャンセルをいつでも行える環境が整ったことで、利用する従業員の利便性も向上した。

そして、研修における日程調整の役割は、 研修日の管理だけではない。研修前後の受講者本人や上長への面談調整でも実は必要になる。
このように研修には人を介して行われる日程調整が意外に隠れているものである。

【企画・監修：＠人事編集部 広告制作部】

※この記事はフリーマガジン「＠人事第７号」（2017/4/20発行）掲載記事を再構成しています。